Otomatisasi Perkantoran: Inilah 13 Dampak Positif dan Negatif yang Perlu Kamu Ketahui

Teknatekno.com – Sebagian dari kamu mungkin sudah ada yang pernah mendengar istilah otomatisasi perkantoran. Dampak positif dan negatif otomatisasi perkantoran yang diberikan dari penggunaan otomatisasi perkantoran sangatlah beragam. Khususnya dalam ruang lingkup perusahaan.

Pasti kamu bertanya-tanya, sebenarnya apa sih pengertian otomatisasi perkantoran itu? Apa saja jenis dan manfaatnya?

Untuk menjawab rasa penasaran kamu tentang apa itu otomatisasi perkantoran, pada artikel ini Teknatekno akan membahas seputar otomatisasi perkantoran, mulai dari pengertiannya, tujuannya, manfaatnya, sampai dengan dampak otomatisasi perkantoran.

Apa itu Otomatisasi Perkantoran

Pengertian otomatisasi perkantoran adalah sebuah sistem informasi berbasis telekomunikasi yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan maupun mendistribusikan pesan, dokumen dan juga segalam macam elektronik diantara individu, kelompok kerja dan organisasi.

Semua sistem elektronik formal maupun informal khususnya yang berhubungan dengan komunikasi informasi kepada dan dari individu yang berada didalam ataupun diluar perusahaan merupakan kategori otomatisasi perkantoran.

Mereka yang berada di dalam sebuah perusahaan bisa menerapkan otomatisasi perkantoran ini sebagai alat komunikasi dengan orang yang tidak ada dalam perusahaan tersebut atau orang dari perusahaan lain yang datang ke perusahaan tersebut.

Dengan kata lain, otomatisasi perkantoran adalah sebuah strategi untuk mengintegrasikan teknologi yang tinggi kedalam alur kerja yang ada.

Pada awal tahun 1960, IBM membuat istilah word-processing untuk mendefinisikan aktivitas devisi mesin TIK listriknya, pada saat itulah istilah otomatisasi muncul.

Sebagai bukti, di tahun 1964 IBM berhasil menjual mesin yang diberi nama Magnetik Tape atau Selectric Typewriter (MT/ST). MT/ST adalah mesin ketik yang mampu mengetik beberapa kata yang seblumnya sudah otomatis terekam dalam pita magnetik.

Istilah otomatisasi ini mempunyai pengertian sebagai mesin yang digunakan untuk melaksanakan tugas fisik manusia. Pada umumnya, otomatisasi kantor ini dikenal dengan sebutan Office Automation (OA).

Tujuan Otomatisasi Kantor

Tujuan utama otomatisasi kantor ini adalah untuk meningkatkan produktivitas kerja. Adapun tujuan lainnya yaitu:

1. Meminimalisir Biaya

Fungsi komputer bukan sebagai pengganti pekerja, namun komputer berfungsi sebagai penunda bertambahnya tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan beban kerja.

2. Memecahkan Masalah Kelompok

Otomatisasi perkantoran memudahkan para manajer untuk saling berkomunikasi secara baik dalam memecahkan suatu masalah.

3. Sebagai Pelengkap BUkan Pengganti

Otomatisasi kantor tidak berperan untuk menggantikan komunikasi interpersonal tradisional berupa percakapan face to face, melalui telepon, melalui pesan tertulis dan sebagainya.

4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi

Contohnya antara telepon, komputer, jaringan internet, satelit, dan lain sebagainya.

5. Mengupdate Alur Kerja di Perusahaan

Sistem otomatisasi perkantoran memudahkan para karyawan untuk memproses beberapa dokumen secara cepat dan lebih baik.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Sistem otomatisasi kantor menawarkan beberapa manfaat. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dirasakan oelh perusahaan yang menggunakan sistem otomatisasi kantor:

• • Membuat pekerjaan kantor lebih cepat selesai.
  • Mengurangi kebutuhan perekrutan karyawan baru.
  • Membutuhkan tempat yang cukup untuk menyimpan data perusahaan
  • Memperbarui data secara bersamaan meskipun terjadi perubahan jadwal

Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Dibawah ini adalah beberapa aplikasi yang digunakan dalam sistem otomatisasi kantor:

1. Aplikasi Pengolah Kata (Word Processing)

Otomatisasi kantor membutukan perangkat elktronik untuk melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen pengetikan dan pencetakan.

