Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli

Teknatekno.com – Mengenai pengertian manajemen perkantoran. Mungkin diantara teknozen ada yang sudah mengerti atau memahami apa itu manajemen perkantoran. Namun tidak bisa dipungkiri jika masih ada yang belum terlalu memahami atau bahkan belum mengerti sama sekali mengenai apa itu manajemen perkantoran.

Nah, sebelum mengetahui manajemen perkantoran tersebut secara rinci, kamu perlu mengetahui pengertian manajemen perkantoran secara umum maupun secara para ahli terlebih dahulu.

Apa itu Manajemen Perkantoran

Pengertian manajemen perkantoran adalah kegiatan pengolahan data yang disertai dengan informasi yang dikerjakan secara teratur, sistematis dan berkesinambungan dengan mengikuti berbagai kegiatan organisasi agar tujuan organisasi yang bersangkutan bisa tercapai dengan baik.

Pengarahan pada aktivitas atau kegiatan ketatausahaan dari suatu kantor secara menyeluruh agar bisa mencapai tujuan efisien mungkin dan harus diadakan penataan agar pekerjaan ini bisa dilakukan dengan baik. Manajemen kantor mengacu pada upaya untuk mengatur atau mengelola tugas di kantor.

Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli

Adapun pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli:

1. Menurut Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi.

2. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, manajemen kantor sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan.

3. Menurut Hal Nourse

Menurut Hal Nourse, manajemen administrasi perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis.

4. Menurut George R. Terry

Menurut George R. Terry, manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

5. Menurut Prajudi Atmosudirjo

Menurut Prajudi Atmosudirjo, manajemen perkantoran adalah gabungan dan kombinasi antara corporate management. Kantor sebagai kesatuan yang terdiri atas gedung, tanah, personil, dan perlengkapan, dan operation management pekerjaan kantor.

6. Menurut Moekijat

Menurut Moekijat, manajemen administrasi perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.

7. Menurut Rifhi Siddiq

Menurut Rifhi Siddiq, manajemen perkantoran merupakan suatu metode yang dilakukan dengan memperhatikan fungsi-fungsi manajemen berkaitan dengan pekerjaan perkantoran yang telah direncanakan sebelumnya.

8. Menurut Millis Geoffrey

Menurut Millis Geoffrey, pengertian manajemen administrasi perkantoran adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

9. Menurut W.H. Evans

Administrasi perkantoran merupakan fungsi menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

Secara keseluruhan, pengertian manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol).

Fungsi Manajemen Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran didasarkan pada beberapa asas yang menjadi landasan dalam mengelola operasional kantor. Berikut ini adalah berbagai fungsi dalam manajemen perkantoran:

1. Planning

Fungsi perencanaan di dalam manajemen administrasi perkantoran adalah suatu fungsi yang digunakan dalam menentukan seluruh bentuk tindakan untuk menyentuh seluruh target yang diinginkan.

Akibatnya, dalam fungsi perencanaan ini, seorang manajer wajib mempertibangkan apa saja pekerjaan yang akan dikerjakan dengan berbagai sumber daya yang telah dimiliki.

2. Organizing

Organizing atau pengorganisasian didalam manajemen kantor akan membantu manajer dalam melakukan kegiatan pengawasan dan menentukan siapa saja yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang kelak diahlidayakan nanti.

Adanya pengorganisasian dalam suatu manajemen sangatlah menjadi penting karena mampu membantu menjalankan struktur organisasi secara jelas dan juga mampu mendeskripsikan seluruh tugas dari setiap bidang ataupun bagian organisasi secara jelas.

Tanggung jawab dan wewenang dalam organisasi ini akan menjadi lebih jelas dana mampu memperlihatkan antar setiap tugas unit kerja organisasi serta sumber daya manusia dan sumber daya material yang sekarang dibutuhkan.

3. Commanding

Pengarahan ataupun commanding dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi manajemen yang erat kaitannya dengan usaha dalam memberikan suatu bimbingan, saran, perintah, maupun instruksi kepada bawahan agar mereka dapat melaksanakan tugasnya.

