Microsoft Access Adalah: Pengertian, Fungsi, Manfaat dan Fiturnya

Teknatekno.com – Di era digital yang terus berkembang, perangkat lunak database menjadi penting bagi organisasi dan individu untuk mengelola dan mengatur data dengan efisiensi. Salah satu perangkat lunak database yang populer adalah Microsoft Access.

Microsoft Access adalah salah satu perangkat lunak manajemen basis data yang dikembangkan oleh Microsoft. Dengan fitur-fitur canggihnya, Microsoft Access menjadi salah satu aplikasi yang sangat populer di kalangan pengguna bisnis dan individu.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan dengan lengkap tentang apa itu Microsoft Access, fungsi-fungsi yang dimilikinya, manfaat yang bisa Teknozen dapatkan, dan fitur-fitur yang membuatnya menjadi pilihan yang baik.

Dengan pemahaman yang lebih mendalam tentang Microsoft Access, kamu akan memiliki pengetahuan yang kuat untuk memanfaatkannya secara optimal dalam kebutuhan pengelolaan data kamu.

Memahami Pengertian Microsoft Access

Pengertian Microsoft Access adalah alat aplikasi basis data relasional untuk rumah tangga dan usaha kecil hingga menengah yang menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine.

Selain itu, representasi grafis yang mudah digunakan untuk mempermudah konsumen. Selain Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint, aplikasi ini merupakan bagian dari grup aplikasi Microsoft Office.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC.

Ini dapat digunakan untuk membangun perangkat lunak aplikasi yang rumit oleh pengguna atau pemrogram tingkat lanjut. Microsoft Access sering digunakan oleh programmer yang tidak berpengalaman untuk membuat perangkat lunak aplikasi dasar.

Selain itu, kelebihan atau keunggulan dari penggunaan Microsoft Access didukung oleh pendekatan pemrograman berorientasi objek. Microsoft Access, di sisi lain, tidak dapat dicirikan sebagai alat pemrograman berorientasi objek.

Sejarah Microsoft Access

Program aplikasi ini memulai debutnya pada November 1992. Microsoft Access 1.0 adalah versi awal yang dirilis oleh Microsoft. Namun, belum lama ini, pada tahun 1993, Microsoft mengupgrade Microsoft Access 1.0 menjadi Microsoft Access 2.0. Microsoft Access 2.0 membutuhkan spesifikasi minimal berikut agar pengguna dapat menggunakannya.

Spesifikasi minimum yang telah ditetapkan oleh Microsoft dapat dilihat pada poin-poin berikut ini:

• Komputer memiliki sistem operasi Microsoft Windows 3.0.
• Kapasitas RAM 4 MB (disarankan 6 MB).
• Diperlukan ruang hard drive kosong sebesar 8 MB (disarankan 14 MB).

Dalam database besar dengan banyak catatan, perangkat lunak aplikasi database dapat bekerja dengan cukup baik. Namun, data mungkin terdistorsi dalam keadaan yang jarang terjadi. Jelas bahwa ada beberapa alasan korupsi data. Salah satu penyebab paling umum adalah driver perangkat kedaluwarsa atau tidak dikonfigurasi dengan benar.

Sebuah nama kode yang kali pertama digunakan oleh Microsoft Access adalah “Cirrus”. Nama kode tersebut dikembangkan bahkan sebelum Microsoft merilis dan mengembangkan Microsoft Visual Basic. Selain itu, nama “Ruby” digunakan untuk nama kode dari mesin pembuat form antarmuka dari Microsoft.

Bill Gates, salah satu pendiri Microsoft, mengakui prototipe sebagai aplikasi yang sangat menjanjikan yang perlu dikembangkan lagi. Itulah yang mengarah pada gagasan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dibuat secara bersamaan. Pengembangan bersamaan, sebagai aplikasi yang berbeda, adalah mungkin, tetapi mungkin cukup luas. Thunder adalah nama proyek pembangunan.

Fungsi Microsoft Access

Bicara soal fungsi, mungkin tidak sedikit orang yang tertarik untuk mempelajari fitur-fitur aplikasi Microsoft Access. Tentu saja hal ini dapat dimaklumi mengingat program ini hanya diketahui oleh para pebisnis.

