Pengertian Komputerisasi Akuntansi, Kelebihan dan Kekurangan

Teknatekno.com – Hai Teknozen! Kali ini Teknatekno akan membahas tentang sistem komputerisasi akuntansi, mulai dari pengertian komputerisasi akuntansi sampai dengan kelebihan dan kekurangannya.

Apa itu komputerisasi akuntansi? Pengertian komputerisasi akuntansi adalah penggunaan komputer dan perangkat lunak akuntansi untuk mencatat, menyimpan, dan menganalisis data keuangan. Pencatatan atau pembukuan keuangan dilakukan secara manual hingga tahun 1980-an.

Ketika munculnya teknologi komputer dan software yang mudah digunakan, akurat dan terpercaya, lambat laun penulisan keuangan dengan sistem manual mulai ditinggalkan.

Kini, komputerisasi telah menjadi solusi untuk pencatatan akuntansi. Yuk, simak penjelasan lebih lengkap mengenai pengertian komputerisasi akuntansi dari Teknatekno dibawah ini.

Apa itu Komputerisasi Akuntansi

Apa yang dimaksud dengan komputerisasi akuntansi? Komputerisasi akuntansi adalah sebuah sistem akuntansi dimana komputer digunakan sebagai teknologi atau alat untuk menjalankan aplikasi dan digunakan untuk mengolah transaksi akuntansi serta sekaligus menghasilkan laporan keuangan dalam sebuah perusahaan.

Meskipun tidak hanya pada ranah itu saja. Sejatinya konsep komputerisasi ini juga bisa diaplikasikan dalam hal bisnis atau membuka sebuah usaha. Karena suka tidak suka, suatu usaha atau usaha yang lebih maju dan berkembang akan mencakup berbagai hal seperti pelanggan, pemasok, pekerja, investor bahkan pemerintah.

Hal utama yang harus sangat diperhatikan tentunya dalam bidang keuangan dan perlu menggunakan sistem akuntansi yang baik. Situasi keuangan perusahaan mungkin akan terpengaruh jika sistem akuntansi tidak berfungsi dengan baik.

Sistem akuntansi sebenarnya dibuat untuk membantu menyederhanakan sebuah proses pencatatan dan perangkuman. Sebenarnya dalam membangun atau membangun sebuah sistem informasi akuntansi ada tiga langkah. Yang pertama adalah analisis, yang kedua adalah desain dan yang ketiga adalah implementasi.

Pada tahapan implementasi ini sangat diperlukan adanya feed back atau umpan balik dari pengguna (user) agar pengembangan sistem tersebut berjalan dengan baik.

Secara sederhana keuntungan yang bisa didapatkan dengan adanya sistem komputerisasi akuntansi adalah kecepatan, ketepatan, jumlah (volume) hasil, pencegahan kesalahan, posting otomatis, penyusunan laporan secara otomatis dan pencetakan dokumen secara otomatis.

Pengertian Komputerisasi Menurut Para Ahli

Komputerisasi akuntansi adalah proses mengintegrasikan teknologi komputer dan perangkat lunak ke dalam praktik akuntansi untuk mengotomatisasi dan meningkatkan efisiensi dalam pengolahan, pencatatan, dan pelaporan informasi keuangan. Beberapa definisi komputerisasi akuntansi menurut para ahli antara lain:

• Haryono Usman

Menurut Haryono Usman, komputerisasi akuntansi adalah penerapan teknologi informasi dalam bidang akuntansi untuk menghasilkan informasi keuangan dengan cepat dan akurat.

• Mulyadi

Mulyadi mendefinisikan komputerisasi akuntansi sebagai penggunaan komputer dan perangkat lunak akuntansi yang berfungsi mengotomatisasi proses pencatatan, pengolahan, dan pelaporan data keuangan.

• Sarwoko Mangkoedihardjo

Menurut Sarwoko Mangkoedihardjo, komputerisasi akuntansi adalah penggabungan antara teknologi komputer dan metode akuntansi guna mempermudah dan mempercepat proses pengolahan informasi keuangan.

• Romney dan Steinbart

Dalam bukunya “Accounting Information Systems”, Romney dan Steinbart mendefinisikan komputerisasi akuntansi sebagai aplikasi teknologi informasi dalam sistem akuntansi yang menghasilkan informasi keuangan dengan lebih cepat, akurat, dan efisien.

• Yayat Supriatna

Yayat Supriatna menyatakan bahwa komputerisasi akuntansi adalah pemanfaatan teknologi komputer dalam mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyajikan informasi akuntansi guna mendukung pengambilan keputusan.

• Subagyo

Subagyo mendefinisikan komputerisasi akuntansi sebagai penerapan teknologi komputer dan perangkat lunak akuntansi dalam proses pencatatan, pengolahan, dan pelaporan transaksi keuangan perusahaan.

Secara umum, komputerisasi akuntansi mengacu pada penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak untuk mempermudah proses akuntansi, meningkatkan akurasi informasi keuangan, dan memungkinkan para profesional akuntansi mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih tepat waktu dan akurat.

