Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli, Fungsi dan Tugasnya

Teknatekno.com – Pengertian sekretaris adalah kunci dalam memahami peran yang sangat penting dalam dunia bisnis dan administrasi. Sekretaris adalah individu yang memiliki tanggung jawab utama dalam menjalankan berbagai tugas administratif dan manajerial yang mendukung kelancaran operasional sebuah organisasi atau perusahaan.

Untuk lebih spesifiknya Teknatekno akan membahas tentang apa itu sekretaris, mulai dari pengertian sekretaris secara umum, pengertian sekretaris menurut para ahli, tujuan, fungsi, jenis-jenis hingga tugasdan tanggung jawab seorang sekretaris. Nah untuk itu simak artikelnya dibawah ini.

Apa itu Sekretaris

Apa itu sekretaris? Seorang sekretaris adalah individu yang memiliki peran utama dalam melaksanakan berbagai tugas administratif dan manajerial dalam konteks organisasi atau perusahaan.

Perannya mencakup pengelolaan jadwal, penanganan komunikasi, manajemen surat-menyurat, penyusunan laporan, serta memberikan dukungan kepada atasan atau manajer dalam menjalankan pekerjaan mereka.

Selain itu, seorang sekretaris juga berfungsi sebagai penghubung antara berbagai pihak dalam organisasi, seperti karyawan, klien, atau mitra bisnis. Salah satu elemen kunci dalam peran seorang sekretaris adalah menjaga kerahasiaan informasi yang berkaitan dengan perusahaan atau organisasi tersebut.

Istilah “sekretaris” berasal dari bahasa Latin, yaitu “secretum,” yang berarti “rahasia” atau “tersembunyi.” Kata ini telah meluas penggunaannya dan digunakan dalam berbagai bahasa di seluruh dunia untuk merujuk kepada seseorang yang bertanggung jawab dalam menjaga kerahasiaan informasi dan memberikan dukungan administratif.

Secara keseluruhan, pengertian sekretaris adalah individu yang memegang peran penting dalam membantu organisasi atau perusahaan menjalankan berbagai tugas administratif dan manajerial, serta dalam menjaga kerahasiaan informasi yang berkaitan dengan entitas tersebut.

Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah beberapa pengertian sekretaris menurut para ahli:

1. Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano

Pengertian sekretaris adalah pekerja terampil. Kamu juga dituntut sebagai profesional untuk menangani berbagai pekerjaan kesekretariatan dengan kompetensi, kepercayaan, dan kepribadian.

2. Menurut C. L Barnhart

Pengertian sekretaris adalah seseorang yang menangani surat-surat, catatan, dan tugas-tugas lain untuk individu atau lembaga.

Seorang pejabat tinggi pemerintah yang bertugas mengawasi dan memimpin suatu instansi pemerintah tertentu. Perabotan yang dapat berfungsi baik sebagai meja tulis maupun meja dan rak buku.

3. Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler

Pengertian sekretaris adalah seseorang yang bekerja untuk orang lain untuk membantu komunikasi, pekerjaan menulis, memperoleh informasi, dan tugas-tugas lainnya.

Karyawan yang ditunjuk oleh komunitas, bisnis, atau serikat pekerja untuk menangani komunikasi dan menyimpan catatan, terutama kamu yang berinteraksi dengan atasan kamu dan menteri yang bertanggung jawab atas lembaga pemerintah.

4. Menurut M. Braum dan Roman

Pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dan pemimpin yang dapat menerima dikte, menyiapkan surat, menyapa pengunjung, dan memverifikasi atau mengingatkan kepemimpinannya akan tugas yang diberikan, serta melaksanakan banyak kewajiban lain yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas kepemimpinannya.

5. Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden

Pengertian sekretaris adalah pegawai kantoran yang karena kedudukannya mempunyai kewajiban yang lebih besar daripada seorang stenografer. Tanggung jawabnya sering kali mencakup mengambil dan menyalin dikte (menyalin apa yang disampaikan pimpinan ke dalam bentuk tulisan, umumnya draf surat)

Berinteraksi dengan publik, menjawab telepon, mengundang rapat, menjadwalkan janji temu, dan menyimpan atau mengarsipkan dokumen. Naskah dan surat-surat Seorang sekretaris sering digunakan sebagai asisten administrasi atau pemimpin muda.

