Pengertian Kantor Menurut Para Ahli

Teknatekno.com – Hai Teknozen! Apakah kamu ingin memahami pengertian kantor secara menyeluruh? Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan dengan lengkap tentang pengertian kantor, fungsi utamanya, serta peranan pentingnya sebagai pusat kegiatan administratif dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dengan pemahaman yang baik tentang konsep kantor, kamu akan dapat mengenali peranannya yang tak tergantikan dalam menjalankan operasi bisnis dan memfasilitasi komunikasi yang efektif. Temukan penjelasan mendalam dan informatif seputar pengertian kantor dalam artikel ini.

Memahami Pengertian Kantor

Apa itu kantor? Secara etimologis, istilah “kantor” berasal dari bahasa Belanda yaitu “Kantoor” yang berarti ruangan tempat bekerja, instansi, dan sejenisnya. Dalam bahasa Inggris, istilahnya adalah “office” yang memiliki arti tempat memberikan jasa, tempat bekerja, atau kedudukan. Pengertian kantor dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu secara dinamis dan secara statis:

• Secara dinamis: Kantor adalah proses yang terlibat dalam menjalankan operasi seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data. Dalam arti yang lebih sempit, kantor adalah tempat di mana fungsi administrasi atau administrasi dilakukan.
• Secara statis: Kantor adalah tempat bekerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, kantor pusat, instansi, badan, perusahaan, atau tempat untuk melakukan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan distribusi data.

Dalam konteks lebih luas, pengertian kantor merupakan lingkungan fisik yang berfungsi sebagai pusat kegiatan bisnis, administrasi, dan operasional sebuah organisasi atau perusahaan. Di dalam kantor, berbagai kegiatan seperti manajemen, koordinasi, komunikasi, dan pengambilan keputusan dilakukan.

Kantor juga berperan sebagai tempat bagi para karyawan atau pekerja untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Fasilitas dan peralatan di dalam kantor, seperti meja, kursi, komputer, printer, telepon, dan lain sebagainya, mendukung pelaksanaan tugas-tugas tersebut.

Selain itu, kantor juga dilengkapi dengan infrastruktur seperti listrik, jaringan internet, dan sistem telekomunikasi agar karyawan dapat berkomunikasi dan bertukar informasi secara efektif.

Kantor juga menjadi tempat untuk menerima tamu, melakukan pertemuan, presentasi, dan diskusi antara anggota tim atau dengan pihak eksternal. Terdapat ruang rapat atau ruang konferensi di dalam kantor yang dilengkapi dengan peralatan presentasi, seperti proyektor, layar, whiteboard, atau sistem konferensi video.

Dalam era modern, konsep kantor telah mengalami perubahan signifikan dengan adopsi teknologi informasi dan komunikasi. Banyak organisasi atau perusahaan yang sekarang mengadopsi sistem kerja jarak jauh atau work from home dengan memanfaatkan teknologi seperti internet, email, dan video konferensi.

Hal ini telah mengubah paradigma kantor fisik tradisional menjadi kantor virtual di mana pekerja dapat menjalankan tugas-tugas mereka secara fleksibel dan mandiri.

Secara keseluruhan, pengertian kantor adalah ruangan atau bangunan yang digunakan sebagai tempat kerja, administrasi, dan operasional sebuah organisasi atau perusahaan. Fungsi dan arti kantor mencakup aspek dinamis dalam menjalankan operasi dan aspek statis sebagai tempat bekerja dan melaksanakan fungsi administratif.

Pengertian Kantor Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah beberapa pengertian kantor menurut para ahli yang perlu kamu ketahui:

1. Moekijat

Menurut Moekijat, kantor adalah suatu tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tata usaha.

2. Prajudi Atmosudirjo

Menurut Prajudi Atmosudirjo, pengertian kantor merupakan suatu kesatuan organisasi yang terdiri atas tempat, staf personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan.

3. Ulbert Silalahi (1997:6)

Menurut Ulbert Silalahi, kantor adalah unit kerja yang terdiri dari ruangan, personil, peralatan, dan operasional pengelolaan informasi tempat berlangsungnya tugas-tugas administrasi.

4. Kallaus dan Kelling

Office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.

Yang artinya kantor adalah fungsi di mana sistem teknologi, prosedur, dan orang-orang bergantung satu sama lain untuk mengelola salah satu sumber daya perusahaan yang paling berharga, informasi.

5. KBBI

Menurut KBBI, kantor adalah balai masudnya gedung, rumah, ruangan. Tempat mengurus suatu pekerjaan atau disebut juga tempat bekerja.

Tujuan Kantor

Tujuan kantor dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Namun, secara umum, berikut ini adalah beberapa tujuan kantor:

• Melaksanakan fungsi administrasi
• Menyediakan tempat kerja yang efisien
• Mendorong kolaborasi dan komunikasi
• Menyediakan tempat pertemuan dengan pihak eksternal
• Mewakili identitas perusahaan
• Mengelola dan menyimpan data dan informasi
• Menerima tamu dan pelayanan pelanggan
• Mengatur jadwal dan kegiatan organisasi

Fungsi Kantor

Kantor mempunyai beberapa fungsi di antaranya, yaitu menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberi informasi dan melindungi aset atau harta. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut mengenai beberapa fungsi kantor yang perlu kamu ketahui:

1. Menerima Informasi

Salah satu tugas kantor pertama adalah menerima semua jenis informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan lainnya mengenai berbagai operasi perusahaan.

