Profesi Data Entry: Tugas, Jenis dan Skill yang Dibutuhkan

Teknatekno.com – Profesi data entry menjadi salah satu bidang pekerjaan yang semakin banyak diminati di Indonesia. Salah satu bidang pekerjaan yang semakin banyak diminati di Indonesia yaitu profesi data entry.

Karena, seiring berkembangnya dunia digital, pertukaran data terjadi semakin cepat serta kebutuhan perusahaan berupa seorang profesional yang mampu menginput dan merapikan data tersebut juga otomatis meningkat.

Ditambah lagi, profesi data entry yang tidak membutuhkan latar belakang pendidikan tertentu membuat siapa saja bisa berkesempatan untuk bisa berkarir di bidang ini. Namun, untuk menjadi data entry yang profesional, membutuhkan kualifikasi khusus.

Nah, kali ini Teknatekno akan membahas lebih lanjut mengenai profesi data entry, meliputi tanggung jawab pekerjaan, jenis pekerjaan, serta kualifikasi skill yang dibutuhkan.

Profesi Data Entry

Pada dasarnya, data entry adalah jenis pekerjaan klerikal yang melibatkan penggunaan berbagai proses seperti mengetik dan merekam suara lalu memasukkan datanya ke komputer. Dimana kebanyakan profesi ini bekerja di industri ritel, transportasi, keuangan, dan layanan kesehatan.

Akan tetapi, sebagian besar perusahaan sebenernya tetap membutuhkan seseorang di bidang entri data karena memiliki tugas dasar untuk menjalankan fungsi kantor sehari-hari. Jadi, bisa dikatakan bahwa data entry adalah pekerjaan memasukkan data yang diperoleh dari berbagai sumber ke sistem komputer milik perusahaan.

Dimana setiap data yang dimasukkan tersebut biasanya mendetail dan beberapa bahkan bersifat rahasia. Karena itu, profesi ini membutuhkan seseorang dengan integritas tinggi dan dapat dipercaya.

Pengertian Data Entry Menurut Para Ahli

Profesi data entry adalah pekerjaan yang melibatkan proses memasukkan data atau informasi ke dalam sistem komputer atau basis data. Para ahli dalam bidang ini mungkin memiliki pandangan yang berbeda-beda, tetapi umumnya mereka sepakat bahwa data entry adalah pekerjaan yang memerlukan akurasi, kecepatan, dan ketelitian dalam memasukkan data.

Beberapa pandangan dari para ahli mengenai profesi data entry antara lain:

1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

Data entry adalah kegiatan memasukkan data ke dalam komputer atau perangkat penyimpanan digital lainnya.

2. Menurut Wikipedia

Data entry adalah proses memasukkan data dari berbagai sumber ke dalam format digital dengan menggunakan perangkat lunak khusus atau aplikasi komputer.

3. Menurut Suyanto dan Azhar Susanto

Dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen”, data entry adalah proses memasukkan data dari berbagai dokumen sumber ke dalam sistem informasi.

4. Menurut Turban, Rainer, dan Potter

Dalam buku “Introduction to Information Technology”, data entry adalah proses memasukkan data yang telah dihimpun atau didapat dari berbagai sumber ke dalam sistem komputer untuk disimpan, dikelola, atau diproses lebih lanjut.

5. Menurut William S. Davis dan David C. Yen

Dalam buku “Information Systems Concepts for Management”, data entry adalah kegiatan mengumpulkan dan memasukkan data ke dalam sistem komputer agar data tersebut dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti analisis, pengambilan keputusan, dan pelaporan.

6. Menurut Turban dan Volonino (2011)

Data entry adalah proses mengumpulkan, memasukkan, dan mengelola data ke dalam sistem komputer dengan tujuan untuk digunakan dalam analisis, pelaporan, atau pengambilan keputusan.

7. Menurut Romi Satria Wahono (2015)

Data entry adalah kegiatan memasukkan data dari berbagai sumber ke dalam basis data komputer dengan cara yang sistematis dan terstruktur.

8. Menurut Jogiyanto (2011)

Data entry adalah proses memasukkan data dari berbagai sumber ke dalam sistem informasi komputer dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

9. Menurut Gordon B. Davis (1998)

Data entry adalah proses memasukkan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber ke dalam komputer agar dapat digunakan dalam analisis atau pengambilan keputusan.

