Account Payable: Pengertian, Fungsi dan Proses Utang Dagang

Teknatekno.com – Dalam ilmu Akuntansi dan Pembukuan, utang dagang atau account payable adalah salah satu istilah yang sering kita dengar. Pos ini akan mempengaruhi arus kas perusahaan dalam pembukuan keuangan.

Oleh sebab itu, wajib bagi tim finance atau akuntan untuk memahami betul pengertian dari account payable dan bagaimana perannya dalam keuangan perusahaan. Jadi sebenarnya apa yang dimaksud dengan utang dagang? Mari kita bahas bersama.

Account Payable Adalah

Account payable adalah kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dipenuhi atau dibayar segera dalam jangka waktu tertentu. Kewajiban ini muncul karena perusahaan membeli kebutuhan tersebut secara kredit atau dengan sistem uang muka.

Account payable (AP) dikenal juga dengan istilah utang dagang atau utang usaha. Dalam pembukuan keuangan, akun ini dicatat sebagai kewajiban lancar di neraca perusahaan.

Mengapa? Karena account payable adalah utang yang sifatnya harus dibayar segera atau kewajiban jangka pendek. Umumnya, utang jenis ini memiliki waktu jatuh tempo kurang dari enam bulan.

Account payable dicatat pada saat perusahaan telah menerima invoice atau faktur dari pihak ketiga. Perusahaan akan mencatatnya dengan mengkredit utang usaha dalam kewajiban lancar, dan mendebit akun pengeluaran untuk kebutuhan yang dibeli tersebut.

Ketika nantinya tagihan dibayar, maka perusahaan akan mendebit akun utang usaha untuk mengurangi saldo kewajiban dan mengkredit pos kas perusahaan sehingga saldo kas pun berkurang.

Fungsi dan Peran Utang Dagang

Account payable (hutang dagang) sangat penting untuk dimonitor dan dicatat oleh tim keuangan. Akun ini menunjukkan jumlah utang jangka pendek yang harus segera dilunasi oleh perusahaan.

Jika jumlahnya meningkat, berarti perusahaan banyak membeli kebutuhan operasional dengan cara kredit. Sebaliknya, jika jumlahnya menurun, berarti perusahaan melunasi kewajiban lebih cepat dibandingkan melakukan pembelian barang atau jasa secara kredit.

Lalu, apakah nilai account payable yang besar merupakan hal yang buruk bagi perusahaan? Jawabannya belum tentu. Kamu perlu melihat dua faktor dibawah ini untuk menentukan apakah besarnya utang usaha saat ini masih tergolong ideal atau tidak.

• • Besar Account Receivable (Piutang Usaha)

Account receivable merupakan kebalikan dari account payable. Akun ini menunjukkan besarnya piutang oleh pihak ketiga kepada perusahaan kamu.

Jika jumlahnya tidak jauh berbeda dari account payable, maka keuangan perusahaan masih bisa dikatakan sehat. Staf analis keuangan biasanya bisa menentukan rasio yang ideal untuk dua komponen ini dalam perusahaan.

• • Fase dan Sektor Bisnis

Untuk perusahaan yang baru beroperasi, utang usaha yang besar biasanya justru mengindikasikan progres pertumbuhan yang baik. Sebab, umumnya mereka akan berinvestasi lebih banyak untuk aset dengan berhutang.

Sektor bisnis juga patut dipertimbangkan. Beberapa sektor usaha, seperti teknologi atau startup dan bioteknologi, biasanya juga memiliki jumlah hutang dagang yang besar sebelum menjual produk mereka.

Account payable berfungsi sebagai salah satu indikator terhadap kesehatan keuangan perusahaan. Selain itu, akun ini juga berperan untuk membantu tim keuangan dalam menelusuri tanggung jawab perusahaan kepada pihak ketiga.

Apabila diabaikan, tak hanya kondisi keuangan perusahaan jadi tidak sehat, hubungan perusahaan dengan pihak ketiga pun bisa terancam. Account payable adalah acuan bagi tim keuangan untuk pembayaran utang yang paling mendesak atau yang waktu jatuh temponya paling dekat.

Proses Account Payable

Tiap perusahaan memiliki SOP atau standard operating procedure masing-masing untuk proses account payable. Namun, berikut ini proses yang paling umum dilakukan:

1. Perusahaan Mengeluarkan PO (Purchase Order)

PO biasanya memuat sejumlah informasi, di antaranya barang atau jasa yang dipesan perusahaan, jumlah barang atau jasa, harga tiap unit, dan total harga pembelian.