Mengapa demikian? Karena Microsoft Access inilah yang membuat pengelolaan data menjadi lebih sederhana dalam sebuah korporasi atau organisasi.

Dalam hal pengolahan data, Microsoft Access mirip dengan Microsoft Word dan Excel. Hanya saja peran program lebih terfokus pada pelaku bisnis, organisasi, firma, programmer, dan sejenisnya. Berikut adalah kemampuan Microsoft Access yang harus kamu ketahui.

1. Dalam Bidang Bisnis

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, Microsoft Access dapat digunakan untuk tujuan komersial. Perusahaan kecil, menengah, dan besar semuanya terwakili. Dalam sebuah bisnis tentunya tidak akan lepas dari istilah database.

Sebut saja pelaporan baik dari segi laporan keuangan maupun lainnya. Tentunya dengan menggunakan Microsoft Access akan jauh lebih praktis, cepat, dan unggul.

2. Dalam Bidang Pendidikan

Lain halnya di ranah pendidikan, di mana Microsoft Access digunakan untuk berbagai fungsi di sekolah. Tentu saja, administrator sekolah tidak asing dengan perangkat lunak Access dalam situasi ini.

Mengingat alat ini sering digunakan untuk membuat jadwal siswa atau guru atau untuk keperluan perpustakaan. Kamu cukup membuat, memodifikasi, mengatur, dan menghapus data dengan cara ini.

3. Dalam Bidang Perkantoran

Sekilas, peran Microsoft Access di sektor perkantoran tampaknya hampir sama dengan fungsinya di sektor bisnis. Peranan program aplikasi di bidang perkantoran ini sering dimanfaatkan oleh seseorang dari kantor yang bertugas mengadministrasikan database.

Orang-orang yang memiliki tanggung jawab tersebut adalah sekretaris, administrasi keuangan, dan lain sebagainya. Walaupun dalam sebuah kantor tidak semuanya bisa mengoperasikan dan memahami fungsi kerja Microsoft Access.

Namun, pengetahuan dalam urusan kantor akan diperlukan karena kebutuhan kantor untuk menangani database secara efektif dan cepat.

Manfaat Microsoft Access

Microsoft Access adalah sebuah program manajemen basis data yang dikembangkan oleh Microsoft. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari penggunaan Microsoft Access:

• Membangun Basis Data: Access memungkinkan pengguna untuk membuat basis data mereka sendiri dengan mudah. Pengguna dapat membuat tabel, hubungan antar tabel, dan mengatur struktur data sesuai dengan kebutuhan mereka.
• Pembuatan Formulir: Access menyediakan alat untuk membuat formulir yang dapat digunakan untuk memasukkan dan mengedit data dengan lebih mudah. Formulir ini memungkinkan pengguna untuk memasukkan data ke dalam basis data dengan antarmuka yang lebih intuitif dan terstruktur.
• Pembuatan Laporan: Dengan Access, pengguna dapat membuat laporan yang memvisualisasikan dan meringkas data dari basis data. Laporan ini dapat digunakan untuk analisis data, presentasi, atau pembuatan dokumen.
• Integrasi dengan Aplikasi Microsoft Office: Access dapat diintegrasikan dengan aplikasi Microsoft Office lainnya, seperti Excel, Word, dan Outlook. Hal ini memungkinkan pengguna untuk mengimpor dan mengekspor data antara program-program ini, memperluas fungsionalitas dan efisiensi kerja.
• Pengolahan Data yang Lebih Cepat: Access memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengelola volume data yang besar dengan cepat. Dengan fitur-fitur seperti indeks dan kueri yang dioptimalkan, Access dapat mengambil dan memanipulasi data dengan efisien.
• Keamanan Data: Access menyediakan fitur keamanan yang dapat digunakan untuk melindungi basis data dari akses yang tidak sah. Pengguna dapat mengatur hak akses pengguna, menerapkan enkripsi, dan melindungi data penting dengan password.
• Pengembangan Aplikasi Kustom: Access memungkinkan pengguna yang lebih ahli untuk mengembangkan aplikasi kustom sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Pengguna dapat menambahkan fungsi-fungsi tambahan, mengotomatiskan tugas-tugas, dan memperluas kemampuan aplikasi Access.