Tujuannya agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan benar dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

4. Controlling

Controlling atau fungsi pengawasan dalam suatu manajemen administrasi perkantoran akan sangat dibutuhkan untuk menjaga seluruh bentuk kegiatan dan efektivitas pemanfaatan sumber daya tidak digunakan secara menyimpang dari rencana, sehingga tujuan utama dari organisasi tersebut bisa terwujud.

Tujuan Manajemen Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan sasaran organisasi. Namun, beberapa tujuan umum dari manajemen administrasi perkantoran antara lain:

• Memberikan semua informasi yang lengkap bagi yang diperlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi diselesaikan secara efisien.
• Menyediakan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
• Membantu organisasi atau perusahaan, memelihara dan memenuhi kebutuhannya.
• Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberikan pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
• Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date atau tidak terlambat, akurat, dan bertanggung jawab.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Ruang lingkup manajemen administrasi perkantoran mencakup berbagai aspek yang terkait dengan pengelolaan kantor. Beberapa aspek yang termasuk dalam ruang lingkup manajemen kantor antara lain:

1. Ruang Kantor

Mengatur yang berhubungan dengan ruang perkantoran. Seperti luas, jumlah, penjatahan, tata ruang, kenyamanan, keamanan, kebersihan, perubahan, pemindahan, pemeliharaan.

2. Komunikasi

Mengelola hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat, pelayanan, media komunikasi. Seperti telepon, telex, fax, resepsionis, kehumasan dan lain-lain

3. Personil Kantor

Kepegawaian perkantoran yang berhubungan dengan HRD atau human resource development, GA atau general afair, pelatihan, pengujian, dan lain-lain

4. Perabotan dan Peralatan

Mengatur dan mengelola perolehan dan pemeliharaan perabot kantor. Seperti meja, kursi, dan lain-lain.

5. Peralatan dan Mesin

Mengatur dan mengelola pembelian dengan pemeliharaan peralatan dan mesin. Seperti mesin ketik, komputer, printer, mesin hitung, pelengkapan kebersihan dan lain-lain.

6. Perlengkapan dan Alat Tulis

Yang mengontol, menangani dengan pembelian perlengkapan dan permintaan alat tulis kantor dan percetakan.

7. Metode

Berhubungan dengan proses dan pengelolaan data, pengukuran hasil kerja, sistem dan prosedur kerja, analisis statistic dan lain-lain

8. Catatan

Berhubungan dengan pengoordinasian formulir, perancangan formulir pelayanan surat menyurat, pelaporan kearsipan dan lain-lain

9. Kontrol Eksekutif

Pejabat pimpinan meliputi perencanaan organisasa, setarlisasi dan desentralisasi pelayanan, perencanaan anggaran, forecasting, job analysis dan lain-lain.

Tantangan dalam Manajemen Perkantoran

Manajemen kantor dihadapkan pada berbagai tantangan yang perlu diatasi agar dapat berfungsi dengan baik. Beberapa tantangan tersebut antara lain:

1. Perubahan Teknologi

Perkembangan teknologi yang cepat mengharuskan manajemen administrasi perkantoran untuk terus mengikuti dan beradaptasi dengan perubahan tersebut. Hal ini meliputi penggunaan perangkat lunak baru, implementasi sistem otomatisasi, dan memanfaatkan teknologi informasi dalam mengelola operasional kantor.

2. Kepemimpinan

Kepemimpinan yang efektif sangat penting dalam manajemen administrasi perkantoran. Manajer perkantoran harus mampu menginspirasi, memotivasi, dan mengarahkan tim kerja dengan baik. Tantangan kepemimpinan meliputi mengelola konflik, mengambil keputusan yang sulit, serta membangun budaya kerja yang positif.

3. Komunikasi Efektif

Komunikasi yang efektif merupakan aspek penting dalam manajemen administrasi perkantoran. Manajer perkantoran perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik untuk menyampaikan informasi dengan jelas, mendengarkan dengan baik, dan membangun hubungan kerja yang harmonis.

4. Pengelolaan Waktu

Manajer perkantoran sering dihadapkan pada tuntutan waktu yang ketat dan banyaknya tugas yang harus diselesaikan. Tantangan dalam mengelola waktu meliputi prioritas, pengaturan jadwal, dan manajemen tugas yang efisien.