2. Penerimaan Tagihan atau Invoice

Setelah mengirim barang atau jasa yang dipesan, maka pihak ketiga akan mengirim tagihan dalam bentuk invoice. Di dalamnya dimuat informasi soal detail pembelian, jumlah barang atau jasa, harga unit, total nilai tagihan, waktu jatuh tempo pembayaran, dan sebagainya.

3. Pemeriksaan Detail Tagihan

Perusahaan kemudian akan memeriksa detail tagihan yang diterima. Apakah pembeliannya sudah sesuai dengan PO? Apakah harganya sesuai? Perusahaan juga akan mengecek detail pembayaran, termasuk rekening tujuan dan tanggal jatuh tempo. Dalam tahap ini, ada tiga dokumen yang harus diperiksa dengan cermat, yakni:

• • PO: apa yang dipesan oleh perusahaan.
  • Invoice: apa yang ditagihkan oleh pihak ketiga.
  • Bukti penerimaan barang/jasa: apa yang diterima oleh perusahaan.

4. Pencatatan Bukti Transaksi dan Approval

Apabila tagihan sudah terverifikasi, maka perusahaan akan melakukan pencatatan dalam akun buku besar dan menyimpan bukti transaksi. Dalam proses ini, biasanya diperlukan juga persetujuan dari tim manajerial.

5. Pembayaran

Terakhir, pembayaran utang dagang akan dilakukan sebelum atau pada saat tanggal jatuh tempo.

Tugas dan Tanggung Jawab Staf Account Payable

Staf account payable memiliki peran yang krusial dalam mengelola utang dagang di perusahaan. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dan pembayaran berjalan dengan lancar dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh staf AP dalam perusahaan:

• • Berkoordinasi dan Berkolaborasi dengan Bagian Supply Chain: Staf AP berinteraksi dengan berbagai divisi dalam perusahaan, seperti divisi penjualan, purchasing, vendor, produksi, dan pergudangan. Mereka berkoordinasi dengan divisi-divisi ini untuk memahami kebutuhan pembelian dan menjaga alur kerja yang efisien.
  • Pengecekan Dokumen Pembelian dan Belanja: Staf AP melakukan pengecekan terhadap semua dokumen terkait pembelian dan belanja perusahaan. Hal ini mencakup memastikan bahwa faktur dari pemasok sesuai dengan pesanan yang telah dibuat dan barang atau layanan yang diterima.
  • Pencatatan Transaksi Pembelian dan Belanja: Staf ini bertanggung jawab untuk mencatat semua transaksi pembelian dan belanja dengan akurat dalam sistem akuntansi perusahaan. Mereka memastikan bahwa semua data terdokumentasi dengan baik.
  • Pembayaran Pembelian dan Utang Usaha yang Sudah Terverifikasi: Setelah memastikan bahwa dokumen-dokumen telah diverifikasi dan transaksi tercatat, staf AP melakukan proses pembayaran kepada pemasok atau kreditur sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati.
  • Membuat Laporan dan Neraca Pembelian: Staf ini menghasilkan laporan yang mencerminkan aktivitas pembelian perusahaan. Laporan ini dapat digunakan oleh manajemen untuk menganalisis kinerja keuangan dan membuat keputusan yang tepat.
  • Menyimpan dan Mengarsipkan Bukti Transaksi Pembelian/Pembayaran: Staf AP harus menjaga semua bukti transaksi pembelian dan pembayaran dengan rapi. Hal ini penting untuk keperluan audit dan pelacakan.
  • Mengawasi dan Memonitor Arus Kas Perusahaan: Staf ini memiliki peran penting dalam memantau arus kas perusahaan terkait dengan pembayaran dan utang dagang. Mereka harus memastikan bahwa perusahaan memiliki likuiditas yang cukup untuk memenuhi kewajiban keuangan.

Tugas dan tanggung jawab staf account payable ini krusial dalam menjaga keseimbangan keuangan perusahaan, memastikan keteraturan pembayaran, dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok. Dengan menjalankan tugas-tugas ini dengan teliti, perusahaan dapat menjalankan operasi keuangannya dengan lebih lancar.

