Tips Menjadi Customer Service yang Baik dan Disukai Pelanggan

Teknatekno.com – Berikut ini tips atau cara menjadi customer service yang baik, handal, dan tentunya disukai oleh konsumen. Bagi kamu yang bekerja dibidang ini pasti sangat membutuhkan tips dan saran yang positif agar skill yang dimiliki semakin meningkat.

Customer service adalah jantung dari setiap perusahaan yang mana departemen ini akan terus berhubungan dengan konsumen. Perusahaan pasti akan menugaskan orang-orang terbaik dan paling bisa diandalkan untuk peran customer service ini.

Menjadi customer service yang sangat baik adalah bakat atau skill yang diinginkan banyak perusahaan. Customer service akan selalu diandalkan, terlepas dari apapun bidang usahanya. Bagian ini membantu perusahaan dalam menangani barang dan berhubungan dengan pelanggan.

Keberadaan costomer service merupakan pintu utama hubungan antara perusahaan dengan konsumen. Customer service akan menangani permintaan informasi dan masalah terkait produk lainnya dengan tepat.

Apa Itu Customer Service?

Customer service adalah segala aktivitas yang tujuan utamanya untuk menawarkan kepuasan dan layanan yang diperlukan kepada konsumen. Customer service berfungsi sebagai penghubung antara pemilik perusahaan dan konsumen.

Perusahaan yang mempromosikan produk atau jasanya di internet kini harus memiliki CS. Misalnya, jika kamu melihat situs web saat ini, kamu akan melihat fasilitas obrolan di sudut kanan bawah. Tujuannya jelas, yaitu jika pengunjung yang datang di situs web merasa kurang jelas, mereka bisa menghubungi CS.

Tugas Tanggung Jawab Menjadi Customer Service

Selain menjawab chat dari website, customer service juga memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab lain, diantaranya:

1. Menerima Tamu (Resepsionis)

Customer service harus bisa menyapa pengunjung tidak hanya secara online, tapi juga offline. Customer service sering berada di garda depan, jadi ketika ada pengunjung yang datang, orang pertama yang mereka lihat adalah CSnya.

Oleh karena itu, seorang CS harus dituntut bersikap ramah, sopan, dan berpengetahuan tentang perusahaan tempat dia bekerja, termasuk barang, jasa, dan fasilitas terkini.

2. Komunikator

CS harus menjadi komunikator selain menjadi penerima tamu. Peran komunikator di sini adalah bertindak sebagai penghubung antara konsumen dan perusahaan. Selain itu, CS harus bisa menangani keluhan, pertanyaan, dan konsultasi mengenai operasional perusahaan.

3. Customer Relation Office

Karena customer service selalu terikat dengan konsumen, CS harus mampu menciptakan koneksi yang solid dengan pelanggan. Solusi sederhananya adalah memberikan layanan terbaik, ramah, dan ceria. Karena baik buruknya perusahaan akan tercermin dalam layanan CS.

Cara Menjadi Customer Service yang Baik

Setiap perusahaan pasti menginginkan customer service terbaik. Hal ini karena memberikan layanan terbaik kepada pelanggan akan membantu perusahaan berkembang. Kamu bisa mengikuti tips-tips di bawah ini untuk menjadi customer service yang kompeten dan profesional:

1. Cepat Tanggap Dengan Telepon Masuk

Panggilan masuk akan selalu menjadi bagian dari pekerjaan customer service. Selalu tanggap dan merespon cepat saat ada panggilan masuk. Ini adalah hal pertama yang harus dilakukan oleh seorang customer service di perusahaan mana pun.

Kenapa hal tersebut sangat penting? Karena kamu tidak pernah tahu ada berita, informasi, atau peluang apa yang mungkin disampaikan oleh si penelepon. Jika kamu tidak membalas dengan cepat, informasi bisa saja terabaikan atau peluang yang mungkin terlewatkan.

Untuk memberikan customer service yang bisa diandalkan, jangan biarkan telepon berdering untuk waktu yang lama. Jika kamu mengabaikan telepon untuk waktu yang lama, perusahaan akan mendapatkan penilaian negatif atau umpan balik negatif dari pelanggan.

2. Memiliki Produk Knowledge

Pengetahuan produk telah menjadi keharusan bagi customer service. Kapasitas untuk menangkap semua informasi yang berhubungan dengan produk akan membuatnya lebih mudah untuk melayani pelanggan.

Ketika konsumen ingin memperoleh barang atau menggunakan jasa perusahaan, mereka hampir selalu menanyakan produk terlebih dahulu. Customer service bertanggung jawab untuk menyediakan informasi dan menjawab setiap pertanyaan konsumen.

Pengiriman barang ke pelanggan sangat penting agar produk bisa digunakan. Ketika kamu bisa menjelaskan dan membujuk konsumen secara efektif, peluang kamu untuk menutup pembelian yang menguntungkan meningkat.