Aplikasi pengolah kata membantu dalam memecahkan masalah dengan cara membuat manajer menyiapkan pesan tertulis yang lebih baik. Contoh aplikasi pengolah kata yaitu Microsoft Word.

2. Surat Elektronik (Electronic Mail atau E-mail)

Sistem otomatisasi perkantoran menggunakan jaringan komputer yang memudahkan penggunanya untuk mengirim, menyimpan serta menerima pesan melalui perangkat penyimpanan dan terminal komputer.

Tujuan utama dari surat elektronik atau e-mail adalah untuk meringankan beberapa masalah yang terjadi pada penggunaan telepon konvensional.

3. Voice Mail

Fungsi voice mail tidak jauh berbeda dengan surat elektronik (e-mail). Bedanya adalah pengguna hanya perlu mengucapkan pesan yang akan dikirim tanpa perlu mengetiknya serta menggunakan telepon untuk menghubungi penerima pesan.

4. Transmisi Faximile (Fax)

OA menggunakan peralatan khusus yang mampu membaca lampiran dokumen di pojok saluran komunikasi dan membuat salinan di pojok yang lainnya. Penggunaan Fax sangat mudah untuk diterapkan dan digunakan.

5, Konferensi Audio (Audio Conference)

OA menggunakan peralatan komunikasi suara untuk menciptakan hubungan audio antara orang-orang yang dipisahkan oleh jarak untuk keperluan konferensi.

Audio conferencing merupakan aplikasi otomatisasi perkantoran pertama yang paling banyak digunakan. Aplikasi ini hanya membutuhkan pemanfaatan fasilitas komunikasi audio dua arah.

OA menggunakan peralatan komunikasi suara untuk menciptakan hubungan audio antara orang-orang yang dipisahkan oleh jarak untuk keperluan konferensi.

Pengguna Otomatisasi Perkantoran

Para pengguna otomatisasi kantor pada umumnya adalah:

1. Manajer

Yaitu beberapa orang yang bertugas dan bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan, khususnya sumber daya manusia.

2. Professional

Yaitu beberapa orang yang tidak mengatur orang lain namun memberikan keahlian khusus sehingga membuat mereka berbeda dari sekretaris dan pegawai administrasi.

3. Sekretaris

Umumnya sekretaris ditugaskan oleh pekerja yang berpengalaman untuk menyelesaikan beberapa tugas, seperti halnya menangani korespondensi, menjawab panggilan telepon serta mengatur jadwal meeting.

4. Pegawai Administratif

Umumnya bertugas untuk melakukan tata kelola administrasi pada perusahaan tersebut.

Jenis-Jenis Otomatisasi Perkantoran

Adapun beberapa jenis otomatisasi perkantoran yang perlu kamu ketahui yaitu:

1. Sistem Komunikasi Elektonik

Sistem komunikasi elektronik (electronic communication system ) adalah sistem teknologi informasi yang dimanfaatkan untuk berkomunikasi antar individu, antar grup kerja dan antar organisasi. E-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system merupakan contoh dari sistem komunikasi elektronik.

Bulletin board system (BBS) adalah tempat lewatnya jaringan internet yang membuat pesan disimpan di suatu lokasi yang selanjutnya pesan tersebut bisa diakses serta didesain oleh orang lain.

2. Sistem Kolaborasi Elektronik

Sebuah sistem yang tidak hanya berbagi komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan digunakan untuk bekerja disebut sebagai sistem kolaborasi elektronik (electronic collaboration system). Contoh otomatisasi perkantoran yang termasuk kedalam sistem kolaborasi yaitu teleconference dan telecommuting.

• • Teleconference : adalah pertemuan berbasis elektronik secara langsung (live) di antara dua atau lebih partisipan manusia atau mesin yang dihubungkan dengan suatu sistem telekomunikasi yang biasanya berupa saluran telepon.
  • Telecommuting : adalah model atau perjanjian kerja elektronik di mana karyawan memperoleh fleksibilitas bekerja dalam hal tempat dan waktu kerja dengan bantuan teknologi telekomunikasi.

3. Sistem Publikasi dan Pengolahan Gambar Elektronik

Sistem publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah pemanfaatan teknologi informasi untuk menghasilkan dokumen cetak. Desktop publishing, elektonik document management, grafik presentasi dan multimedia presentation merupakan contoh aplikasi sistem pubikasi dan pengolahan imej elektronik.

