Pengertian Administrasi Umum Menurut Para Ahli dan Contohnya Lengkap

Teknatekno.com – Teknozen, tahukah kamu tentang pengertian administrasi umum? Administrasi dikaitkan dengan berbagai bidang, seperti organisasi, manajemen, kebijakan, hubungan antar manusia, dan lain-lain. Maka administrasi bisa memiliki arti lain.

Administrasi sendiri merupakan ilmu yang berkembang pada awal abad ke-19. Dengan berkembangnya zaman dan ilmu pengetahuan. Administrasi juga berkembang hingga akhirnya banyak diterapkan untuk memenuhi kebutuhan berbagai negara di dunia.

Administrasi umum adalah salah satu bagian penting dari manajemen organisasi atau instansi. Sebagai bagian dari manajemen, administrasi umum bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya dan aktivitas organisasi secara efektif dan efisien.

Administrasi umum meliputi berbagai tugas seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dalam sebuah organisasi. Dalam artikel ini, Teknatekno akan menjelaskan secara detail tentang pengertian administrasi umum dan bagaimana hal itu dapat membantu dalam manajemen organisasi.

Kami akan membahas tentang ruang lingkup, tujuan, dan fungsi dari administrasi umum. Setelah membaca artikel ini, diharapkan Teknozen bisa memiliki pemahaman yang lebih baik tentang administrasi umum dan bagaimana hal itu dapat membantu dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.

Untuk lebih jelasnya, kamu bisa simak artikel di bawah ini.

Apa itu Administrasi Umum

Administrasi umum adalah bagian dari administrasi publik yang mencakup pengelolaan sumber daya manusia, keuangan, dan materiil secara efektif dan efisien. Administrasi umum melibatkan berbagai proses seperti perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi kegiatan organisasi.

Pengertian administrasi umum meliputi kegiatan pengelolaan organisasi secara keseluruhan, termasuk pengelolaan sumber daya manusia yang meliputi proses rekrutmen, pelatihan, penilaian kinerja, dan pengembangan karir. Pengelolaan keuangan dalam administrasi umum meliputi penganggaran, pelaporan keuangan, dan pengendalian anggaran.

Selain itu, administrasi umum juga melibatkan pengelolaan materiil, seperti pengadaan, pengelolaan, dan pemeliharaan fasilitas fisik dan barang milik organisasi. Hal ini mencakup aspek pengadaan dan pemeliharaan aset fisik, termasuk gedung, tanah, peralatan, dan benda-benda lainnya yang dimiliki oleh organisasi.

Tujuan dari administrasi umum adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Melalui administrasi umum yang baik, organisasi dapat memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara optimal dan menghindari pemborosan sumber daya yang tidak perlu.

Selain itu, administrasi umum juga dapat membantu meningkatkan kualitas pelayanan publik yang diberikan oleh organisasi. Dalam administrasi umum, terdapat prinsip-prinsip yang harus diikuti untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Prinsip-prinsip tersebut antara lain efektivitas, efisiensi, akuntabilitas, transparansi, partisipasi, dan profesionalisme.

Pengikutan prinsip-prinsip tersebut akan membantu administrasi umum untuk berjalan dengan baik dan dapat memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi dan masyarakat secara umum.

Pengertian Administrasi Umum Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah beberapa pengertian administrasi umum menurut para ahli yang perlu kamu ketahui:

1. Menurut George R. Terry

Menurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan orang-orang yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah tugas mengatur layanan komunikasi dan catatan organisasi.

3. Sondang P. Siagian

Menurut Sondang P. Siagian, pengertian administrasi adalah segala bentuk proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas yang terpilih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

4. Ulbert Silalahi

Menurut Ulbert, dalam arti luas, administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal, untuk memberikan keterangan dan memudahkan memperolehnya kembali, baik secara keseluruhan maupun sebagian.

Sementara itu, pengertian administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.

5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson

Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah bagian dari ilmu manajemen yang bersangkutan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.

6. Wh Evans

Administrasi adalah fungsi yang berkaitan dengan pengelolaan dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan dalam bahan pengolahan informasi, komunikasi, dan memori organisasi.

7. Simon 1958

Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengatur kerjasama untuk menyelesaikan tugas secara bersama-sama.

8. FX.Soedjadi 1989

Administrasi adalah kegiatan tata usaha perkantoran (catat-mencatat, ketik-mengetik, penggandaan, dan sebagainya).

9. Drs. Sutarto (1977)

Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

10. Soewarno Handayaningrat

Mengatakan administrasi secara sempit berasal dari kata administratie (bahasa Belanda), yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis (1988:2).

