Microsoft Office Excel: Pengertian, Sejarah, Fitur, Kelebihan dan Kekurangannya

Teknatekno.com – Microsoft Office Excel atau Microsoft Excel adalah salah satu program aplikasi yang sangat dekat dengan dunia kerja. Program aplikasi ini banyak membantu terutama dalam dunia angka. Microsoft Office Excel adalah salah satu program spreadsheet yang paling populer dan luas digunakan di dunia.

Excel memungkinkan penggunanya untuk melakukan berbagai tugas dengan mudah, termasuk pengelolaan data, analisis, dan visualisasi informasi. Sebagai bagian dari paket Microsoft Office, Excel telah menjadi alat yang tak tergantikan di berbagai sektor, seperti bisnis, pendidikan, riset, dan keuangan pribadi.

Microsoft Office Excel

Menurut Wikipedia, Microsoft Office Excel adalah sebuah program yang menyajikan aplikasi lembar kerja spreadsheet hasil buatan Microsoft Corporation yang bisa dijalankan pada cross platform, baik Windows maupun Mac OS.

Microsoft Excel adalah bagian dari Microsoft Office System dengan versi terakhirnya Microsoft Office Excel 2013. Awalnya Microsoft Excel dirilis dengan format berkas Binary Interchange File Format (BIFF) tetapi kemudian berubah sejak dirilisnya Microsoft Office System 2007 yang berganti menjadi Office Open XML.

Meski demikian, format berkas lama masih bisa dibuka pada Excel 2007 dan yang lebih baru. Selain itu, Microsoft Excel juga mendukung format lain, seperti:

• 1. SYmbolic LinK (SYLK)
  2. Comma Separated Values (CSV)
  3. DBase File (DBF)
  4. Data Interchange Format (DIF) dan lainya termasuk worksheet milik Lotus 1-2-3 dan Quattro Pro.

Meski demikian, ada beberapa format yang tidak didukung oleh Microsoft Excel terbaru namun bisa dibuka pada versi sebelum 2017. Diantaranya adalah:

• • WK1 (1-2-3)
  • WK4 (1-2-3)
  • WJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)
  • WJ2 (1-2-3 Japanese) (.wj2)
  • WJ3, FJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)
  • WJ1 (1-2-3 Japanese) (.wj1)
  • WKS (1-2-3)
  • WK1, ALL(1-2-3)
  • WK3 (1-2-3)
  • WK1 FMT(1-2-3)
  • WK3,FM3(1-2-3)
  • DBF 2 (dBASE II)
  • Microsoft Excel Chart (.xlc)
  • WQ1 (Quattro Pro/DOS)
  • WKS (Works Japanese) (.wks)

Lalu, ada beberapa program yang bisa dibuka di Microsoft Excel tetapi tidak bisa dilakukan penyimpanan di Microsoft Excel terbaru (versi 2007 dan yang lebih baru) seperti:

• • Microsoft Excel 2.1 Worksheet
  • Microsoft Excel 2.1 Macro
  • DBF 3 (dBASE III)
  • Microsoft Excel 3.0 Worksheet
  • Microsoft Excel 97 – Excel 2003 & 5.0/95 Workbook
  • DBF 4 (dBASE IV)
  • Microsoft Excel 3.0 Macro
  • Microsoft Excel 4.0 Macro
  • Microsoft Excel 4.0 Worksheet
  • Microsoft Excel 4.0 Workbook

Jenis Ekstensi File pada Microsoft Excel

Microsoft Excel sendiri memiliki beberapa jenis ekstensi file yang bisa kamu pilih. Diantaranya:

• • .xls
  • .xlt
  • .xml
  • .xla
  • .xlsx
  • .xlsm
  • .xlsb
  • .xltm
  • .xlam

Sejarah Microsoft Office Excel

Jika kita ingin mengulik sejarah Microsoft Excel, perjalanan ini membawa kita kembali ke tahun 1985, ketika Excel pertama kali diperkenalkan untuk platform Macintosh.

Pada awalnya, versi ini hanya tersedia untuk Macintosh dan berjalan selama dua tahun sebelum akhirnya versi 2.0 dirilis untuk platform Windows pada tahun 1987. Saat itu, kompetitor utama Excel adalah Lotus 1-2-3. Meskipun begitu, Lotus menghadapi kendala karena tidak segera meluncurkan versi program spreadsheet untuk sistem operasi Windows yang sedang naik daun.

