Tugas Project Manager dan Skill yang Wajib Dimiliki

Teknatekno.com – Hai Teknozen! Yuk pelajari lebih dalam mengenai tugas project manager serta keterampilan yang wajib dimilikinya. Artikel ini akan menjelaskan tugas dan tanggung jawab seorang project manager dalam menjalankan proyek yang sedang dikerjakannya.

Seorang project manager adalah orang yang ditunjuk sebagai lead dari sebuah proyek yang sedang dijalankan perusahaan. Karena, mereka harus memimpin berjalannya proyek dari awal hingga akhir. Selain itu, mereka juga yang bertanggung jawab pertama kali terhadap proyek tersebut.

Salah satu strategi perusahaan dalam mengembangkan usahanya adalah dengan membuat banyak proyek. Nah, posisi yang berperan penting dalam proyek tersebut itu adalah project manager.

Dalam menjalankan perannya itu, mereka harus memahami tugas dan tanggung jawabnya sebagai seorang project manager. Selain itu mereka juga dituntut untuk memiliki beberapa skill untuk menunjang keberhasilan suatu proyek yang dikerjakannya.

Skill yang Harus Dimiliki Project Manager

Karena tanggung jawabnya yang banyak dan berat maka project manager adalah salah satu profesi yang harus memiliki banyak skill atau keahlian. Berikut ini beberapa skill yang harus dimiliki:

1. Komunikasi

Skill pertama yang harus dimiliki oleh project manager adalah keahlian komunikasi. Sebenarnya, keahlian ini memang menjadi salah satu kemampuan yang sangat dibutuhkan oleh profesi apapun termasuk project manager.

Tidak hanya sekedar bisa skill komunikasi, bahkan harus kamu lebih mahir karena komunikasi bisa digunakan sebagai alat untuk mengutarakan pendapat hingga pesan-pesan penting. Sebagai project manager, kamu juga tidak hanya berhubungan dengan anggota tim, melainkan juga berhubungan langsung dengan klien proyek.

Nah, jika kamu sudah memiliki skill komunikasi yang baik, maka kamu bisa menjadi seorang project manager yang baik karena kamu akan lebih mudah dalam menyampaikan visi, tujuan, ide, dan permasalahan yang sedang dihadapi demi kesuksesan proyek.

2. Kepemimpinan

Skill kedua yang harus dimiliki seorang project manager adalah kepemimpinan di mana dalam membangun sebuah proyek dibutuhkan seorang pemimpin. Di sinilah, project manager juga akan memimpin bagi seluruh anggotanya dari segala proses kerja proyek dari awal hingga akhir.

Tidak hanya menyuruh, pemimpin di sini harus bisa mengajarkan, mengarahkan anggota tim untuk dapat mengerjakan semua tugas-tugas yang sudah dibagi dan harus diselesaikan.

Pemimpin juga harus bisa memotivasi anggota agar mereka memiliki prinsip yang kuat untuk bisa terus semangat dalam menyelesaikan proyek

3. Negosiasi

Selanjutnya adalah skill negosiasi, di mana skill ini tidak hanya dibutuhkan oleh pebisnis tapi juga oleh project manager karena pekerjaan project manager juga berhubungan dengan supplier, klien, dan para lainnya.

Intinya, skill negosiasi ini merupakan skill yang sangat bermanfaat untuk penunjang komunikasi dengan anggota tim dan pihak lainnya. Project manager harus pintar dalam menentukan prioritas, menentukan keputusan, ide dan lainnya untuk kepentingan proyek ke para anggota tim.

4. Memiliki Manajemen Tim dan Waktu yang Baik

Tidak bisa bekerja sendirian, project manager adalah profesi yang juga membutuhkan tim untuk menyelesaikan sebuah proyek. Maka dari itu, seorang project manager harus memiliki manajemen tim dan waktu yang baik karena kedua hal tersebut masuk ke dalam sumber daya yang penting.

Selain sebagai pemimpin yang baik, project manager juga harus tahu bagaimana caranya mengelola kedua hal tersebut dengan maksimal agar pekerjaan bisa berjalan efektif.