Bagaimana caranya meningkatkan pengetahuan produk tersebut? Yaitu dengan melakukan simulasi pada barang yang ditentukan. Selidiki semua materi, termasuk kelebihan dan kekurangannya, serta segala kemungkinan dan informasi tambahan.

3. Menggunakan Bahasa Positif

Customer service profesional akan selalu menggunakan kata-kata yang menyenangkan. Meskipun ada banyak komentar yang bertentangan dengan apa yang sebenarnya diinginkan pelanggan, mereka tetap harus menggunakan bahasa yang positif.

Belajarlah untuk mengganti kata-kata negatif dengan yang lebih positif. Hal ini dilakukan untuk memenuhi kepuasan pelanggan di masa depan. Perusahaan berharap konsumen akan memahami dan terus menggunakan barang-barangnya.

Ketika ada keluhan tentang barang yang dibeli, salah satu contoh bisa digunakan. Jika perusahaan tidak bisa memberikan pengembalian dana kepada konsumen, kamu bisa mengirimkan informasi berikut.

“Mohon maaf sekali bapak/ibu, barang yang telah kamu beli tidak bisa kami lakukan refund dalam bentuk uang. Namun, jika bapak/ibu bersedia membeli produk lain, kami akan tetap memberikan harga yang sama”.

4. Bersedia Menerima Komplain dan Aduan

Hampir setiap perusahaan pernah mengalami keluhan dan kekhawatiran konsumen. Sebagai customer service, kamu harus siap untuk skenario ini. Kamu tidak hanya harus berurusan dengan masalah konsumen, tetapi kamu mungkin juga harus mengadopsi sikap dan nada nada tinggi.

Ini adalah masalah lumrah yang dihadapi oleh customer service. Kamu harus bisa menerima keadaan dan bahaya pekerjaan. Pahami keluhan dan upayakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah.

Siapkan argumen pendukung jika keluhan terkait secara teknis, seperti sistem down atau karena kebijakan perusahaan. Ingatlah untuk selalu menjawab dengan tenang dan rasional.

5. Menjadi Pendengar yang Baik

Menjadi customer service memerlukan kesediaan untuk mendengarkan. Mendengarkan kritik atau pujian atas kinerja pribadi atau perusahaan. Kamu harus selalu memiliki telinga yang siap mendengar semua komentar konsumen.

Sekalipun kamu memiliki keahlian produk yang sangat baik, percuma saja jika kamu tidak bisa mendengarkan apa yang dikatakan konsumen. Dibutuhkan usaha untuk bersikap baik dan mengembangkan empati.

Interaksi langsung dengan konsumen adalah pendekatan terbaik. Semakin lama waktu yang dibutuhkan, semakin banyak fakta dan informasi menarik yang mungkin kamu dapatkan dari apa yang dikatakan konsumen. Jangan menantang apa pun yang dikatakan pelanggan.

6. Jangan Memberikan Janji yang Tidak Bisa Ditepati

Customer service bisa membuat kesalahan dalam membuat janji atau menetapkan harapan bagi pelanggan. Masalahnya adalah dalam membuat komitmen berdasarkan informasi yang salah atau tanpa keahlian yang sesuai.

Ini mungkin terjadi selama keluhan. Untuk menghindari kesal atau kecewa, konsumen seringkali diberikan ekspektasi yang bertentangan dengan kebijakan perusahaan. Bahkan jika kemungkinan besar perusahaan tidak menghasilkan apa yang dijanjikan.

Jika tujuan membuat janji atau menawarkan harapan adalah untuk menenangkan pelanggan, langkah ini hanya akan membuat pelanggan semakin marah. Karena apa yang dijanjikan tidak ditepati. Keluhan akan lebih panjang dan mungkin lebih kompleks.

Periksa kebijakan sebelumnya sebelum mengatur janji. Jika informasi yang diberikan tidak benar, maka akan merugikan citra perusahaan maupun kamu sendiri.

7. Memberikan Bantuan

Langkah selanjutnya dalam menjadi customer service adalah membantu konsumen. Bantuan tidak harus berupa uang atau barang bernilai tinggi lainnya. Bantuan kecil terkadang bisa sangat berarti bagi konsumen. Customer service kemungkinan besar akan menangani ini. Profesi ini membutuhkan empati selain keterampilan atau pengalaman.

Di rumah sakit, misalnya, seorang pasien menghubungi departemen customer service. Pasien menanyakan ketersediaan dokter. Tanpa diminta, customer service mendaftar ke dokter yang bersangkutan secara bersamaan.

Meski terkesan sedikit, namun sangat memudahkan akses pasien terhadap pelayanan. Selain meningkatkan nilai kamu, menawarkan dukungan akan memberikan citra yang baik bagi perusahaan, membuat konsumen lebih loyal kepada perusahaan.