Namun, pada tahun 1988, situasi berubah. Excel mulai meraih popularitas yang signifikan dan mampu menggeser posisi Lotus 1-2-3 sebagai program aplikasi spreadsheet yang dominan. Inilah awal mula Microsoft Excel membuktikan diri sebagai pengembang perangkat lunak komputer pribadi yang handal.

Seiring berjalannya waktu, kesuksesan Excel sebagai program spreadsheet terus berkembang pesat. Microsoft terus melakukan pembaruan dan peningkatan pada perangkat lunak ini.

Pada akhirnya, pada tahun 1988, Excel mencapai puncaknya dengan mengalahkan Lotus 1-2-3 dan memimpin pasar program aplikasi spreadsheet. Keberhasilan ini membawa Microsoft untuk terus melanjutkan pengembangan Excel.

Sejalan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna, Microsoft terus menggali potensi Excel dan merilis versi baru secara berkala, hampir setiap dua tahun sekali. Hal ini memastikan bahwa Excel selalu mengikuti perkembangan zaman dan kebutuhan pengguna.

Beberapa tonggak penting dalam sejarah Excel termasuk peluncuran Excel for Mac untuk platform Macintosh (Mac OS X), serta peluncuran Microsoft Office Excel 2010 (dikenal juga sebagai Excel 14) untuk platform Windows.

Dengan fitur-fitur canggih, kemampuan analisis data yang kuat, dan kenyamanan penggunaan yang terus ditingkatkan, Microsoft Excel tetap menjadi salah satu alat yang paling berharga dan dapat diandalkan dalam dunia pengolahan data dan informasi. Dari awal perjalanannya pada tahun 1985 hingga masa kini, Excel telah membuktikan diri sebagai alat yang esensial dalam produktivitas individu, bisnis, dan institusi di seluruh dunia.

Fungsi Microsoft Excel

Sebuah program aplikasi tidak mungkin dibuat tanpa memiliki fungsi dan manfaat. Begitu juga dengan Microsoft Office Excel. Ada beberapa fungsi Microsoft Excel yang bisa kita manfaatkan, diantaranya:

• • Melakukan pengolahan data baik itu berupa perhitungan atau kalkulasi data. Inilah fungsi Microsoft Excel yang paling banyak dimanfaatkan.
  • Membuat data menjadi lebih rapi lebih cepat dan mudah karena organisasi aplikasinya.
  • Mengkonversi berbagai kebutuhan, misalnya mata uang, data menjadi grafik dan lain sebagainya.
  • Melakukan berbagai perhitungan secara statistika dengan sangat cepat dan baik. Bahkan kita bisa membuat formula sendiri.
  • Mempermudah untuk membuat berbagai catatan keuangan.

Selain itu masih ada banyak fungsi Microsoft Excel lainya. Semua tergantung apa kebutuhan kita saja. Intinya MS Excel ini membuat pengolahan data jadi makin mudah dan cepat ketimbang dilakukan secara manual.

Fitur-fitur Excel yang Penting

Microsoft Office Excel menyediakan berbagai fitur penting yang memudahkan pengguna dalam mengelola data, melakukan analisis, dan menyajikan informasi. Berikut adalah beberapa fitur utama yang perlu dikenal:

1. Spreadsheet dan Sel

Di dalam Excel, lembar kerja dibentuk oleh sejumlah sel yang tersusun dalam baris dan kolom. Setiap sel dapat berisi teks, angka, atau formula. Pengguna dapat dengan mudah memasukkan data ke dalam sel, mengeditnya, atau menambahkan rumus untuk melakukan perhitungan otomatis.

2. Formula dan Fungsi

Salah satu keunggulan Excel adalah kemampuannya untuk melakukan perhitungan dengan cepat menggunakan formula dan fungsi. Pengguna dapat membuat rumus matematika sederhana hingga rumus yang kompleks untuk mengolah data dengan efisien. Excel menyediakan berbagai fungsi bawaan, seperti SUM, AVERAGE, COUNT, dan lainnya.

3. Format dan Tata Letak

Excel menyediakan beragam pilihan untuk memformat sel, baris, dan kolom dalam lembar kerja. Pengguna dapat menyesuaikan warna, huruf, dan tata letak agar lembar kerja lebih mudah dibaca dan menarik.