Selain menerima informasi yang masuk, kantor memberikan fungsi untuk memperoleh informasi tambahan yang mungkin diperlukan nantinya oleh manajemen.

2. Merekam Informasi

Fungsi kantor kedua adalah untuk merekam atau menyimpan informasi sehingga dapat diberikan secepat mungkin jika diminta oleh manajemen.

Rekaman atau record dari semua informasi harus disimpan untuk alasan hukum atau bukti. Selanjutnya, rekaman atau record disimpan untuk memenuhi tuntutan manajemen dalam merencanakan dan mengoperasikan organisasi.

3. Mengatur Informasi

Fungsi kantor adalah mengatur segala jenis informasi dalam suatu informasi yang sistematis sehingga dapat dimanfaatkan atau digunakan secara efektif oleh orang-orang yang membutuhkannya.

Misalnya, laporan dari kegiatan promosi suatu perusahaan yang menyajikan informasi secara efektif dan dapat dibaca dengan benar. Laporan dibuat oleh pihak-pihak yang menggunakan informasi atau data yang telah disusun secara sistematis didalam kantor.

4. Memberi Informasi

Fungsi kantor adalah untuk memberikan informasi kepada individu yang membutuhkan. Ketika manajemen menginginkan informasi, kantor menawarkannya berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.

Beberapa informasi yang diberikan mungkin bersifat rutin, sementara yang lain mungkin khusus atau insidental. Informasi lisan atau tertulis juga dapat diberikan.

5. Melindungi Aset atau Harta

Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta. Semua informasi atau data yang diterima kantor dianggap sebagai aset atau milik kantor.

Kantor tidak akan berjalan dengan baik jika tugasnya hanya sebatas menerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja.

Kantor juga harus mampu menjaga aset atau aset (informasi atau data), baik penyimpanan yang benar maupun isi informasi atau data tersebut, sehingga benar-benar dimanfaatkan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak sampai ke tangan. dari pihak yang tidak bertanggung jawab.

Unsur-Unsur Kantor

Unsur-unsur kantor mencakup berbagai komponen dan faktor yang membentuk lingkungan kerja yang efisien dan produktif. Berikut adalah beberapa unsur penting dalam kantor:

• Ruangan dan Tata Letak: Ruang fisik kantor, termasuk ruangan individual, ruang rapat, area terbuka, dan ruang pelayanan, merupakan unsur utama dalam kantor. Tata letak yang baik memperhatikan kebutuhan karyawan, aliran kerja, dan efisiensi penggunaan ruang.
• Perabot dan Peralatan: Meja, kursi, lemari, rak, dan perabot lainnya merupakan unsur penting dalam kantor. Peralatan seperti komputer, printer, telepon, proyektor, dan perangkat lainnya juga diperlukan untuk mendukung kegiatan kerja.
• Infrastruktur Teknologi: Kantor membutuhkan infrastruktur teknologi yang memadai, seperti jaringan internet, sistem komunikasi, server, dan perangkat keras lainnya. Ini memungkinkan akses yang lancar ke data, komunikasi yang efektif, dan pemanfaatan teknologi dalam operasi kantor.
• Sistem Penyimpanan dan Organisasi: Sistem penyimpanan, baik dalam bentuk fisik maupun digital, penting dalam kantor untuk mengatur dan menyimpan dokumen, file, dan data organisasi. Ini meliputi penggunaan lemari arsip, rak, server penyimpanan, dan perangkat lunak manajemen dokumen.
• Fasilitas Pendukung: Fasilitas tambahan seperti ruang istirahat, kantin, toilet, area parkir, dan aksesibilitas yang baik untuk difabel adalah unsur-unsur penting dalam menciptakan lingkungan kantor yang nyaman dan berfungsi dengan baik.
• Sistem Keamanan: Keamanan kantor melibatkan langkah-langkah seperti pengamanan fisik (seperti penguncian pintu dan penggunaan kartu akses), pengawasan CCTV, sistem kebakaran, dan perlindungan data untuk menjaga keamanan karyawan dan aset organisasi.
• Komunikasi dan Sistem Informasi: Kantor memerlukan sistem komunikasi yang efektif, termasuk telepon, email, pesan instan, dan sistem konferensi video. Sistem informasi seperti intranet perusahaan atau portal karyawan juga digunakan untuk berbagi informasi dan berkomunikasi di antara anggota organisasi.
• Kebijakan dan Prosedur: Kebijakan dan prosedur yang jelas dan terdokumentasi diperlukan dalam kantor untuk mengatur perilaku karyawan, penggunaan sumber daya, pengelolaan data, dan kegiatan lainnya. Ini membantu menciptakan kerangka kerja yang teratur dan efisien.
• Karyawan: Karyawan adalah unsur terpenting dalam kantor. Mereka melaksanakan tugas-tugas administratif, operasional, dan manajerial yang diperlukan untuk menjalankan organisasi. Kolaborasi, komunikasi, dan partisipasi aktif karyawan merupakan faktor penting dalam keberhasilan kantor.
• Budaya Organisasi: Budaya organisasi mencakup nilai-nilai, norma, dan sikap yang mewarnai lingkungan kerja kantor. Budaya yang positif, inklusif, kolaboratif, dan inovatif dapat membentuk suasana kerja yang menyenangkan dan memotivasi karyawan.

