Teknologi Perkantoran: Pengertian, Tujuan, Dampak dan Contohnya

Teknatekno.com – Di era digital yang terus berkembang ini, teknologi perkantoran memainkan peran yang sangat penting dalam dunia bisnis modern. Pengertian teknologi perkantoran adalah suatu konsep yang memiliki peran penting dalam era modern ini.

Dalam lingkungan kerja yang semakin kompleks dan cepat, penggunaan teknologi perkantoran menjadi suatu keharusan untuk mencapai efisiensi, produktivitas, dan kesuksesan yang optimal.

Dengan adanya perkembangan teknologi perkantoran yang pesat, tidak bisa dipungkiri bahwa penggunaan teknologi perkantoran telah mengubah secara signifikan cara kerja dan operasional dalam lingkungan kantor. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi seputar apa itu teknologi perkantoran, tujuan, dampak, dan contoh teknologi perkantoran dalam penggunaannya yang relevan.

Apa itu Teknologi Perkantoran

Apa yang dimaksud dengan teknologi perkantoran? Pengertian teknologi perkantoran adalah istilah yang merujuk pada penggunaan teknologi dan perangkat lunak dalam konteks lingkungan perkantoran. Hal ini mencakup penggunaan berbagai peralatan dan sistem yang dirancang untuk membantu dan meningkatkan efisiensi operasional, komunikasi, administrasi, dan manajemen dalam sebuah kantor atau organisasi.

Salah satu aspek utama dari teknologi perkantoran adalah penggunaan perangkat keras seperti komputer, laptop, printer, dan peralatan jaringan. Komputer dan laptop digunakan untuk menjalankan aplikasi perkantoran seperti pengolah kata, spreadsheet, presentasi, dan program lainnya yang mendukung tugas-tugas administratif dan manajemen.

Printer digunakan untuk mencetak dokumen dan salinan, sementara peralatan jaringan memungkinkan koneksi internet dan berbagi data di antara pengguna dalam jaringan.

Selain perangkat keras, teknologi perkantoran juga melibatkan penggunaan perangkat lunak. Ini termasuk berbagai jenis aplikasi seperti manajemen basis data, sistem manajemen konten, perangkat lunak kolaborasi, kalender elektronik, alat komunikasi seperti email, pesan instan, dan konferensi video.

Aplikasi ini membantu dalam mengorganisir informasi, menjaga komunikasi yang efektif antara anggota tim, mengatur jadwal, dan memfasilitasi kerja sama dalam lingkungan perkantoran.

Selain itu, teknologi perkantoran juga mencakup penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) untuk mengelola dan menyimpan dokumen dalam format digital. Sistem ini memungkinkan akses mudah, berbagi, dan pencarian dokumen dengan efisien, menggantikan metode tradisional penyimpanan fisik.

Teknologi perkantoran juga mencakup penggunaan perangkat mobile seperti smartphone dan tablet. Perangkat ini memungkinkan akses ke aplikasi perkantoran dan data yang penting secara real-time, memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk bekerja di luar kantor atau saat bepergian.

Selain itu, teknologi perkantoran juga mencakup penggunaan teknologi kecerdasan buatan (artificial intelligence) dan otomatisasi proses bisnis. Ini dapat meliputi chatbot untuk memberikan dukungan pelanggan, sistem otomatis untuk pengelolaan inventaris, pemrosesan otomatis dokumen, dan analisis data untuk mendapatkan wawasan bisnis yang lebih baik.

Teknologi perkantoran terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi. Inovasi baru seperti cloud computing, big data, keamanan informasi, dan Internet of Things (IoT) semakin menjadi bagian integral dari lingkungan perkantoran modern.

Tujuan utama teknologi perkantoran adalah meningkatkan efisiensi, produktivitas, kolaborasi, dan kemampuan adaptasi kantor atau organisasi dalam menghadapi tantangan bisnis yang terus berubah.

Pengertian Teknologi Perkantoran Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah pengertian teknologi perkantoran menurut para ahli yang perlu kamu ketahui:

1. Menurut Dwi Eko Waluyo

Teknologi perkantoran adalah sebagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirimkan dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin.

2. Menurut The Liang Gie

Teknologi perkantoran adalah penerapan teknologi yang dapat dijalankan secara langsung tanpa keikutsertaan manusia kecuali hanya dengan menekan tombol, lalu mesin akan berjalan sendiri dengan kecepatan tinggi, melakukan pembenaran dan mengontrol jalannya mekanisme sampai perintah selesai.