Penggunaan Access dapat memberikan manfaat dalam mengelola dan menganalisis data dengan lebih efisien. Namun, penting untuk diingat bahwa Access lebih cocok untuk penggunaan skala kecil hingga menengah, dan untuk penggunaan skala besar atau lingkungan dengan banyak pengguna, mungkin lebih tepat untuk menggunakan sistem basis data yang lebih kuat dan skalabel.

Tipe-Tipe Data Microsoft Access

Langkah pertama untuk membuat database di Access adalah membuat tabel dan pada saat membuat tabel, memilih tipe data untuk setiap field atau kolom data merupakan keharusan.

Kamu harus memilih tipe data yang sesuai untuk mempermudah pemrosesan data nantinya. Ada beberapa tipe data dalam Microsoft Access yang perlu kalian ketahui diantaranya:

• Memo atau Teks Panjang: Panjang karakter maksimum untuk data alfanumerik (huruf, angka, simbol) adalah 64.000, tetapi kami dapat membatasi jumlah karakter yang ditampilkan dengan mengubah ukuran file di bagian bawah.
• Teks atau Teks Pendek: Sama dengan tes panjang, kecuali jumlah karakter maksimum adalah 255.
• Tanggal dan Waktu Untuk menyimpan data berupa tanggal, bulan, dan tahun. Di bagian bawah, kami dapat mengubah format waktu.
• Number: Ini digunakan untuk menyimpan data numerik yang akan digunakan dalam prosedur perhitungan matematis.
• Mata Uang: Digunakan untuk menyimpan nilai nominal serta informasi keuangan.
• Nilai Angka Otomatis adalah angka yang diisi secara otomatis. Jika kamu memberikan bilangan bulat besar dalam ukuran file, Microsoft Access akan menghasilkan angka secara berurutan di setiap catatan; Namun, jika kamu menentukan. ID Replikasi, Access akan menghasilkan nomor unik di setiap catatan secara otomatis.
• Lampiran: Untuk menyertakan file seperti gambar, dokumen, musik mp3, atau video.
• Hyperlink: Tautan yang dapat memanggil situs web, file, atau dokumen.
• Lookup Wizard: Untuk membuat drop box yang menampilkan data dari field dan tabel terpisah, serta untuk menghasilkan data kamu sendiri.
• OLE Objek: Untuk objek eksternal seperti gambar dan foto.
• Dihitung: Untuk menampilkan data terhitung di antara banyak bidang, pilih tipe data terhitung. Ini akan membuka pembuat ekspresi tempat kita dapat memasukkan rumus jumlah.

Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Access

Microsoft Access adalah salah satu sistem manajemen database relasional yang dikembangkan oleh Microsoft. Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan yang perlu diperhatikan:

Kelebihan

• Kemudahan penggunaan: Microsoft Access memiliki antarmuka pengguna yang intuitif, membuatnya mudah dipelajari dan digunakan oleh pengguna yang tidak memiliki pengetahuan teknis yang mendalam tentang database.
• Integrasi dengan aplikasi Microsoft Office: Access dapat terintegrasi dengan mudah dengan aplikasi Microsoft Office lainnya, seperti Excel, Word, dan PowerPoint. Ini memungkinkan pertukaran data yang lancar antara aplikasi tersebut.
• Pembuatan aplikasi cepat: Access menyediakan alat dan template yang mempercepat proses pembuatan aplikasi database. Fitur seperti formulir, laporan, dan makro memungkinkan pengguna untuk dengan cepat mengembangkan aplikasi tanpa perlu pengetahuan pemrograman yang mendalam.
• Skalabilitas: Access dapat menangani jumlah data yang cukup besar dan mendukung akses multi-pengguna. Ini memungkinkan beberapa pengguna untuk mengakses dan mengelola data secara bersamaan.
• Keamanan: Access menyediakan fitur keamanan yang dapat dikonfigurasi untuk melindungi database. Pengguna dapat mengatur izin akses, enkripsi data, dan membatasi akses ke bagian-bagian sensitif database.