10. Menurut Rudi Setiawan (2017)

Data entry adalah aktivitas memasukkan data atau informasi ke dalam sistem komputer dengan ketelitian dan akurasi tinggi agar data tersebut dapat digunakan secara efektif dalam berbagai aplikasi bisnis.

Jenis Profesi Data Entry

Terdapat dua jenis profesi data entry, yang dijelaskan sebagai berikut.

1. Remote

Di tengah era kemudahan internet, pekerjaan entri data bisa dilakukan secara remote. Dimana ia bisa memberikan beberapa keuntungan, di antaranya:

• • Dapat mengerjakan tugas di mana pun.
  • Dapat memilih jam kerja sendiri.
  • Gaji yang diterima tidaklah dihitung per jam, melainkan dihitung per proyek yang dikerjakan.
  • Memiliki kesempatan mendapatkan penghasilan karena bisa bekerja di tempat lain pula.

Selain itu, ketika bekerja remote untuk posisi ini biasanya tidak memerlukan riwayat pekerjaan sebelumnya. Jadi, meski belum memiliki pengalaman di bidang ini, kamu tetap mempunyai kesempatan untuk mencobanya. Namun, tetap harus dipastikan bahwa kamu memenuhi kualifikasi skill yang dibutuhkan.

2. In-house

Staf data entry in-house ialah mereka yang bekerja full time di sebuah perusahaan. Sama halnya dengan remote, jenis pekerjaan ini juga memiliki beberapa kelebihan, misalnya:

• • Mendapatkan lebih banyak penghasilan dari perusahaan.
  • Mendapatkan beberapa tunjangan, seperti kesehatan dan cuti.
  • Bisa memiliki keuntungan atau bonus dari performa kerja yang didasarkan pada keandalan, keakuratan, dan kecepatan kerja.

Bekerja penuh waktu di perusahaan tentunya memberi beberapa keuntungan lainnya, misalnya bisa bekerja dengan tim yang saling mendukung.

Tugas Data Entry

Tugas data entry adalah meng-input data kedalam sistem. Tiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda mengenai tugas hariannya. Namun, secara umum, berikut tugas dan tanggung jawabnya:

• • Menyiapkan dan Menyortir Dokumen: Data entry memulai pekerjaannya dengan menyiapkan dokumen yang akan di-input ke dalam sistem. Ini termasuk mengklasifikasikan, menyortir, dan mengorganisir dokumen sesuai dengan kebutuhan.
  • Input Data ke Dalam Sistem: Tugas utama data entry adalah meng-input data dari dokumen fisik ke dalam sistem komputer atau database perusahaan. Ini memerlukan ketelitian tinggi untuk memastikan data dimasukkan dengan benar.
  • Memastikan Akurasi Data: Seorang data entry harus sangat berhati-hati untuk memastikan bahwa data yang di-input akurat dan tidak ada kesalahan. Kesalahan data dapat berdampak besar pada keputusan dan operasi perusahaan.
  • Mencocokkan Data: Terkadang, data dalam sistem dan dokumen fisik dapat memiliki perbedaan. Seorang data entry perlu melakukan pencocokan data untuk memastikan bahwa informasi dalam sistem selaras dengan dokumen fisik.
  • Pemberian Informasi: Data entry juga mungkin diminta memberikan informasi kepada pengguna dari berbagai departemen dalam perusahaan. Mereka harus mampu memberikan data yang diperlukan dengan cepat dan akurat.
  • Manajemen Dokumen: Seorang data entry harus mengelola dokumen dengan rapi dan teratur. Ini termasuk penyimpanan dokumen fisik dengan baik dan mengorganisasi data dalam sistem agar mudah diakses.
  • Menyiapkan Laporan Rutin: Data entry sering kali bertanggung jawab untuk menyusun laporan rutin berdasarkan data yang telah di-input. Laporan ini dapat digunakan untuk pemantauan kinerja perusahaan.
  • Mengidentifikasi dan Memperbaiki Kesalahan Data: Jika ada kesalahan dalam data yang di-input, seorang data entry harus mampu mengidentifikasinya dan menggunakan metode yang sesuai untuk memperbaikinya.
  • Melakukan Backup Data: Untuk menjaga keamanan data, data entry harus secara rutin melakukan backup data. Ini penting agar data tidak hilang dalam situasi darurat atau masalah sistem.
  • Menguji Pembaharuan Database: Ketika ada perubahan dalam database atau sistem penyimpanan data, seorang data entry harus menguji perubahan tersebut untuk memastikan bahwa semuanya berfungsi dengan baik dan data tetap aman.