3. Menurut Tedja Purnama

Pengertian teknologi perkantoran adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi.

Keuntungan Teknologi Perkantoran

Membeli mesin kantor tentu memerlukan biaya yang tidak sedikit. Keuntungan atau manfaat teknologi perkantoran bagi organisasi tentu akan sangat terasa, sehingga organisasi bersedia mengeluarkan biaya yang terkadang mahal. Ada banyak keuntungan teknologi kantor yang dibedakan menjadi 3 jenis.

Keuntungan Teknologi Terhadap Ketenaga Kerjaan

1. 1. Mengembangkan keunggulan tenaga kerja.
   2. Mengembangkan kemauan dan kedisiplinan kerja pegawai.
   3. Mengembangkan pendapatan bagi perusahaan.
   4. Mengembangkan pekerjaan pegawai, dari sisi tenaga dan juga pikiran.

Keuntungan Teknologi Kantor Terhadap Prosedur Kerja

1. 1. Mempersingkat penyelesaian pekerjaan.
   2. Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian pekerjaan.
   3. Mempercepat pekerjaan.
   4. Menyederhanakan penyelesaian pekerjaan.

Keuntungan Teknologi Kantor Terhadap Hasil Kerja

1. 1. Mengembangkan mutu hasil pekerjaan kantor.
   2. Mengembangkan jumlah hasil pekerjaan.
   3. Memenuhi standar mutu yang sudah ditetapkan dengan lebih mudah.
   4. Mendapat keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis hasil pekerjaan kantor.

Tujuan Teknologi Perkantoran

Teknologi perkantoran bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keamanan dalam operasional kantor. Berikut ini adalah beberapa tujuan utama dari penerapan teknologi perkantoran:

• Mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan proses bisnis yang manual. Hal ini mengurangi kebutuhan akan intervensi manusia dalam tugas-tugas tersebut dan mempercepat waktu penyelesaian. Contohnya, penggunaan perangkat lunak pengolah kata dan spreadsheet memungkinkan untuk membuat dan mengelola dokumen dengan cepat dan efisien.
• Memungkinkan penyimpanan dan pengelolaan data yang efisien. Dengan adanya sistem basis data dan perangkat penyimpanan digital, informasi dapat diakses dengan mudah dan cepat. Selain itu, teknologi backup data dan pemulihan bencana dapat melindungi data penting dari kehilangan atau kerusakan.
• Memfasilitasi komunikasi yang efektif antara karyawan, tim, dan mitra bisnis. Alat komunikasi seperti email, telepon, video konferensi, dan perangkat lunak kolaborasi memungkinkan orang untuk berkomunikasi secara real-time, berbagi informasi, dan bekerja sama dalam proyek tanpa batasan geografis.
• Memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara anggota tim. Dengan alat kolaborasi online, seperti platform proyek dan pengelolaan tugas, anggota tim dapat bekerja secara bersama-sama pada proyek yang sama, mengoordinasikan pekerjaan mereka, dan berbagi ide dan dokumen dengan mudah.
• Memperkuat keamanan data perusahaan. Dengan adanya sistem keamanan informasi, enkripsi data, firewall, dan perangkat lunak keamanan, perusahaan dapat melindungi data sensitif mereka dari ancaman keamanan seperti peretasan dan malware.
• Membantu mengurangi penggunaan kertas dan mendorong penggunaan dokumen digital. Dengan adanya email, dokumen elektronik, dan penyimpanan digital, perusahaan dapat mengurangi biaya kertas, mengurangi dampak lingkungan, dan mengoptimalkan ruang penyimpanan.

Dengan mencapai tujuan-tujuan ini, teknologi perkantoran dapat memberikan manfaat signifikan bagi perusahaan, termasuk efisiensi operasional, penghematan biaya, peningkatan produktivitas, dan peningkatan kepuasan pelanggan.

Dampak Teknologi Perkantoran

Pada kebenarannya, teknologi ini diciptakan sebagai pelengkap. Dalam hal ini, dampak apabila kamu menggunakan teknologi perkantoran di era globalisasi tentu sangat menguntungkan.