11. M.E Dimock dan G.O Dimock

Administrasi negara adalah bagian dari administrasi publik dengan bidang yang lebih luas, yang mempelajari bagaimana lembaga-lembaga mulai dari keluarga sampai bangsa-bangsa yang percaya diorganisir, digerakkan dan dikemudikan.

12. Bachsan Mustafa, SH

Administrasi negara adalah gabungan dari jabatan-jabatan yang dibentuk dan diatur secara berjenjang yang dipercayakan kepada badan-badan hukum dan peradilan.

13. Wilson 1987

Administrasi sebagai ilmu pengetahuan. Pemikiran tentang kepemimpinan resmi supremasi politik birokrasi yang timbul dari pembedaan antara fungsi-fungsi politik dan administrasi, dan asumsi-asumsi tentang keunggulan fungsi-fungsi politik administrasi.

Slogan klasik yang pernah ditawarkan ketika fungsi politik berakhir peran administrasi dimulai, ketika politik berakhir.

14. John M. Pfiffer dan Robert V

Administrasi publik adalah proses yang bersangkutan dengan pelaksanaan kebijakan pemerintah, keterampilan bimbingan dan teknik yang tidak terbatas jumlahnya, memberikan arah dan tujuan pada usaha-usaha beberapa orang.

15. Prajudi Atmosudirdjo.

Prajudi Atmosudirdjo administrasi negara menjalankan fungsi bantuan pemerintah, artinya pemerintah tidak dapat memenuhi tugasnya tanpa administrasi negara.

Unsur-Unsur Administrasi

Berikut ini adalah unsur-unsur administrasi umum menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang perlu kamu ketahui:

1. Organisasi

Bila organisasi adalah tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dikumpulkan ke dalam suatu wadah.

2. Manajemen

Manajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada penyelenggara, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam hal ini, manajemen masih dibagi menjadi tiga kelompok; manajemen puncak, manajemen menengah dan manajemen bawah atau pengawas.

3. Komunikasi

Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen dalam sebuah organisasi. Misalnya melalui surat, atau buletin. Hal ini penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga ada komunikasi yang baik antara manajemen, klien, dan administrator.

4. Kepegawaian

Kamu berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam administrasi terdapat proses yang saling berhubungan: rekrutmen, penempatan, pemanfaatan dan pemutusan hubungan kerja.

5. Keuangan

Kamu berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama, mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggung jawaban-contoh: administrasi penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, dan sumber dana.

6. Perbekalan

Berhubungan dengan pengadaan, penyimpanan dan pembuangan barang. Administrasi akan menyisir melalui mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak.

7. Administrasi

Kegiatan administrasi meliputi pencatatan, penyimpanan dan pengiriman dokumen atau data. Unsur organisasi sangat penting dalam administrasi karena dapat memberikan informasi bagi organisasi dalam mengambil keputusan.

8. Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat atau hubungan masyarakat adalah upaya untuk menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan membuat peraturan tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat, terutama konsumen.

Karakteristik Administrasi

Berikut ini adalah beberapa karakteristik administrasi umum yang perlu kamu ketahui:

• • Administrasi memiliki tujuan yang jelas.
  • Dalam administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.
  • Administrasi selalu berkaitan dengan kegiatan kerjasama.
  • Dalam administrasi terdapat usaha atau proses kerja.
  • Kegiatan dalam administrasi selalu ada kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan.

Tugas Administrasi Umum

Berikut ini adalah beberapa tugas administrasi umum dalam organisasi yang perlu kamu ketahui sebagai berikut:

1. Perencanaan

Perencanaan adalah kegiatan yang membutuhkan latihan administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga perencanaan.

2. Pengorganisasian

Penyusunan merupakan kegiatan untuk membangun komunikasi kerja antar anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi.

3. Pengkoordinasian

Pengkoordinasian merupakan bagian dari tugas manajemen yang melaksanakan beberapa kegiatan agar berjalan dengan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, benturan, dan kevakuman.

Dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan, maka terjadilah kerjasama yang terencana untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Pelaporan

Pelaporan adalah kegiatan penyampaian kemajuan atau hasil dari suatu tindakan dengan membuat dan memberikan laporan tentang tugas dan fungsi pejabat yang lebih tinggi baik secara lisan maupun tertulis untuk mendapatkan gambaran pelaksanaan tanggung jawab para anggota organisasi.

5. Penganggaran

Penganggaran adalah kegiatan perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkelanjutan.

6. Penempatan (Staffing)

Staffing adalah kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam suatu organisasi mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, dan peralatan.