Sumber Daya dalam Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran mengelola berbagai sumber daya yang ada dalam konteks perkantoran. Beberapa sumber daya yang penting dalam manajemen administrasi perkantoran adalah:

• Manusia

Sumber daya manusia merupakan aset berharga dalam manajemen administrasi perkantoran. Manajer perkantoran bertanggung jawab dalam perekrutan, pengembangan, dan pengelolaan karyawan. Dalam mengelola sumber daya manusia, manajer perlu memperhatikan motivasi, pengembangan keterampilan, serta pengaturan kerja yang efektif.

• Keuangan

Manajemen administrasi perkantoran juga melibatkan pengelolaan keuangan yang baik. Manajer perkantoran perlu mengelola anggaran, mengatur pembayaran, serta melakukan pemantauan terhadap aliran kas perusahaan. Pengelolaan keuangan yang efektif dapat membantu memastikan stabilitas keuangan dan pertumbuhan perusahaan.

• Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana kantor juga merupakan sumber daya yang perlu dikelola dengan baik. Hal ini meliputi pemeliharaan dan pengaturan ruang kantor, peralatan, serta sistem teknologi yang digunakan dalam operasional kantor.

Jurusan Manajemen Perkantoran

Jurusan manajemen perkantoran merupakan pilihan pendidikan yang dapat membekali individu dengan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola operasional perkantoran. Beberapa hal yang perlu diketahui tentang jurusan manajemen administrasi perkantoran antara lain:

1. Deskripsi Jurusan

Jurusan manajemen administrasi perkantoran mengajarkan konsep dan praktik dalam manajemen administrasi perkantoran. Mahasiswa akan mempelajari aspek-aspek seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta pengelolaan sumber daya dalam konteks perkantoran.

2. Mata Kuliah yang Diajarkan

Mata kuliah yang diajarkan dalam jurusan manajemen administrasi perkantoran meliputi manajemen kantor, komunikasi bisnis, pengelolaan administrasi, manajemen sumber daya manusia, serta teknologi informasi perkantoran.

3. Prospek Kerja

Jurusan manajemen perkantoran menawarkan prospek kerja yang luas. Lulusan dapat bekerja di berbagai bidang, seperti perusahaan swasta, lembaga pemerintahan, perbankan, konsultan manajemen, serta industri jasa lainnya. Beberapa posisi yang dapat diisi antara lain manajer administrasi, supervisor operasional, staf administrasi, serta manajer sumber daya manusia.

Contoh Manajemen Perkantoran

Contoh penggunaan manajemen perkantoran dapat ditemukan dalam berbagai perusahaan. Beberapa contoh implementasi manajemen administrasi perkantoran yang berhasil antara lain:

1. Implementasi Sistem Pengarsipan Digital

Sebuah perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan sistem pengarsipan digital guna meningkatkan efisiensi dan aksesibilitas data. Dengan menggunakan sistem ini, proses pencarian dan pengelolaan dokumen menjadi lebih cepat dan efisien, mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik.

2. Penggunaan Alat Kolaborasi Online

Perusahaan yang memiliki tim yang terdiri dari anggota yang bekerja dari lokasi yang berbeda memanfaatkan alat kolaborasi online. Dengan menggunakan alat ini, tim dapat berkomunikasi, berbagi file, dan bekerja sama secara efektif meskipun tidak berada di tempat yang sama.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno mengenai pengertian manajemen kantor. Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan pengertian manajemen perkantoran merupakan aspek penting dalam mengelola operasional dan administrasi kantor.

Dengan mengimplementasikan fungsi-fungsi manajemen, memahami asas-asas yang menjadi landasan, dan mengatasi tantangan yang ada, manajemen administrasi perkantoran dapat berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

Jurusan manajemen administrasi perkantoran juga menyediakan peluang pendidikan dan karir yang menjanjikan dalam bidang ini. Semoga informasi yang Teknatekno berikan bisa bermanfaat untuk Teknozen. Terima kasih sudah membaca.