Mesin-mesin kerja akan membantu manusia dalam menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien dan efektif. Mengelola manajemen perkantoran memiliki peranan penting untuk ini.

Misalnya, paling sederhana yang bisa kamu temukan adalah penggandaan dokumen. Dulunya masih menggunakan mesin stensil untuk menggandakan dokumen, namun sekarang sudah bisa menggunakan mesin fotocopy.

Apa saja pengaruh dampak positif dan dampak negatif terhadap penggunaan teknologi perkantoran ini? Meskipun memiliki dampak positif, tetapi penggunaan teknologi perkantoran juga tidak terlepas dari dampak negatif untuk para penggunanya ataupun lingkungan sekitarnya.

Berbicara mengenai dampak positif teknologi perkantoran, kamu bisa membacanya diatas bagian keuntungan teknologi kantor. Lalu, bagaimana dengan dampak negatifnya?.

Dampak Negatif Penggunaan Teknologi Kantor

Berikut ini dampak negatif teknologi perkantoran adalah:

• Mengurangi penggunaan tenaga kerja, yang berarti akan mempersempit lowongan pekerjaan di setiap kantor.
• Kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja yang memiliki keahlian di bidang tertentu, sesuai dengan penggunaan teknologi kantor.
• Menumbuhkan rasa ketergantungan terhadap mesin, yang akhirnya bisa menimbulkan pemborosan.
• Berpotensi mengeluarkan suara keras pada saat dioperasikan, yang akhirnya mengganggu konsentrasi pegawai lain yang sedang bekerja.
• Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang juga memerlukan biaya.

Macam-Macam Mesin Perkantoran

Dalam menjalankan tata usaha perkantoran, memang ada banyak mesin-mesin yang dipergunakan. Mesin-mesin kantor tersebut lah yang akan membantu manusia untuk menyelesaikan pekerjaan. Berikut ini macam-macam mesin kantor yang perlu kamu ketahui:

a. Berdasarkan Tenaga Penggerak

• • Mesin manual, adalah mesin ini yang digerakkan oleh tenga manusia.
  • Mesin listrik, yaitu mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.

b. Berdasarkan Cara Kerja Dan Komponen

• • Mesin mekanik, yaitu mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
  • Mesin elektronik, yaitu mesin dengan rangkaian komponen elektronik, biasanya berupa kabel-kabel.

c. Berdasarkan Fungsi

• • Mesin untuk mencatat, misalnya mesin tulis, mesin penomor, mesin dikte, asahan pensil.
  • Mesin untuk menghimpun, misalnya pembuka surat, pemotong kerja, mesin penjilid, pencatat uang kas, dan hechtmachine.
  • Mesin untuk mengolah, misalnya mesin jumlah, komputer, dan mesin hitung.
  • Mesin untuk memperbanyak atau menggandakan, misalnya mesin stensil, mesin perekam sheet, mesin offset, mesin fotocopy, dan berbagai mesin cetak.
  • Mesin untuk mengirimkan, misalnya telepon dan interphone, faxsimile, dan teleprinter.
  • Mesin untuk menyimpan, misalnya mikrofilm dan flashdisk.

Contoh Teknologi Perkantoran

Untuk dapat memahaminya lebih jelas, maka kita telah merangkum contoh teknologi perkantoran yang sering dapat ditemukan dalam kehidupan keseharian:

1. Surat Elektronik

Di jaman sekarang ini, untuk menerima dan mengirimkan sebuah surat dan pesan, seseorang tidak perlu lagi memakai jasa pos seperti dahulu, semenjak terciptanya surat elektornik atau email, setiap orang dapat mengirim surat di manapun dan kapanpun itu.

Surat yang tertata di dunia maya ini memiliki tugas yang menakjubkan, tidak hanya pesan tulis saja, namun juga menampung berbagai macam file seperti file audio (lagu, recording, dan lain-lain) file gambar, document, dan lain-lain. Email merupakan salah satu teknologi perkantoran yang sangat esensial.

Beragam perusahaan besar dunia memberikan pekerjaanya kepada para pegawainya melalui e-mail. E-mail ini juga menjadi salah satu sarana customer service yang dikirimkan kepada para pelanggan sebuah perusahaan untuk membantu mengatasi masalah dan kendala mereka.

2. Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata merupakan teknologi perkantoran berikutnya. Aplikasi ini memiliki tugas sebagai alat penulisan lembar kerja, penyimpanan dalam bentuk dokumen, hingga mendukung sampai pada proses pencetakan.

Aplikasi pengolahan kata yang paling banyak digunakan hampir di seluruh penjuru belahan dunia dialah Microsoft Words. Aplikasi ini akan memberikan opsi penulisan secara elektronik yang berujung pada kemudahan kerja pegawai.

Pegawai akan dapat berkerja secara efektif serta menghemat banyak waktu, ketimbang penulisan pada selembar kertas. Kerapian, keakuratan, dan pendistribusian hasil kerja juga akan jauh lebih mudah dan efisien dibandingkan dengan penulisan secara manual.

3. Mesin Cetak

Tidak ada satupun perusahaan dan kantor di seluruh dunia ini yang tak memiliki mesin cetak. Seperti namanya, tugas mesin ini adalah mencetak lembaran hasil kerja dari aplikasi pengolah kata dan berbagai file yang bisa dapat dicetak dari perangkat elektronik.

Printer ini mampu mencetak sebuah gambar dengan baik. Mesin cetak terjual dengan banyak spesifikasi hanya yang berbeda dari satu brand suatu brand yang lain, tentunya, pemilihan printer juga tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan.

Sekarang ini, berbagai mesin cetak telah diperlengkapi dengan kemampuan scanning. Scanning yaitu merupakan proses pengambilan gambar dari sebuah dokumen dalam bentuk lembaran kertas, yang nantinya diubah dalam bentuk file seperti gambar elektronik.

4. Komputer Konferensi

Konferensi komputer adalah sebuah sistem yang digunakan untuk menyederhanakan jalannya sebuah koferensi dengan jumlah pengikut banyak. Sistem ini lebih mampu membentuk jaringan yang menghubungkan ke banyak orang.

Orang-orang yang telah terhubung menjadi satu dalam jaringan ini, akan lebih mampu mendistribusikan hasil kerja atau berbagai file satu sama lain dengan cepat dan secara langsung, tanpa adanya mengenal tempat atau jarak dan waktu.

Di manapun peserta berada, kamu dapat terhubung dan berkomunikasi dengan sesama peserta, selama tetap pada satu jaringan yang sama. Selama jaringan internet tersedia, maka kamu dapat mengikuti konferensi dengan tenang dan aman.

5. Audio Konferensi

Menggunakan basis sistem konferensi, audio konferensi bertugas untuk menghubungkan beberapa jumlah peserta dengan sebuah panggilan suara akibatnya, nama lainnya adalah panggilan konferensi.

Pada sebuah audio konferensi, para peserta ini memiliki opsi untuk berbicara dan mendengar. Seumpama sang peserta hanya bergabung untuk mendengar, maka hanya membutuhkan speaker. Tetapi, jika ingin memutuskan untuk berbicara, maka peserta itu akan wajib menggunakan sebuah microphone.

Penghubungan ini terjadi melalui perangkat komputer dan telepon, dengan menggunakan jaringan internet maupun panggilan telpon biasa.

6. Video Konferensi

Video konferensi menjadi begitu esensial dalam sebuah jaringan komunikasi antar karyawan, karena ini ke mungkinkan terjalinnya komunikasi tatap muka dalam dunia virtual. Teknologi perkantoran canggih yang wajib dikuasai oleh setiap individu.

Meski berbeda lokasi, kota, bahkan hingga negara, video konferensi dapat dilakukan dengan nyaman dan aman. Sistem ini juga akan berujung pada penghematan anggaran yang cukup besar, menimbang keseluruh biaya pada sebuah perjalanan bisnis itu.

Rapat berkala, wawancara, kesepakatan bisnis dengan potensial client, semua akan dapat dilakukan di tempat kerja masing-masing.

7. Transmisi Faximile

Transmisi faximile atau juga disebut dengan telefax merupakan sebuah mesin berbahan dasar pindaian sebuah dokumen yaitu kertas, yang bergantung melalui sebuah transmisi jaringan telepon. Nomor telpon akan dihubungkan dengan sebuah perangkat keluar yaitu seperti sebuah printer.

Mesin faks memiliki nomor panggilan seperti jaringan telepon lainnya, namun bedanya yaitu, panggilan tersebut akan berbentuk dalam lampiran dokumen dan tidak suara. Dengan begitu, para pelaku usaha dapat membagi dokumen satu dengan yang lain.