Pekerjaan data entry memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi dan tanggung jawab besar dalam menjaga integritas data perusahaan. Seorang data entry harus bekerja dengan teliti, efisien, dan memiliki pemahaman yang baik tentang sistem dan prosedur perusahaan untuk menjalankan tugasnya dengan baik.

Skill yang Harus Dikuasai Seorang Data Entry

Ada beberapa kemampuan yang harus dikuasai untuk menjadi seorang data entry. Beberapa orang menganggap hal ini cukup sulit. Padahal, kemampuan ini bisa dipelajari secara otodidak melalui berbagai macam layanan kursus gratis di internet.

1. Mengetik Cepat

Data yang ada dalam perusahaan sangatlah banyak. Setiap harinya perusahaan mewajibkan input data dalam jumlah banyak dengan waktu yang singkat tanpa ada kesalahan sedikitpun.

Belum lagi deadline atau tenggat waktu yang diberikan. Kecepatan yang cukup baik dalam mengetik adalah 43 kata dalam per menit (WPM). Hal itu dapat dicapai jika karyawan data entry mengetik dengan 10 jari.

2. Pengetahuan Dasar Perangkat Lunak

Untuk dapat melakukan input data dengan tepat dan akurat, diperlukan kemampuan dan pengetahuan dasar mengenai perangkat lunak atau software. Hal ini disebabkan penyimpanan data selalu berkaitan dengan, database, spreadsheet, dan software tertentu lainnya dalam pekerjaan sehari-hari.

3. Perhatian Terhadap Detail Kecil

Detail sekecil apapun sangat penting dalam memasukkan data kedalam sistem. Kesalahan kecil dalam memasukkan data dapat berakibat fatal. Kesalahan pada data akan berpengaruh kepada analisis bisnis yang kurang tepat. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan detail kecil dan memiliki ketelitian yang tinggi.

4. Fokus

Memeriksa dan memasukkan data dalam skala besar setiap hari memungkinkan seseorang terganggu tingkat fokusnya sehingga sulit konsentrasi.

Ketika hal ini terjadi, kemungkinan untuk membuat kesalahan krusial dalam memasukkan data sangat mungkin terjadi. Kenalilah faktor-faktor yang mempengaruhi konsentrasi dan kinerja pekerjaan. Kemudian cari penyelesaian bagaimana cara mengatasi masalah tersebut sehingga kinerja jauh lebih fokus.

5. Memahami Bahasa dengan Baik

Suatu data tidak bisa sembarangan di-input. Kesalahan input data pada kolom yang tak sesuai akan menyebabkan kesalahan fatal.

Itulah sebabnya mengapa kemampuan untuk memahami bahasa juga sangat penting. Kemampuan bahasa yang baik memudahkan untuk membaca, memeriksa, validasi, menginput sesuai jenis dan klasifikasi data.

6. Menjaga Rahasia

Di era teknologi dan perkembangan internet yang menyebabkan pertukaran data setiap hari, kehilangan informasi dapat membunyikan lonceng kematian sebuah perusahaan.

Beberapa perusahaan mengalami kebocoran atau kehilangan data dan terkadang terdapat peranan orang internal. Karyawan yang tidak dapat dipercaya dan menjaga rahasia akan menyalin atau mencuri data penting dari perusahaan.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno mengenai profesi data entry. Jika kamu tertarik untuk bekerja dibidang ini, maka asah terus kemampuan kamu agar bisa mejadi data entry yang profesional nantinya.

Profesi ini juga termasuk salah satu bidang yang bisa dipelajari oleh siapa pun, dan tentunya bisa dimanfaatkan untuk mendapatkan penghasilan tambahan.