• • Desktop publishing : dapat menghasilkan tata letak dan menghasilkan teks dan gambar berkualitas tipografi yang sebanding dengan tipografi dan pencetakan tradisional
  • Elektonik document management (EDM) : adalah sistem penyimpanan documen yang membentuk database berupa gambar (image database) yang dapat digunakan dan diproses kembali setelahnya.
  • Grafik presentasi : berfungsi untuk menunjukkan grafik yang akan ditampilkan dalam presentasi.
  • Multimedia presentation : selain berfungsi untuk mempresentasikan grafik, aplikasi ini juga berfungsi untuk menampilkan berbagai bentuk media seperti halnya teks, grafik, foto, suara maupun video.

4. Sistem Manajemen Kantor

Sistem manajemen kantor (office management systems) adalah sistem kantor yang secara otomatis membantu pekerja dalam mengatur kegiatan mereka di perusahaan. Contoh sistem manajemen kantor yaitu desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.

• • Desktop accessories : berfungsi untuk menyediakan peralatan kantor seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon ataupun daftar jam janjian.
  • Electronic scheduling : berfungsi untuk membantu pengguna untuk mengatur jadwal kerja mereka.

5. Sistem Elektronik Formal

Sistem elektronik formal didokumentasikan menggunakan sistem prosedur tertulis. Sistem ini digunakan diseluruh perusahaan demi memenuhi tuntutan organisasi.

6. Sistem Elektronik Informal

Sistem elektronik informal tidak dirancang atau dijelaskan secara tertulis. Sistem ini digunakan pada saat sesorang membutuhkan untuk memenuhi keperluan mereka sendiri.

Dampak Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran memberikan dampak yang positif dan negatif bagi perusahaan, diantaranya yaitu:

1. Dampak Positif Otomatisasi Perkantoran

Berikut ini beberapa dampak positif otomatisasi perkantoran yang perlu kamu ketahui:

• • Mendorong untuk mempelajari keterampilan baru.
  • Pekerjaan yang membosankan bisa dialihkan ke mesin.
  • Kesalahan lebih mudah dan lebih cepat untuk diperbaiki.
  • Peluang untuk kemajuan dalam disiplin pemeliharaan peralatan, teknologi atau elektronik, programmer, dan rekayasa perangkat lunak telah meningkat.
  • Kesempatan untuk menyingkat waktu kerja setiap minggunya.
  • Pekerjaan jadi lebih sedikit.

2. Dampak Negatif Otomatisasi Perkantoran

Adapun dampak negatif otomatisasi perkantoran yaitu:

• • Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”.
  • Penggunaan teknologi yang berlebihan, seperti layar dan printer, dapat menyebabkan masalah kesehatan.
  • Komunikasi antar personal hilang karena informasi disampaikan melalui mesin.
  • Pengusaha harus mempertimbangkan implikasinya.
  • Membutuhkan waktu perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
  • Menyebabkan ketidakpuasan karyawan selama tahap implementasi.
  • Tidak semua software yang tersedia bisa sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

FAQ

Berikut pertanyaan seputar sistem otomatisasi kantor.

1. Apakah Otomatisasi Perkantoran Itu Harus Dilakukan?

Otomatisasi kantor perlu dilakukan agar memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi. Selain itu otomatisasi kantor mampu memberikan manfaat yang lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik, serta sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

2. Apa Dampak dari Otomatisasi Perkantoran Bagi Kegiatan Administrasi Perkantoran?

Mampu menyelesaikan pekerjaan maupun kegiatan kantor dengan lebih cepat. Selain itu dapat mengurangi perekrutan karyawan baru di perusahaan dalam jumlah yang banyak. Serta tidak membutuhkan penyimpanan data yang terlalu banyak karena tempat penyimpanan data yang diperlukan hanya sedikit.

3. Apa Saja Faktor Faktor yang Mempengaruhi Pemilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor?

Berikut ini faktor yang dapat memengaruhi pemilihan aplikasi otomasi kantor, diantaranya yaitu:

• • Tingkat dan jenis kebutuhan kantor.
  • Peningkatkan efisiensi kantor.
  • Nominal harga aplikasi yang ditawarkan.
  • Dukungan sesudah melakukan pembelian.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar otomatisasi perkantoran serta dampak positif dan negatif otomatisasi perkantoran di suatu perusahaan. Semoga pembahasan dalam artikel ini bisa bermanfaat dan menambah wawasan kamu tentang otomatisasi kantor.