4. Grafik dan Visualisasi Data

Visualisasi data menjadi lebih mudah dengan fitur grafik Excel. Pengguna dapat membuat berbagai jenis grafik, seperti grafik batang, grafik garis, dan grafik lingkaran, untuk menyajikan data secara visual. Grafik ini membantu pengguna memahami pola dan tren data dengan lebih jelas.

5. Filter dan Sortir Data

Excel memungkinkan pengguna untuk menyaring dan menyortir data dengan cepat. Fitur filter memungkinkan pengguna untuk menyembunyikan data yang tidak diperlukan, sedangkan fitur sortir membantu mengurutkan data berdasarkan nilai atau kriteria tertentu.

6. Kolaborasi dan Berbagi

Dalam lingkungan kerja yang kolaboratif, Excel memungkinkan tim untuk bekerja bersama dalam satu lembar kerja secara real-time. Pengguna dapat dengan mudah berbagi lembar kerja melalui layanan cloud, seperti OneDrive, sehingga memudahkan kerjasama tim.

Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah alat spreadsheet yang memiliki banyak kelebihan yang sangat bermanfaat, tetapi juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan. Mari kita bahas kelebihan dan kekurangan Excel secara lebih mendalam.

Kelebihan Microsoft Excel

Terdapat beberapa alasan yang menjadikan Microsoft Excel berkembang pesat dibandingkan dengan program aplikasi spreadsheet lainnya. Beberapa kelebihan penggunaan aplikasi Microsoft Excel adalah:

• • Kapasitas Penyimpanan Data yang Besar: Microsoft Excel mampu menampung volume data yang cukup besar. Bahkan, dalam satu lembar kerja, Excel dapat memuat hingga 1 juta baris dan 16.000 kolom. Ini bermanfaat untuk situasi di mana perlu mengelola data dalam jumlah besar, seperti survei dengan banyak pertanyaan atau jawaban.
  • Kemampuan Mengakomodasi Berbagai Format Populer: Excel memiliki kemampuan untuk menangani berbagai format data populer. Banyak perangkat lunak data entry dapat mengkonversi data ke dalam format Excel atau format lain yang dapat dibaca oleh Excel. Ini memudahkan dalam impor dan eksport data dari dan ke berbagai sumber.
  • Beragam Program dan Rumus Lengkap: Microsoft Excel dilengkapi dengan berbagai program dan rumus yang sangat lengkap. Pengguna dapat melakukan berbagai jenis perhitungan dan analisis data dengan mudah menggunakan rumus-rumus bawaan, serta menghasilkan dokumen yang lebih canggih.
  • Keefektifan Penggunaan, Terutama dengan Pivot Tables: Microsoft Excel memiliki keunggulan dalam keefektifan penggunaan, terutama ketika digunakan bersama Pivot Tables. Fitur PivotTable memungkinkan pengguna untuk menyajikan dan menganalisis data secara dinamis, memudahkan pemahaman pola dan tren data.

Kekurangan Microsoft Excel

Namun, seperti halnya setiap perangkat lunak, Microsoft Excel juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan:

• • Biaya: Microsoft Excel tidak tersedia secara gratis dan umumnya dijual sebagai bagian dari paket Microsoft Office. Pengguna perlu membeli lisensi untuk mengakses dan menggunakan program ini.
  • Kebutuhan Sumber Daya yang Tinggi: Penggunaan Excel dalam pengolahan data besar atau kompleks membutuhkan sumber daya komputer yang memadai. Ini termasuk memory (RAM) dan processor (CPU) yang cukup besar untuk menjaga kinerja Excel yang optimal.
  • Kompleksitas Penggunaan Fungsi Lanjutan: Meskipun Excel memiliki banyak rumus dan fungsi canggih, penggunaan fungsi-fungsi ini bisa menjadi kompleks. Pengguna perlu memahami dengan baik cara kerja dan sintaksis dari rumus-rumus ini untuk menghindari kesalahan.
  • Keterbatasan dalam Pemrosesan Data Berbasis Teks: Excel cenderung lebih fokus pada pemrosesan data numerik dibandingkan data berbasis teks. Ini membuat pengolahan data teks atau unstruktural kurang efisien di Excel.
  • Keterbatasan Integrasi dengan Sistem Lain: Integrasi Excel dengan sistem lain, seperti basis data atau aplikasi perusahaan, mungkin tidak selalu mudah. Ini bisa menghambat efisiensi dan kerja sama lintas platform.