Manfaat Komputerisasi Akuntansi

Berikut adalah beberapa manfaat dari komputerisasi akuntansi:

• Akurasi

Sistem akuntansi ini dibangun agar sesuai dengan detail terkecil. Begitu data dimasukkan ke dalam sistem, semua perhitungan, termasuk penambahan dan pengurangan dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak.

Sehingga memastikan kebenaran angka karena tidak ada yang diproses dan dicatat dua kali. Semua data diperoleh dari awal pencatatan.

• Otomatisasi

Karena semua perhitungan dilakukan oleh perangkat lunak, akuntansi terkomputerisasi menghindari banyak operasi yang memakan waktu yang terkait dengan akuntansi manual.

Misalnya, sekali stok barang dikeluarkan dan tercatat, maka faktur akan diproses secara otomatis membuat pencatatan akuntansi lebih efisien.

• Akses Data

Dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi, menjadi lebih mudah bagi berbagai personel untuk mengakses data akuntansi di luar kantor dengan aman. Hal ini terutama berlaku jika sistem akuntansi online digunakan.

• Keandalan atau Reliabilitas

Karena perhitungannya sangat tepat, laporan keuangan yang dibuat oleh komputer sangat dapat diandalkan dan dapat diambil dengan cepat karena menggunakan alat penghitung yang sistematis.

• Memiliki Skala Perhitungan

Seiring berkembangnya bisnis kamu, jumlah akuntansi yang diperlukan tidak hanya meningkat tapi menjadi lebih kompleks. Dengan komputerisasi, segala sesuatunya tetap terjaga karena memilah-milah data menggunakan komputerisasi akuntansi lebih mudah daripada menyaring sejumlah dokumen satu persatu.

• Kecepatan

Dengan menggunakan komputerisasi akuntansi, keseluruhan proses pembuatan akun menjadi lebih cepat. Begitu data di-input maka berbagai laporan dapat dihasilkan secara langsung semudah menekan tombol yang diinginkan.

Seorang manajer tidak perlu menunggu berjam-jam, bahkan berhari-hari untuk menyerahkan laporan pada pihak internal perusahaan yang membutuhkan.

• Keamanan

Data dapat disimpan secara online sehingga aman dari bencana alam seperti gempa bumi, kebakaran, banjir. Tidak perlu khawatir kehilangan atau merusak data kamu jika terjadi tragedi karena sistem dapat langsung dipulihkan di komputer lain di lokasi yang berbeda.

• Hemat Biaya

Karena menggunakan akuntansi terkomputerisasi lebih efisien daripada akuntansi berbasis kertas. Pekerjaan akan dilakukan lebih cepat dan disimpan saat itu juga. Efisiensi waktu adalah harga murah yang didapat dari sistem komputerisasi ini.

• Visual

Melihat akun melalui komputer memungkinkan kamu memanfaatkan kemungkinan untuk memeriksa data dalam berbagai bentuk. kamu dapat melihat data dalam tabel dan menggunakan berbagai jenis grafik. Ini juga keuntungan yang kamu dapat dari komputerisasi akuntansi.

Tidak dapat dipungkiri lagi, tidak diragukan lagi bahwa komputerisasi akuntansi merupakan kemajuan yang diperlukan dalam teknologi akuntansi.

Kelebihan Menggunakan Komputerisasi Akuntansi

Berikut ini beberapa kelebihan yang didapatkan ketika menggunakan komputerisasi akuntansi:

1. Kualitas Pekerjaan Lebih Baik

Akun yang dihasilkan menggunakan sistem akuntansi terkomputerisasi umumnya konsisten, rapi, tepat, dan lebih mudah dibaca daripada pekerjaan manual.

2. Biaya Pengoperasian yang Lebih Rendah

Komputer adalah alat yang menghemat waktu dan dapat diandalkan. Jumlah pekerjaan yang dilakukan dengan bantuan sistem komputerisasi menghasilkan penghematan dan pengurangan biaya operasional. Total biaya pengoperasian sistem ini minimal dibandingkan dengan sistem yang lebih lama.

3. Meningkatkan Efisiensi

Sistem ini lebih efisien daripada sistem lama. Komputer meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam membuat catatan dan akuntansi, sehingga meningkatkan efisiensi staf.

4. Memfasilitasi Pengendalian yang Lebih Baik

Dari sudut pandang manajemen, ada kemungkinan kendali yang lebih besar dan lebih banyak informasi mungkin tersedia dengan penggunaan komputer dalam akuntansi. Ini memastikan kinerja yang efisien dalam catatan akuntansi.

5. Lebih Akurat

Akuntansi terkomputerisasi memastikan akurasi dalam catatan dan laporan akuntansi. Ini mencegah kesalahan administrasi dan kelalaian dalam catatan.