7. Pengarahan

Pengarahan atau bimbingan adalah berinteraksi dengan anggota organisasi dengan cara memberikan bimbingan, nasihat, dan perintah, agar tugas-tugas dilaksanakan dengan benar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Tujuan Administrasi

Setelah mengetahui pengertian, unsur, ciri-ciri dan tugas administrasi umum, berikut ini adalah tujuan administrasi yang perlu kamu ketahui:

a. Mengembangkan Program Bisnis

Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data untuk menyusun program kerja yang unik. Informasi dan data ini dapat diperoleh dari kegiatan administrasi.

Itulah sebabnya proses administrasi harus dilakukan secara sistematis, sehingga informasi dan data yang dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan.

b. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi

Sistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data. Melalui informasi dan data ini, organisasi dapat mengevaluasi setiap kegiatan.

c. Memantau Kegiatan Administrasi

Kegiatan administrasi ini mencakup banyak hal, sehingga pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis. Dengan administrasi yang tepat, organisasi atau perusahaan dapat memantau apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa suatu kegiatan dilakukan.

d. Memastikan Keamanan Kegiatan Bisnis

Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan keamanan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya. Oleh karena itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap gerak-geriknya, baik dari dalam maupun luar.

Dengan adanya proses administrasi, setiap kegiatan dan transaksi akan tercatat dengan jelas dan detail.

Ruang Lingkup Administrasi Umum

Ruang lingkup administrasi umum sangat luas dan mencakup berbagai aspek pengelolaan organisasi. Beberapa aspek yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi umum antara lain:

1. Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Pengelolaan sumber daya manusia mencakup proses rekrutmen, seleksi, pelatihan, pengembangan karir, dan penilaian kinerja karyawan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi.

2. Pengelolaan Keuangan

Pengelolaan keuangan mencakup proses penganggaran, pelaporan keuangan, pengendalian anggaran, dan audit keuangan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi dapat mengelola keuangan dengan baik dan menghindari kebocoran atau penyalahgunaan dana.

3. Pengelolaan Materiil

Pengelolaan materiil mencakup pengadaan, pengelolaan, dan pemeliharaan fasilitas fisik dan barang milik organisasi. Hal ini mencakup pengadaan dan pemeliharaan aset fisik, termasuk gedung, tanah, peralatan, dan benda-benda lainnya yang dimiliki oleh organisasi.

4. Pengembangan Kebijakan

Pengembangan kebijakan mencakup proses perumusan, implementasi, dan evaluasi kebijakan organisasi. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memiliki kebijakan yang relevan dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi.

5. Pengawasan dan Evaluasi

Pengawasan dan evaluasi mencakup proses pengawasan pelaksanaan kegiatan organisasi dan evaluasi kinerja organisasi secara keseluruhan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Contoh Kegiatan Administrasi

Berikut ini adalah contoh kegiatan administrasi berdasarkan jenis-jenisnya yang perlu kamu ketahui sebagai berikut:

1. Administrasi Kependudukan

Kamu membuat kartu keluarga, KTP, akta kelahiran, dan akta kematian.

2. Administrasi Pendidikan

Kamu membuat jadwal pelajaran, mengelola surat menyurat, dan mengatur kegiatan sekolah.

3. Administrasi Kantor

Kamu mengawasi absensi karyawan, membuat surat masuk dan keluar, mencatat stok barang, dan lain-lain.

4. Administrasi Keuangan

Membuat catatan akuntansi keuangan, membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain.

5. Administrasi Negara

Aturan tata cara pembentukan lembaga dan komisi dalam pemerintahan, peraturan dan pedoman pelayanan publik, presiden mengatur reshuffle kabinet.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasn dari Teknatekno seputar administrasi umum. Secara keseluruhan, administrasi umum memiliki peran penting dalam pengelolaan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dengan memahami pengertian administrasi umum dan ruang lingkupnya, diharapkan bisa membantu para pemimpin organisasi untuk mengelola sumber daya manusia, keuangan, materiil, dan pengembangan kebijakan dengan lebih efektif dan efisien.

Dalam praktiknya, implementasi administrasi umum bisa berbeda-beda tergantung pada jenis organisasi dan lingkungan di mana organisasi berada. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi harus bisa memahami kebutuhan dan tantangan yang dihadapi oleh organisasi mereka masing-masing serta mengadopsi prinsip-prinsip administrasi umum yang sesuai.

Semoga artikel ini bisa memberikan pemahaman yang lebih baik tentang pengertian administrasi umum dan memberikan manfaat bagi Teknozen. Terima kasih sudah membaca.