6. Menurut Wursanto

Pengertian sekretaris adalah pegawai yang tugasnya membantu manajer kantor dalam melakukan tugas khusus manajer atau pemimpin.

7. Menurut The Liang Gie

Pengertian sekretaris adalah seseorang yang tugasnya adalah mengatur komunikasi, termasuk mempersiapkan pejabat penting atau organisasi.

8. Menurut Saiman

Pengertian sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas menulis atau mencatat suatu pekerjaan, baik itu di kantor maupun perusahaan.

9. Menurut Webster

Pengertian sekretaris adalah pegawai yang dapat menjaga martabat, mengelola komunikasi, dan tanggung jawab administratif lainnya, serta seorang individu yang akan memimpin banyak posisi atau instansi pemerintah.

10. Menurut Webster New Dictionary of American Language College

Pengertian sekretaris adalah karyawan yang mengatur data, menangani surat, atau melakukan tugas menulis lainnya untuk kepentingan perusahaan atau atasan.

Tujuan Sekretaris

Berikut ini adalah tujuan dibentuknya sekretaris di suatu organisasi atau perusahaan yaitu adalah:

1. • Sekretaris harus dapat menjamin kelancaran operasional organisasi atau operasi perusahaan dan juga bertanggung jawab atas tugas atau kegiatan rutin di dalam perusahaan atau organisasi, serta menyalurkan informasi yang ada.
   • Sebagai sumber utama untuk membahas masalah kepemimpinan dalam rangka peningkatan tanggung jawab dan operasional organisasi atau perusahaan.
   • Membantu kelancaran proses atau kegiatan manajemen, khususnya tugas-tugas administrasi.
   • Memperbaiki citra atasan.
   • Merampingkan tugas-tugas administratif atau operasi di tempat kerja, seperti menulis, mengarsipkan, dan menyalin dokumen yang dibutuhkan perusahaan.
   • Dalam sebuah perusahaan, memperkuat interaksi antara atasan dan bawahan dalam hal komunikasi atau hanya bertindak sebagai penghubung antara atasan dan bawahan.
   • Media untuk mendokumentasikan, melestarikan, mengingatkan, atau mengawasi rencana kerja sehari-hari di perusahaan atau organisasi.

Fungsi Sekretaris

Fungsi sekretaris organisasi atau perusahaan memiliki fungsi dan peran penting terhadap atasan dan bawahan, berikut penjelasannya:

1. Fungsi Terhadap Atasan

Adapun fungsi sekretaris terhadap atasan adalah:

• • Menjadi penentu kebijakan untuk kebijakan yang adil bagi pekerja, dipasangkan dengan sikap yang disesuaikan dengan koneksi khusus kamu.
  • Menjadi sumber kepemimpinan untuk berbagai tugas dan fungsi.
  • Menjadi pelaksana keinginan atasan terhadap bawahan.
  • Sebagai ide pemikiran manajemen alternatif.
  • Menjadi komponen pendukung keberhasilan perusahaan atau organisasi dan mencerminkan kepemimpinan bawahan.

2. Fungsi Terhadap Bawahan

Sekretaris juga bekerja untuk bawahan. Fungsinya yaitu:

• • Menjadi cara memotivasi pekerja bawahan untuk melakukan tugas yang diberikan dengan benar dan lancar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
  • Memberikan kebanggaan kepada karyawan untuk bekerja di perusahaan kamu.
  • Tampil sebagai pengirim untuk meminta kontribusi atau saran tentang berbagai mata pelajaran.
  • Melaksanakan strategi bawahan untuk memobilisasi dan mempelajari kekurangan dan aspirasi bawahan.

Jenis-Jenis Sekretaris

Berikut ini adalah beberapa jenis-jenis sekretaris yang perlu kamu ketahui sebagai berikut:

1. Sekretaris Pribadi

Seorang sekretaris pribadi adalah seseorang yang bekerja untuk operasi kantor atau kegiatan untuk membantu klien pribadi. Dalam istilah lain, sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan diberi kompensasi oleh individu pribadi.

2. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi disebut juga dengan sekretaris badan atau sekretaris perusahaan, adalah seorang manajer yang membawahi suatu unit kerja di bidang ke sekretariatan selain melaksanakan tugas-tugas pimpinan.

3. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan perusahaan atau organisasi yang bertugas melaksanakan tugas-tugas kantor bagi pengurus tertentu.

Tugas Pokok dan Umum Sekretaris

Berikut ini adalah beberapa tugas pokok dan umum sekretaris yang perlu kamu ketahui:

1. • Menjawab telepon dan berikan informasi penelepon, mengambil pesan, atau pengalihan panggilan langsung ke orang yang tepat.
   • Menyelenggarakan suatu konferensi, pertemuan, dan pemesanan perjalanan bagi personil kantor.
   • Menulis, mengetik, dan menyebarluaskan catatan rapat, serta komunikasi dan laporan rutin.
   • Sambut pengunjung dan penelepon, jawab pertanyaan, dan arahkan mereka ke orang yang tepat berdasarkan kebutuhan mereka.
   • Mencari dan melampirkan file yang sesuai untuk sebuah korespondensi yang membutuhkan balasan.
   • Menerima sebuah pemberitaan email, materi promosi, dan informasi lainnya.
   • Acara dapat dijadwalkan dan diatur.
   • Buat salinan korespondensi dan materi cetak apa pun.
   • Membuat dan mengkonfirmasi pertemuan dengan klien, pelanggan, atau supervisor.
   • Memelihara catatan pengumpulan dan pengeluaran dan mengumpulkan dan mengeluarkan pembayaran dari rekening kas.
   • Untuk mencari informasi yang dibutuhkan, lakukan pencarian dengan memanfaatkan sumber seperti internet.
   • Merencanakan dan mengatur konferensi dan pertemuan.
   • Buat rutinitas dan jadwal kerja, dan pantau aktivitas harian staf administrasi.
   • Pelajari cara menjalankan teknologi baru di tempat kerja baru untuk merancang dan menerapkannya.
   • Mengelola proyek, dan juga dapat memberikan kontribusi kepada panitia dan tim kerja.
   • Memelihara sistem surat elektronik dan mengelola arus informasi baik secara internal maupun dengan organisasi eksternal.
   • Mempersiapkan dan juga cek email.
   • Menawarkan layanan kepada konsumen, seperti penempatan pesanan dan informasi akun.
   • Mereview atau mengulas pekerjaan karyawan untuk memverifikasi ejaan dan tanda baca, memastikan bahwa persyaratan format perusahaan diikuti, dan mengusulkan modifikasi.
   • Mengawasi personel administrasi lainnya dan melatih dan mengorientasikan karyawan baru.
   • Mengoperasikan berbagai peralatan kantor seperti gunakan mesin faks, mesin fotokopi, dan sistem telepon, serta PC untuk spreadsheet, pengolah kata, manajemen basis data, dan aplikasi lainnya.
   • Mengisi sebuah buku harian.
   • Mengelola suatu database.
   • Perekrutan, pelatihan dan pengawasan para staff junior.
   • Menerapkan metode dan sistem administrasi baru.

FAQ

Berikut ini adalah tanya jawab seputar sekretaris adalah:

1. Apa Nama Lain dari Sekretaris?

Sinonim kata sekretaris adalah penulis, cerpenis, novelis, pengarang, penggubah. Sinonim adalah kata yang memiliki persamaan makna dengan kata lain.

2. Apa Nama Tempat Kerja Sekretaris?

Karier yang satu ini sangat erat dengan pekerjaan kantoran. Sekretaris umumnya bekerja pada bidang administratif dan membantu atasan untuk mengurus hal-hal yang berkaitan dengan administrasi.

3. Berapa Gaji Sekretaris?

Kisaran gaji sebagian besar pekerja pada profesi Sekretaris Administrasi dan Eksekutif dari Rp. 2,919,249 hingga Rp. 11,455,309 per bulan. Sekretaris Administrasi dan Eksekutif biasanya menghasilkan antara dari Rp. 2,919,249 sampai Rp. 5,809,788 bersih per bulan pada awal pekerjaan.

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan bahwa sekretaris adalah seorang yang harus mampu menjaga rahasia manajemen atau perusahaan, yang berarti tidak boleh diketahui oleh individu atau pekerja lain.

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar pengertian sekretaris, tujuan, fungsi, jenis-jenis, hingga tugas pokok dan umum sekretaris. Terima kasih sudah membaca, semoga artikel ini bermanfaat ya!