Semua unsur-unsur ini bekerja bersama-sama untuk menciptakan kantor yang efisien, fungsional, dan nyaman bagi karyawan serta mendukung keberhasilan organisasi.

Ciri-Ciri Kantor

Adapun ciri-ciri dari kantor yang harus kamu ketahui diantaranya terdiri dari:

1. Sebagai teknik untuk menghubungkan panca indera dan ingatan para pemimpin perusahaan.
2. Membantu pimpinan dalam merumuskan kerja, metode kerja, dan penyederhanaan sistem manajemen.
3. Membantu administrasi atau tata usaha dalam mencapai tujuannya.

Kegiatan Pekerjaan Kantor

Berikut ini adalah beberapa kegiatan pekerjaan kantor yang perlu kamu ketahui, antara lain :

1. Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mencari ketersediaan segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih tersebar dimana-mana sehingga siap untuk dimanfaatkan pada saat dibutuhkan. Misalnya, pengumpulan data, pencarian informasi, membuat kliping, dan sebagainya.

2. Mencatat

Merupakan kegiatan tulis menulis termasuk data yang diperlukan agar dapat dikomunikasikan dan disimpan dalam bentuk tulisan yang bermakna. Misalnya, membuat surat, membuat notula, mencatat peristiwa, dan sebagainya.

3. Mengolah

Adalah serangkaian tindakan yang dirancang untuk bekerja pada data dan informasi untuk menyediakannya dalam bentuk laporan yang lebih bermanfaat. Misalnya: Pembuatan rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan keuangan.

4. Menggandakan

Ini adalah kegiatan yang melibatkan mereproduksi informasi dalam berbagai cara dan metode yang diperlukan. Misalnya, memfotokopi surat, mencetak informasi, dan sebagainya.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain dengan menggunakan metode dan teknologi yang berbeda. Misalnya mengirim email, faksimili, atau surat.

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan menyimpan informasi dalam berbagai bentuk dan teknologi di tempat yang aman. Misalnya: Menyimpan surat atau arsip, menyimpan data atau informasi ke komputer, dan menyusun buku di perpustakaan.

5. Melakukan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan. Contoh: correspondence, telepon, teleconference.

6. Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contoh: menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan.

7. Pekerjaan Lain

Secara khusus, berbagai tugas kantor yang membantu kegiatan utama organisasi. Misalnya: Pelayanan tamu, pelayanan kurir, dan pelayanan kebersihan.

Jenis-Jenis Kantor

Berikut ini adalah beberapa jenis-jenis kantor yang perlu kamu ketahui:

1. Virtual Office

Virtual office, seperti namanya, tidak ada secara fisik. Yang disediakan adalah alamat pos serta informasi kontak.

Sebuah perusahaan, misalnya, dapat menjalankan bisnisnya dari rumah namun menyewa ruang kantor virtual di gedung perkantoran. Akibatnya, perusahaan tampaknya bertempat di gedung kantor yang sama dengan virtual office.

Akibatnya, bahkan jika perusahaan dikelola dari rumah, ia akan mendapatkan kepercayaan di antara calon pelanggannya.

Selain itu, karena masalah bisnis tidak ditujukan ke rumah pribadi, pengusaha yang bekerja dari rumah akan dirahasiakan dengan menyampaikan masalah bisnis ke virtual office.

Resepsionis, asisten, pusat panggilan, dan manfaat komunikasi lainnya disediakan oleh virtual office. Ada juga layanan antariksa, termasuk alamat yang menonjol, yang sering disediakan oleh kantor virtual.

Layanan ini memberikan alamat profesional, alamat pos, tempat pertemuan, dan pilihan untuk menyewa tempat untuk waktu yang singkat.

2. Serviced Office

Tempat kerja tunggal ini tidak hanya menawarkan tempat tetapi juga menampung semua administrator. Manajer fasilitas yang juga berfungsi sebagai administrator akan menyewakan ruang kerja atau lantai kerja ke berbagai perusahaan.

Serviced office sering ditemukan di distrik perusahaan di kota-kota besar. Tujuan dari pembuatan serviced office space adalah untuk memberikan keleluasaan bagi bisnis yang menggunakannya karena umumnya siap disewa.

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan bahwa, kantor dapat diartikan sebagai bagian organisasi yang menjadi pusat bagi kegiatan administrasi dan pengendalian kegiatan pengolahan data atau informasi.

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar pengertian kantor, tujuan, fungsi, unsur-unsur, dan ciri-cirinya sampai dengan jenis-jenis kantor yang ada diindonesia. Semoga artikel ini bisa bermanfaat ya!