8. Komputer

Perangkat yang paling terpenting dalam sebuah dunia kerja yang tidak bisa lagi dipungkiri yaitu komputer. Bahkan beraneka sistem-sistem yang telah disebutkan di atas akan sia-sia tanpa adanya komputer yang menjadi ‘sarang’ pengolahan data.

Komputer ini merupakan perangkat elektronik yang tercipta guna pengolahan data-data berbasis perhitungan aritmatika. Dengan begitu, kehidupan perkantoran sangatlah dimudahkan, mulai dari pembuatan dokumen berbasis pengolahan kata, gambar, hingga video.

Komputer mendukung dengan kuat berbagai kegiatan usaha seperti halnya mengirim email, video meeting, penyaluran data seperti spreadsheet, dan masih banyak lagi.

9. Mesin Hitung Uang

Mesin hitung uang adalah perangkat vital yang wajib dimiliki oleh seluruh usaha perbankan di dunia. Mesin ini mampu untuk menghitung uang dengan akurat, baik dalam bentuk logam maupun dalam bentuk uang tunai lembaran.

Dengan adanya mesin ini, para petugas teller tidak perlu bingung lagi menghitung setoran uang dalam jumlah yang besar. Mesin ini memiliki berbagai jenis tipe yang menawarkan varian fungsi yang berbeda,

10. Artificial Intelligence

Teknologi yang seakan muncul dari dalam film ini telah mendominasi seluruh perusahaan teknologi terkemuka, dari Google hingga Tesla. Artificial intelligence ini merupakan teknologi kecerdasan buatan yang mampu bekerja dan berpikir sistematis selayaknya manusia.

Sistem ini dirancang umumnya sebagai sistem pendamping atau assistant yang membantu manusia dalam kehidupan sehari-hari. Teknologi perkantoran mutakhir, yang mendukung kinerja perusahaan di dalam banyak segi, layaknya penghematan biaya anggaran perusahaan.

11. Mesin Kasir

Apakah masih ada seseorang di luar sana yang tidak mengenal mesin kasir? Kita rasa tidak ada. Instrument teknologi perkantoran satu ini vital bagi dunia perdangan di luar sana.

Berbagai pusat perbelanjaan besar hingga kecil, semuanya menggunkan mesin kasir. Mesin kasir adalah sebuah mesin yang diciptakan untuk menyimpan uang berbentuk laci.

Lengkap dengan kunci yang diterima dari pelanggan dan dilengkapi dengan sistem penghitungan elektronik yang guna mengetahui jumlah total biaya sebuah pembelian. Kerena mesin ini dioperasikan oleh seorang kasir, maka nama mesin inipun mengikuti julukan sang pengoperasi.

12. 3D Printer

Layaknya AI, 3D printer merupakan salah satu penambahan mutakhir dari teknologi perkantoran saat ini. 3D mampu meniru sebuah obyek dalam bentuk data digital dan mencetaknya menjadi benda tiga dimensi yang nyata.

3D printer menjadi sebuah desakan kuat bagi industry modern sebagai pengganti rancangan manufaktur manual dan dalam dunia kontruksi. Dunia kesehatan tidak menyia-nyiakan kemajuan ini dan menerapkannya dalam penciptaan replika anggota tubuh manusia seperti tangan dan kaki.

Terobosan teknologi ini benar-benar membantu dalam segi proses waktu, menjadikan kegiatan usaha produktif dan efisien.

13. Mesin Photocopy

Teknologi perkantoran ini tak bisa dilupakan begitu saja. Mesin photocopy terbilang sederhana namun memiliki fungsi yang vital. Tidak mengenal usaha ataupun industry yang dijalankan, siapapun itu pasti membutuhkannya.

Mesin ini bertugas untuk membuat salinan dari berbagai sumber cetak, seperti buku, koran, dokumen, dan lainnya.

Meski tidak semua kantor memilikinya, namun banyak toko membuka jasa photocopy ini, yang sangat membantu mendukung dunia perkantoran hingga masyarakat umum.

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan bahwa pengertian teknologi perkantoran adalah proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirimkan dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin.

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar apa itu teknologi perkantoran, keuntungan, dampak teknologi perkantoran, macam-macam, hingga contoh teknologi perkantoran. Semoga bermanfaat ya!