Manfaat Manajemen Account Payable yang Baik

Manajemen AP yang baik membawa sejumlah manfaat penting dalam operasi keuangan suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari manajemen Account Payable yang baik:

• • Mengurangi Risiko Keuangan: Dengan mengelola AP dengan baik, perusahaan dapat menghindari keterlambatan pembayaran yang dapat mengakibatkan denda dan masalah keuangan lainnya. Ini membantu dalam menjaga stabilitas keuangan perusahaan.
  • Meningkatkan Hubungan dengan Pemasok: Pembayaran yang tepat waktu dan akurat memperkuat hubungan dengan pemasok. Pemasok yang puas cenderung memberikan diskon, harga yang lebih baik, atau bahkan prioritas dalam pengiriman barang. Hubungan yang baik dengan pemasok dapat membantu perusahaan dalam jangka panjang.
  • Mengoptimalkan Arus Kas: Manajemen AP yang efisien membantu perusahaan dalam mengoptimalkan arus kas. Dengan mengatur jadwal pembayaran secara bijaksana, perusahaan dapat menjaga likuiditasnya, yang sangat penting untuk kelangsungan operasi bisnis.
  • Menghindari Masalah Hukum: Dengan mematuhi syarat dan ketentuan pembayaran yang telah disepakati dengan pemasok, perusahaan dapat menghindari masalah hukum yang mungkin timbul akibat pelanggaran kontrak. Ini mengurangi risiko litigasi dan kerugian finansial.
  • Efisiensi Operasional: Manajemen AP yang baik dapat meningkatkan efisiensi operasional. Dengan proses yang terstruktur, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya yang sebelumnya digunakan untuk menangani masalah yang timbul akibat manajemen yang buruk.
  • Analisis Keuangan yang Lebih Baik: Catatan yang akurat dan teratur tentang AP memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisis keuangan yang lebih baik. Ini membantu dalam pengambilan keputusan strategis yang berdasarkan data yang valid.
  • Kepatuhan Pajak: Manajemen AP yang baik memastikan bahwa perusahaan mematuhi kewajiban pajak yang relevan. Ini mencegah masalah dengan otoritas pajak dan mengurangi risiko sanksi atau denda.
  • Peningkatan Reputasi Bisnis: Perusahaan yang dikenal memiliki manajemen AP yang baik cenderung mendapatkan reputasi yang lebih baik di pasar. Ini dapat membantu dalam menarik investor, mitra bisnis, dan pelanggan potensial.

FAQ

Berikut ini pertanyaan seputar account payable.

1. Mengapa Account Payable Penting dalam Bisnis?

Account payable adalah bagian integral dari operasi bisnis. Ini mencerminkan hubungan dengan pemasok dan kemampuan perusahaan untuk mengelola hutang dengan baik. Jika tidak dikelola dengan efisien, AP dapat menyebabkan masalah keuangan serius.

2. Bagaimana Cara Mengelola Account Payable dengan Efisien?

Untuk mengelola AP dengan efisien, perusahaan harus memiliki proses yang baik dalam penerimaan, verifikasi, dan pembayaran faktur. Ini termasuk menjaga catatan yang akurat, mengatur jadwal pembayaran, dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.

3. Apa Perbedaan antara Account Payable dan Account Receivable?

Account Payable adalah kewajiban keuangan yang harus dibayar oleh perusahaan kepada pemasok atau kreditur. Sementara itu, Account Receivable adalah uang yang harus diterima oleh perusahaan dari pelanggan atau pihak lain. Keduanya penting dalam bisnis, tetapi memiliki peran yang berbeda.

4. Apa Saja Tantangan yang Dihadapi dalam Manajemen Account Payable?

Tantangan yang sering dihadapi dalam manajemen Account Payable termasuk pengelolaan banyak faktur, keterlambatan pembayaran yang dapat menyebabkan masalah keuangan, pelacakan manual yang rumit, dan perubahan dalam syarat pembayaran dari pemasok. Dengan mengatasi tantangan ini, perusahaan dapat mengelola AP dengan lebih efisien.

Kesimpulan

Demikian penjelasan dari Teknatekno mengenai utang dagang beserta fungsi dan prosesnya. Dari penjelasan diatas bisa kita tarik kesimpulan bahwa, utang dagang adalah kewajiban perusahaan yang harus dipenuhi atau dibayar segera dalam jangka waktu tertentu kepada pihak lain.