Pembagian tim dan waktu harus sejalan dan sesuai yang sudah dibuat berdasarkan pertimbangan dari perencanaan awal, sehingga proyek bisa selesai tepat waktu dan tidak menghamburkan uang lebih banyak.

5. Manajemen Risiko

Tidak hanya mengelola anggota tim dan waktu project manager juga harus bisa mengelola manajemen risiko karena di dalam pekerjaan proyek akan selalu ada yang namanya risiko kerja. Bahkan, sebuah proyek bisa saja tidak berhasil dijalankan akibat banyaknya risiko yang terjadi.

Nah, di sinilah skill manajemen risiko project manager sangat dibutuhkan. Dengan skill tersebut, seorang project manager bisa memperkirakan mana saja titik-titik yang memiliki risiko kegagalan paling tinggi sehingga mereka bisa meminimalisir.

Setelah kendala risiko diketahui, project manager juga harus tahu solusi apa yang harus dikerjakan dan masalah bisa dilalui dengan baik.

6. Melek Teknologi

Kamu ingin jadi project manager, tapi tidak melek teknologi? Bagaimana bisa memimpin proyek? Terlebih untuk membuat proyek akan ada banyak alat dan teknologi canggih untuk membantu kamu dalam membangun proyek.

Teknologi-teknologi canggih tersebut bisa membantu kamu dan tim dalam meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja selama proyek sedang dijalankan.

Dalam teknologi tersebut juga banyak tools yang digunakan agar pekerjaan bisa dijalankan dengan tepat. Sehingga, akan sangat sulit untuk menjalankan proyek tepat waktu jika kamu tidak mengetahui tools tersebut.

Maka dari itu, jadilah project manager yang melek teknologi terkini atau modern karena hal tersebut akan sangat bermanfaat bagi dirimu sendiri dan juga anggota tim.

7. Penyelesaian Masalah

Skill berikutnya yang dibutuhkan seorang project manager adalah pintar dalam melakukan penyelesaian masalah. Selain bisa mengelola risiko, ketika ada masalah kamu juga dituntut untuk bisa sekaligus menyelesaikan masalah tersebut.

Penyelesaian masalah juga akan bisa dilakukan dengan mudah jika manajer proyek mampu melakukan riset dengan baik menerima segala masukan dari anggota tim, klien, dan stakeholer.

Dari situ, kamu bisa mengolah informasi dan menjadikannya sebagai suatu kesimpulan yang bisa menjadi solusi terbaik ketika ada kendala dalam proyek. Karena masalah yang terjadi bisa saja datang dari internal atau dari anggotanya sendiri.

8. Mengelola Biaya

Bicara soal proyek, tentu membutuhkan banyak biaya dalam pembuatannya. Sehingga manager project juga dituntut untuk pintar dalam mengelola biaya.

Biaya tersebut biasanya akan dikeluarkan oleh perusahaan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu. Di sini, project manager tugasnya adalah untuk mengelola biaya tersebut. Biaya harus cukup digunakan untuk kebutuhan proyek dari awal sampai selesai.

Akan lebih baik jika proyek idealnya bisa mengeluarkan biaya yang efisien namun bisa menghasilkan keuntungan yang semaksimal mungkin. Disini kamu harus pintar melihat kondisi yakni dengan mengetahui bagian-bagian apa saja dari suatu proyek yang membutuhkan biaya cukup besar yang paling diprioritaskan dan juga sebaliknya.

Tugas Project Manager

Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh project manager:

1. Membuat Perencanaan

Tugas project manager yang pertama adalah perencanaan, mencakup persiapan SDM serta sarana dan prasarana yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek. Perencanaan tersebut membahas hal-hal terkait dengan strategi dan bagaimana seorang project manager dan timnya membuat, menjual, dan mendistribusikan produknya.

2. Mengumpulkan Tim

Project manager tentu tidak bekerja sendiri, melainkan ada tim hebat bersamanya. Setelah membuat perencanaan dan pemilihan SDM, kamu sebagai project manager harus membagi mereka ke dalam tim yang diberi tanggung jawab pada unit-unit tugas dalam sebuah proyek.

3. Mengatur Komunikasi

Tugas project manager selanjutnya adalah kamu harus memastikan komunikasi dalam tim tetap efektif. Komunikasi ini mencakup daftar tugas, jadwal, dan deadline yang harus dipahami dan dikerjakan oleh seluruh tim. Komunikasi efektif sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan semangat kerja tim.