8. Mempunyai Kesabaran

Salah satu kualitas yang harus dimiliki customer service adalah kesabaran. Kamu akan menghadapi berbagai keadaan yang mengejutkan. Saat berinteraksi dengan konsumen, sangat penting untuk menjaga ketenangan kamu setiap saat.

Sikap sabar akan membantu dalam penjelasan informasi produk. Ketenangan hati dan pikiran juga akan mempermudah membaca kondisi nasabah. Berurusan dengan pelanggan lebih mudah ketika kamu tetap tenang dan tidak menyerah pada emosi kamu.

Rasa kesabaran yang tinggi adalah suatu keharusan bagi customer service. Kamu harus bisa berinteraksi dengan konsumen dalam berbagai situasi. Ini mungkin dihadapkan dengan konsumen yang marah yang sulit diajak bekerja sama. Ketenangan akan sangat penting untuk menemukan solusi.

9. Goal Oriented

Hal lain yang tidak boleh dilakukan oleh customer service adalah lesu atau ragu-ragu saat berinteraksi dengan pelanggan. Ketika kamu mulai bekerja, lakukanlah secara menyeluruh dan lengkap.

Lakukan banyak latihan dan interaksi positif dengan sepenuh hati untuk meningkatkan kinerja saya di bidang customer service. Selanjutnya, baca kembali materi pelatihan yang diberikan oleh supervisor perusahaan.

Jika kamu memiliki pertanyaan atau masalah, silakan hubungi supervisor kamu segera. Jangan terlalu lamban untuk belajar dan menemukan. Saat mencari pekerjaan, penting untuk menetapkan tujuan untuk diri sendiri.

10. Kemampuan Untuk “Membaca” Pelanggan

Tidak semua pelanggan atau konsumen akan bertemu dengan kamu secara langsung. Beberapa mungkin berkomunikasi melalui telepon atau email. Di sini, kepekaan membaca pelanggan diperlukan.

Semakin banyak kamu berlatih mendengarkan pelanggan di telepon atau membaca email, semakin baik kamu dalam mengidentifikasi berbagai jenis pelanggan. Semua kekhawatiran, keluhan, atau bahkan apresiasi pelanggan akan mengungkapkan kepribadian konsumen.

Sangat perlu untuk belajar menyesuaikan teks dengan intonasi yang berbeda untuk keluhan yang dikirim melalui email, Whatsapp, atau format tertulis lainnya. Bakat ini tidak bisa diperoleh secara langsung, tetapi dengan terus-menerus membaca tulisan pelanggan, kamu akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik.

11. Mempunyai Manajemen Waktu yang Baik

Suatu saat, seorang customer service representative bisa saja tidak mengetahui jawaban dan solusi dari pertanyaan yang diajukan konsumen. Jika ini terjadi, jangan biarkan pelanggan menunggu terlalu lama untuk tanggapan kamu.

Hubungi siapa saja yang mungkin bisa memberikan jawaban atau solusi. Bila dibandingkan dengan mengelolanya sendiri dan menyia-nyiakan waktu pelanggan, cara ini akan menghemat waktu pelanggan. Di sinilah fungsi kolaborasi berperan.

Begitu pula jika perusahaan tersebut bergerak dalam industri jasa. Jangan membuat konsumen merasa cemas menunggu saat terjadi antrean besar atau gangguan layanan. Ketika konsumen sudah menunggu cukup lama, segera hadirkan penjelasan dan alternatif pilihan.

12. Mampu Meyakinkan Pelanggan

Tips dan cara menjadi customer service representative yang terakhir adalah mampu mempersuasi pelanggan. Customer service disediakan oleh perusahaan untuk memudahkan pelanggan mendapatkan barang-barang perusahaan.

Ketika pelanggan datang yang tertarik untuk membeli atau memanfaatkan barang-barang tersebut, kamu harus bisa membujuk mereka untuk tidak mengubah pikiran mereka.

Jelaskan kelebihan dan fakta mengenai produk yang dipermasalahkan. Periksa untuk melihat apakah produk tersebut memiliki kelebihan atau kelebihan. Mungkin juga menjelaskan cara kerjanya, cara merawatnya, dan sebagainya.

Konsumen akan lebih cenderung membeli produk jika mereka memiliki informasi yang komprehensif. Pastikan kamu memahami detail produk dengan baik. Untuk menjadi persuasif, customer service yang berurusan dengan konsumen internet harus belajar mengubah nada mereka.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno mengenai beberapa tips yang bisa kamu terapkan untuk menjadi customer service yang baik, profesional dan tentunya disukai oleh pelanggan atau konsumen.

Dengan kamu menjadi customer service yang baik dan handal, hal ini akan membawa dampak positif bagi perusahaan tempat kamu bekerja. Selain itu, customer service juga menjadi salah satu pintu bagi konsumen untuk mengenal dan membeli produk yang disediakan oleh perusahaan.