6. Meringankan Pekerjaan Monoton

Akuntansi terkomputerisasi mengurangi kemonotonan melakukan pekerjaan akuntansi yang berulang yang melelahkan dan menyita waktu.

7. Memfasilitasi Standardisasi

Akuntansi terkomputerisasi menyediakan standardisasi rutinitas dan prosedur akuntansi. Oleh karena itu, dengan menggunakan komputerisasi dalam akuntansi juga memastikan standarisasi dalam pencatatan akuntansi.

8. Meminimalkan Kesalahan Matematis

Saat melakukan pekerjaan matematika dengan komputer, kesalahan secara virtual dihilangkan kecuali data dimasukkan secara tidak benar ke dalam sistem.

Kekurangan Menggunakan Komputerisasi Akuntansi

Berikut ini kekurangan menggunakan komputerisasi akuntansi:

1. Potensi Penipuan

Ketergantungan pada komputer terkadang menyebabkan masalah yang lebih besar. Dengan lebih banyak data perangkat lunak yang disimpan di cloud, ada lebih banyak peluang bagi peretas untuk mendapatkan data keuangan bisnis kamu dan menggunakannya.

Ini menempatkan aset pada risiko dan menciptakan potensi pembobolan data jika peretas menggunakan identifikasi data diri pemilik untuk membuka kartu kredit dan pinjaman bisnis.

Ada juga risiko seseorang dalam bisnis mengakses informasi, mungkin mencuri uang dari simpanan harian dan mengubah data dalam program.

Pemilik bisnis harus secara ketat mengamankan informasi keuangan dan mencadangkan data yang ada jika sistem yang kamu gunakan tidak memiliki kemampuan pencadangan data otomatis.

2. Masalah Teknis

Saat berurusan dengan komputer, masalah bisa muncul. Kamu mungkin sedang mengisi data akhir tahun untuk akuntan kamu dan mengalami pemadaman listrik. Komputer mungkin terkena virus dan gagal. Ada juga potensi pengguna salah melakukan tugas perangkat lunak yang tidak mereka kenal.

Jika pengguna mencoba melakukan satu hal tetapi secara tidak sengaja melakukan sesuatu yang lain, mungkin perlu beberapa upaya untuk mengurungkan kesalahan tersebut.

3. Informasi yang Salah

Pencatatan pembukuan hanya sebaik data yang dimasukkan ke dalam sistem. Pemilik bisnis yang tidak berusaha untuk mengklasifikasikan akun mereka dengan benar mungkin memasukkan data dan membuat laporan yang salah.

Pemilik bisnis dapat melakukan banyak hal untuk mengurangi kekurangan dan kemungkinan masalah yang terkait dengan akuntansi terkomputerisasi dengan perencanaan yang memadai dan integrasi perangkat lunak.

Lebih sederhana dan lebih murah untuk membangunnya dengan benar pertama kali daripada mencoba memperbaikinya nanti jika ada yang salah.

Aplikasi Komputer Akuntansi

Ada beberapa jenis aplikasi program atau software yang digunakan untuk akuntansi:

• • KRISHAND
  • ACCURATE V3 Standard
  • K-Sistem Indonesia
  • SAGE ACCPAC ERP
  • MYOB Accounting
  • Microsoft Office Excel
  • DacEasy Accounting (DEA)
  • Payroll
  • Simply acconting
  • Peachtree
  • Zahir Accounting
  • Cash Register
  • NetLedger
  • LedgerPlus
  • Aplikasi Pembukuan Laporan Keuangan

MYOB Accounting adalah salah satu program yang paling banyak digunakan di Indonesia. Software ini juga biasanya digunakan oleh sekolah untuk mengajar pelajaran sistem informasi akuntansi (SIA). Ada beberapa hal yang menjadikan lembaga pendidikan mengunakan MYOB Accounting:

1. 1. User Friendly (mudah digunakan)
   2. Tingkat keamanan (security) yang cukup valid untuk setiap user
   3. Kemampuan explorasi, semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses eksport/impor file, yang merepotkan.
   4. Kemampuan trash back ke source document dan source transaksi
   5. Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasi
   6. Menampilkan laporan keuangan komparasi serta analisa laporan keuangan dalam bentuk grafik.
   7. Sudah teruji dibeberapa Negara maju dan berkembang lainnya.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno tentang sistem komputerisasi akuntansi, mulai dari pengertian sampai dengan kelebihan dan kekurangannya.

Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan bahwa pengertian komputerisasi akuntansi adalah sebuah sistem akuntansi dimana komputer digunakan sebagai teknologi atau alat untuk menjalankan aplikasi dan digunakan untuk mengolah transaksi akuntansi serta sekaligus menghasilkan laporan keuangan dalam sebuah perusahaan.

Secara sederhana keuntungan yang bisa didapatkan dengan adanya sistem komputerisasi akuntansi adalah kecepatan, ketepatan, jumlah (volume) hasil, pencegahan kesalahan, posting otomatis, penyusunan laporan secara otomatis dan pencetakan dokumen secara otomatis.