Jika seorang project manager memberi instruksi dengan bahasa yang sulit dimengerti, hal tersebut tentunya akan mengganggu ritme kerja suatu tim.

4. Menghitung Budget

Anggaran adalah aspek terpenting dalam pengerjaan sebuah proyek. Sebelum memulai proyek, pemilik proyek dan project manager tentunya telah mengomunikasikan berapa anggaran yang diperlukan oleh proyek yang sedang dikerjakan.

5. Mitigasi Masalah dan Risiko

Terjadinya masalah dalam sebuah proyek tentu tidak dapat diprediksi dan bisa terjadi kapan saja. Di sinilah kelihaian seorang manajer proyek dalam menangani masalah diuji. Untuk mengantisipasi hal tersebut, manajer proyek harus membuat perencanaan masalah dan merancang solusi bahkan sejak tahap pra-produksi.

6. Monitoring Berjalannya Proyek

Selanjutnya, tugas project manager adalah memonitor perkembangan proyek berdasarkan blueprint. Jika selama pelaksanaan proyek terdapat hal-hal yang berubah atau melenceng, maka project manager bertugas untuk mengkomunikasikannya dengan tim terkait agar pekerjaan kembali on the track.

7. Membuat Laporan dan Dokumentasi

Tanggung jawab terakhir dan tak kalah penting bagi project manager adalah membuat dokumentasi proyek dalam sebuah report untuk para stakeholder.

Pihak stakeholder memerlukan report untuk memeriksa kemajuan proyek. Report tersebut nantinya berisikan informasi rinci soal status kemajuan proyek hingga berapa anggaran yang sudah dikeluarkan.

FAQ

Berikut ini pertanyaan seputar tugas dan skill yang harus dimiliki seorang project manager.

1. Project Manager Lulusan Apa?

Salah satu kriteria terpenting untuk menjadi manajer proyek adalah gelar Sarjana atau Magister Manajemen, Administrasi Bisnis, Manajemen Bisnis, atau jurusan serupa.

2. Apa yang Dilakukan Project Manager?

Memotivasi dan memimpin tim proyek dan pemangku kepentingan (stakeholder). Manajemen proyek memerlukan pengorganisasian tim proyek agar mereka tetap pada jalurnya dan proyek sesuai anggaran. Melacak kemajuan proyek dengan melakukan tugas pemantauan dan kontrol.

3. Apa Perbedaan Project Manager dengan Project Leader?

Project leader adalah ahli strategi dengan tingkat daya cipta yang tinggi. Sementara itu, project manager adalah seseorang yang terikat oleh jadwal dan spesifikasi pekerjaan tertentu untuk mengatasi suatu masalah. Mereka harus berurusan dengan komplikasi tak terduga yang mungkin berkembang selama prosedur.

4. Berapa Gaji Seorang Project Manager?

Gaji sekitar Rp 4 juta adalah tipikal untuk pekerjaan sebagai project manager pemula. Jika seorang project manager pemula memiliki jam terbang yang banyak, dia mungkin akan mendapatkan gaji sekitar Rp 17 juta.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno mengenai beberapa tugas project manager serta skill yang wajib dimiliki agar bisa sukses dalam menjalankan proyek yang sedang dijalankan ataupun yang akan dijalankannya.

Seorang project manager harus bisa merencanakan, mengelola sumber daya, mengatur waktu, mengawasi dan mengendalikan proyek secara efektif, serta memiliki kemampuan komunikasi, kepemimpinan, manajemen risiko, dan manajemen waktu yang baik.

Penting bagi seorang project manager untuk bisa menguasai tugas-tugas tersebut dan meningkatkan keterampilannya agar bisa menjadi pemimpin yang efektif dan mengelola proyek dengan sukses.

Jangan lupa untuk terus belajar dan mengembangkan diri sebagai seorang project manager agar bisa terus meningkatkan kemampuan dan kinerja dalam menjalankan proyek. Semoga artikel ini bisa memberikan gambaran yang jelas dan berguna bagi para project manager atau calon project manager. Terima kasih telah membaca!