Kekurangan

• Batasan kapasitas penyimpanan: Access memiliki batasan ukuran maksimum database, yaitu 2 GB. Ini dapat menjadi keterbatasan jika kamu memiliki volume data yang sangat besar.
• Kinerja yang terbatas: Ketika ukuran database dan jumlah pengguna yang mengaksesnya meningkat, performa Access dapat menjadi lambat. Hal ini dapat mempengaruhi responsivitas aplikasi dan waktu pemrosesan data.
• Terbatasnya kemampuan pemrograman: Access memiliki fitur pemrograman seperti VBA (Visual Basic for Applications), tetapi keterbatasannya dibandingkan dengan sistem manajemen database yang lebih canggih. Jika kamu memiliki kebutuhan yang kompleks, mungkin perlu mempertimbangkan solusi database yang lebih kuat.
• Tidak cocok untuk lingkungan perusahaan besar: Access lebih cocok digunakan dalam organisasi kecil hingga menengah. Untuk perusahaan besar dengan kebutuhan skala dan keamanan yang tinggi, solusi database yang lebih kuat dan berskala lebih besar mungkin lebih tepat.
• Keterbatasan platform: Access hanya berjalan di lingkungan Windows. Ini dapat menyulitkan jika kamu menggunakan platform non-Windows, seperti macOS atau Linux, dan ingin mengakses dan menggunakan Access.

Fitur Microsoft Access

Microsoft Access adalah aplikasi manajemen database yang populer dan memiliki beberapa fitur utama yang berguna. Berikut adalah penjelasan tentang fitur-fitur utama Microsoft Access:

1. Query

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk melakukan manipulasi data dalam database. Kamu bisa membuat query untuk mengubah, menampilkan, menghapus, atau menganalisis data yang ada. Dengan query, kamu bisa mengambil informasi yang spesifik dari database dengan menggunakan kriteria tertentu.

2. Form

Form digunakan untuk memasukkan, memeriksa, membuat, atau memperbarui data dalam database. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat antarmuka pengguna yang mudah digunakan untuk berinteraksi dengan data. Kamu bisa mendesain form sesuai dengan kebutuhan dan preferensi kamu.

3. Report

Fitur ini memungkinkan kamu untuk membuat laporan yang profesional dan terstruktur berdasarkan data dalam database. Kamu bisa mencetak laporan atau menampilkannya dalam format yang mudah dibaca. Report bisa digunakan untuk menyajikan informasi yang terorganisir dengan baik kepada pengguna atau pihak lain.

4. Macro

Macro adalah fitur yang memungkinkan kamu untuk merekam dan menyimpan serangkaian perintah yang berhubungan dengan database. Kamu bisa membuat dan menjalankan macro untuk mengotomatiskan tugas-tugas tertentu, seperti menjalankan query, membuka form, atau melakukan manipulasi data lainnya. Macro bisa membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam penggunaan Access.

5. Module

Module adalah tempat di Microsoft Access di mana kamu bisa menulis dan menjalankan kode pemrograman. Dengan menggunakan bahasa pemrograman VBA (Visual Basic for Applications), kamu bisa membuat fungsi kustom, prosedur, atau logika pemrograman lainnya. Module memungkinkan kamu untuk melakukan tugas-tugas yang kompleks dan mengkustomisasi perilaku aplikasi sesuai kebutuhan kamu.

Fitur-fitur utama ini memungkinkan pengguna untuk mengelola, mengolah, dan menganalisis data dengan mudah dalam lingkungan MS Access. Dengan kemampuan ini, Access menjadi pilihan yang populer untuk pengelolaan basis data kecil hingga menengah.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno mengenai pengertian Microsoft Access. Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan. Pengertian Microsoft Access adalah alat aplikasi basis data relasional untuk rumah tangga dan usaha kecil hingga menengah yang menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine.