Pengertian PDCA (Plan Do Check Act), Siklus, Manfaat Serta Kelebihannya

Teknatekno.com – Hai Teknozen! Tahukah kamu, dalam ilmu manajemen ada metode yang disebut PDCA (Plan Do Check Act). Pengertian PDCA yaitu sebuah siklus pemecahan masalah yang dikenal juga dengan siklus shewhart.

PDCA adalah sebuah metode dalam manajemen perusahaan dengan untuk menyelesaikan permasalahan menggunakan empat langkah berulang.

Memahami Pengertian PDCA

Pengertian PDCA adalah model manajemen yang diterapkan di dalam perusahaan guna memperbaiki proses ataupun individu di dalam perusahaan secara berkelanjutan.

Pada dasarnya, PDCA adalah singkatan dari Plan Do Check Act atau dalam bahasa Indonesia adalah perencanaan, pengerjaan, pengecekan dan tindak lanjut.

Model manajemen ini dilakukan oleh perusahaan agar keluar dari stagnasi. Tidak hanya itu saja, tujuan diterapkannya siklus ini juga untuk mewujudkan sistem yang senantiasa berkembang lebih baik, baik itu dari segi kualitas, efektivitas ataupun efisiensi.

Model manajemen perusahaan ini dicetuskan oleh Walter Shewhart dan dikembangkan oleh W. Edwards Deming dengan tujuan untuk proses perbaikan perusahaan atau individu.

Untuk itu, siklus PDCA ini sering kali disebut dengan siklus Deming, siklus Shewhart, atau siklus kendali. Siklus manajemen ini banyak digunakan di perusahaan manufaktur, perusahaan manajemen, dll.

Sikus PDCA

Sesuai dengan namanya, siklus PDCA (Plan Do Check Act) adalah suatu siklus yang harus dilakukan berulang-ulang. Model manajemen ini bisa digunakan untuk membantu industri atau perusahaan agar keluar dari stagnasi.

Selain itu, siklus ini digunakan untuk bisa mewujudkan sistem yang selalu berkembang agar menjadi lebih baik. Untuk bisa mengerti tentang hal tersebut, maka kamu harus mengetahui berbagai fase yang ada pada siklus PDCA ini.

• Plan (Perencanaan)

Tahap pertama yang dilakukan dalam siklus ini adalah plan (perencanaan). Tahap perencanaan dimulai dengan mengidentifikasi masalah menerapkan 5W atau cause and effect diagram untuk menemukan sumber atau penyebab munculnya permasalahan.

Tahap plan ini juga mengacu pada kegiatan mengidentifikasi peluang ataupun cara untuk melakukan perbaikan dan peningkatan. Dari tahap perencanaan ini kemudian bisa didapatkan solusi penyelesaian masalah.

• Do (Kerjakan)

Tahap kedua adalah ‘Do’ atau kerjakan. Tahap ini adalah tahapan untuk mengimplementasikan rencana yang sudah disusun pada tahap sebelumnya.

Langkah-langkah tindakan yang dikerjakan pada tahap ini pada dasarnya juga sudah ditetapkan di tahap sebelumnya. Pada tahap ini, hal yang harus dihindari adalah penundaan.

• Check (Peninjauan)

Peninjauan (check) merupakan tahapan mengevaluasi proses dan hasil, apakah sesuai dengan tujuan yang sudah dirancang pada tahapan perencanaan atau tidak. Pada tahapan ini, dua hal yang menjadi poin penting adalah proses memantau dan evaluasi.

• Act (Menindaklanjuti)

Tahapan ini artinya melakukan evaluasi penuh atas hasil dai target beserta proses yang dilakukan pada tahapan Do dan Check. Meskipun merupakan fase terakhir dalam siklus PDCA, namun setelah tahap ini keseluruhan tahapan akan terus berulang.

Manfaat Penerapan PDCA

Empat siklus PDCA ini merupakan tahap-tahap yang sudah banyak diterapkan dalam manajemen perusahaan. Penerapan metode PDCA ini bukan tanpa sebab, karena metode ini dapat memberikan berbagai manfaat, seperti:

1. Memecahkan Masalah dengan Pola Sistematis

Pada setiap manajemen perusahaan, pasti ada masalah yang harus dihadapi dan dicari solusinya. Dengan menggunakan metode ini, pemecahan masalah bisa dilakukan dengan rangkaian dan pola yang lebih sistematis.

2. Pola Kerja untuk Memperbaiki Proses atau Sistem

Adanya konsep PDCA ini menjadi pola kerja yang bertujuan untuk memperbaiki, baik itu sistem, proses maupun individu dalam suatu perusahaan atau organisasi. Dengan begitu di masa depan dapat terwujud peningkatan di dalamnya.

3. Perbaikan Berkelanjutan

Sebagai sebuah metode manajemen yang sifatnya siklus (berulang-ulang), konsep ini bisa menjadi sebuah metode perbaikan berkelanjutan. Artinya, ketika sudah mencapai pada tahap akhir, ketika ada kesalahan maka tahap akan kembali ke tahapan awal.

Kelebihan dan Kekurangan Metode PDCA

Pengertian PDCA adalah sebuah metode yang menawarkan banyak kelebihan apabila dilakukan dengan tepat. Selain itu, metode PDCA juga memiliki kekurangan yang perlu menjadi pertimbangan saat ingin menggunakan metode ini.

Kelebihan PDCA

Berikut ini beberapa kelebihan metode PDCA (Plan Do Check Act):

1. Berkesinambungan

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, setiap tahapan atau siklus pada PDCA memungkinkan adanya peningkatan dan juga penyempurnaan untuk masa depan karena dilakukan dengan konsep yang sangat terorganisir.

Dengan adanya implementasi yang berkesinambungan, tepat dan dijalankan dengan konsisten, tentunya akan mampu memberikan peluang terkait kontrol dan analisa.

Sehingga setiap kegiatan yang dilakukan akan selalu tepat dan bisa dipantau setiap perkembangannya. Perlu digaris bawahi juga bahwa PDCA harus dilakukan oleh mereka yang sangat kompeten dan proaktif.

2. Alur Mudah Dipahami

Seluruh alur yang ada pada PDCA sifatnya lebih statis, namun setiap tahapannya sangat mudah untuk dipahami oleh banyak orang.

Sehingga lebih memudahkan pihak manajemen dan perusahaan untuk memperkenalkan dan juga mengimplementasikannya dalam operasional perusahaan.

Selain itu, proses pelaksanaannya pun cukup signifikan. Oleh karena itu, proses ini sangat terkenal di kalangan perusahaan.

3. Perkembangan Bisnis yang Berkelanjutan

Penerapan PDCA ini bisa dilakukan di semua lini bisnis karena sangat mudah untuk dipahami. Siklus PDCA memungkinkan adanya peningkatan secara berkelanjutan dan tepat karena bisa bekerja secara siklikal.

Setiap bagian yang ada pada proyek di dalamnya akan melalui tahapan yang sama secara terus menerus untuk bisa memastikan kesalahan tersebut bisa diperbaiki dan juga disesuaikan sesuai dengan kebutuhan dan situasi terkini perusahaan.

4. Mendeteksi Resiko Sedari Dini

Saat suatu perencanaan sudah ditetapkan dengan metode yang lebih terstruktur, maka pengendalian manajemen risiko, dampak negatif, atau berbagai hambatannya akan bisa diperkirakan atau dideteksi dari jauh hari.

Kekurangan PDCA

Berikut ini beberapa kekurangan metode PDCA:

1. Statis

PDCA dinilai sebagai framework manajemen yang statis, kenapa? Karena alur di dalamnya hanya berkutat pada siklus Plan, Do, Check, Act, sehingga tidak bisa diimplementasikan pada berbagai proyek yang harus ditindak secara paralel.

Jika nantinya ada perubahan, maka proses perubahan tersebut memerlukan waktu yang sangat lama karena harus kembali lagi ke siklus awal.

2. Proses Harus Berurutan

Konsep ini juga menuntut adanya pembagian dan lingkungan kerja yang cukup ideal di dalam manajemen perusahaan. Proses di dalamnya harus dilakukan sesuai dengan siklus. Jika ada seorang saja yang tidak mampu melakukan pekerjaannya dengan baik, maka konsep ini akan menjadi sia-sia.

Selain itu, tahapan berikutnya juga akan sangat berdampak bila ada perubahan di tengah-tengahnya. Sehingga akan sulit untuk melakukan perubahan ketika sedang dikerjakan.

3. Implementasi Tak Saling Berhubungan

Pada pelaksanaannya, banyak proses yang melewati tahapan Act namun tidak dilakukan seperti seharusnya. Implementasi tersebut tidak dilakukan dengan aktif sehingga ketika ada proyek baru, cara ini tidak bisa membuahkan hasil seperti sebelumnya.

Untuk itu, PDCA juga harus dijelaskan secara terang di awal pelaksanaannya kepada seluruh orang yang terlibat, karena gagal paham akan berdampak buruk pada proyek yang tengah dikerjakan.

FAQ

Berikut ini pertanyaan seputar pengertian PDCA (Plan Do Check Act).

1. Mengapa Perlu PDCA?

Dengan tujuan memperbaiki organisasi atau prosedur individu. Berbagai organisasi memerlukan metode PDCA untuk meningkatkan operasional perusahaan, mengurangi biaya, meningkatkan keuntungan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Siapakah Penemu Awal Siklus PDCA Pada 1986?

Metode siklus PDCA dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai pendiri kontrol kualitas modern, sehingga juga dikenal dengan siklus Deming.

Kesimpulan

PDCA adalah singkatan dari Plan Do Check Act atau dalam bahasa Indonesia artinya merencanakan, mengerjakan, memeriksa dan menindaklanjuti. Model manajemen perusahaan ini diciptakan oleh Walter Shewhart dan dikembangkan oleh W. Edwards Deming dengan tujuan meningkatkan proses perusahaan atau individu.

Siklus manajemen ini banyak digunakan di perusahaan manufaktur, perusahaan manajemen, dll. Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar pengertian PDCA (Plan Do Check Act). Semoga artikel ini bermanfaat ya.