Cara Menggunakan Excel

Microsoft Excel adalah alat yang kuat untuk mengatur data, melakukan perhitungan, dan menganalisis informasi. Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara menggunakan Excel:

1. Membuka Excel

• • Buka Microsoft Excel dengan mengklik ikonnya di menu “Start” atau “Applications”.
  • Setelah terbuka, kamu akan melihat lembar kerja kosong yang disebut “Lembar Kerja1.”

2. Memasukkan Data ke dalam Sel

• • Klik pada sel tempat kamu ingin memasukkan data.
  • Ketikkan data yang ingin kamu masukkan. Data bisa berupa angka, teks, tanggal, atau kombinasi dari semuanya.
  • Tekan tombol “Enter” pada keyboard untuk pindah ke sel berikutnya.

3. Menggunakan Formula dan Fungsi

• • Pilih sel tempat kamu ingin hasil perhitungan ditampilkan.
  • Ketik tanda sama (=) di dalam sel, diikuti oleh rumus atau fungsi. Contohnya, =A1+B1 akan menjumlahkan nilai di sel A1 dan B1.
  • Tekan tombol “Enter” untuk melihat hasil perhitungan.

4. Memformat Sel, Baris, dan Kolom

• • Pilih sel, baris, atau kolom yang ingin kamu format.
  • Klik kanan dan pilih “Format Cells” untuk mengatur tampilan sel, seperti warna latar belakang, jenis huruf, atau format angka.

5. Membuat Grafik

• • Pilih data yang ingin kamu visualisasikan dalam grafik.
  • Pergi ke tab “Insert” di atas dan pilih jenis grafik yang diinginkan, seperti grafik batang atau grafik lingkaran.
  • Ikuti petunjuk untuk menyesuaikan grafik sesuai kebutuhan kamu.

6. Filter dan Sortir Data

• • Pilih baris yang berisi judul kolom data.
  • Pergi ke tab “Data” di atas dan pilih “Filter”. Kamu akan melihat tanda panah kecil di setiap sel judul kolom.
  • Klik tanda panah untuk menyaring data berdasarkan kriteria tertentu atau klik “Sort A to Z” atau “Sort Z to A” untuk mengurutkan data.

7. Kolaborasi dan Berbagi

• • Jika kamu ingin berbagi lembar kerja dengan orang lain, pilih “File” di bagian atas kiri.
  • Pilih “Share” dan pilih opsi berbagi yang sesuai, seperti berbagi melalui email atau mengundang orang untuk mengedit secara bersama-sama melalui layanan cloud.

8. Membuat Rumus yang Kompleks

• • Ketika kamu ingin membuat rumus yang lebih kompleks, gunakan fungsi-fungsi Excel.
  • Contoh, fungsi SUM untuk menjumlahkan sejumlah sel atau fungsi IF untuk menghasilkan nilai berdasarkan kondisi tertentu.

9. Menyimpan Lembar Kerja

• • Pilih “File” di bagian atas kiri dan pilih “Save” atau “Save As” jika kamu ingin menyimpan lembar kerja dengan nama atau lokasi berbeda.
  • Beri nama file dan tentukan lokasi penyimpanan.

10. Menutup Excel

• • Setelah selesai menggunakan Excel, pilih “File” dan pilih “Close” atau langsung klik tanda silang di pojok kanan atas lembar kerja.

Microsoft Excel adalah alat yang sangat berguna untuk berbagai tugas, dari pengelolaan keuangan hingga analisis data. Dengan praktik dan eksperimen, kamu akan semakin mahir dalam menggunakannya untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas kamu.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar Microsoft Office Excel. Dari pembahasan diatas, bisa kita simpulkan bahwa Microsoft Excel adalah alat spreadsheet yang sangat berguna dan fleksibel. Dari pengelolaan data bisnis hingga analisis data dan keuangan pribadi, Excel memiliki peran penting dalam kehidupan sehari-hari.

Dengan fitur-fitur yang canggih dan mudah digunakan, Microsoft Office Excel memungkinkan kita untuk bekerja dengan efisien dan mengambil keputusan yang lebih baik. Semoga artikel ini bisa menambah pengetahuan kamu tentang program Microsoft Excel ini. Terima kasih sudah membaca!