Pengertian Email, Cara Kerja, Manfaat, Jenis dan Cara Membuat Email

Teknatekno.com – Hai Teknozen! Kali ini Teknatekno akan membahas tentang pengertian email atau surat elektronik beserta fungsi, jenis dan cara membuatnya. Surat elektronik dalam internet sering juga disebut dengan istilah email (elektronik mail).

Email (elektronik mail) atau surat elektronik adalah metode pengiriman pesan melalui penggunaan komputer, laptop, dan smartphone yang terhubung dengan internet.

Email digunakan untuk mentransfer data, baik itu berupa file teks, foto, audio maupun video. Dengan memanfaatkan e-mail, kegiatan transfer data seperti komunikasi menjadi lebih sederhana dan cepat dibandingkan dengan menggunakan jasa manusia (pos)

Untuk membantu kamu memahami lebih dalam tentang pengertian email serta cara membuatnya, kamu bisa simak penjelasan dari Teknatekno dibawah ini.

Pengertian Email Secara Umum

Apa itu email? Email merupakan akronim dari elektronik mail, sedangkan dalam bahasa Indonesia disebut surat elektronik. Secara umum, pengertian email atau elektronik mail adalah suatu cara untuk mengirim dan menerima surat atau pesan dalam format digital melalui jaringan komputer dan internet.

Pesan digital atau surat elektronik ini dapat dibuat dan dikirimkan ke alamat email lain menggunakan komputer atau laptop dan perangkat lain, seperti ponsel cerdas dan tablet yang terhubung ke internet.

Email dikenal sebagai surat elektronik yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan dari satu pengguna ke pengguna lain melalui Internet.

Namun sebenarnya email lebih dari sekedar alat untuk mengirimkan pesan elektronik, salah satu contohnya dapat digunakan sebagai identitas untuk mendaftar ke situs atau institusi mana pun yang membutuhkan Anda untuk memiliki akun email.

Ada pula fungsi notifikasi yang berfungsi dalam memberikan informasi mengenai aktivitas pengguna. Misalnya seperti transaksi pembelian maupun penjualan yang berlangsung secara online melalui email yang telah didaftarkan pada situs terkait.

Bahkan mengirim email tidak terbatas pada teks saja, tetapi hal-hal seperti musik, video, foto atau file ekstraksi seperti rar atau zip juga dapat dikirimkan melalui elektronik mail.

Pengertian Email Menurut Para Ahli

Berikut ini pengertian email menurut beberapa ahli:

1. Menurut Ali Zaki

Menurut Ali Zaki, pengertian email adalah sebuah surat elektronik yang dapat memberikan kemudahan bagi semua orang untuk dapat saling berkirim surat dan pesan dengan menggunakan jaringan internet.

2. Menurut Jasmadi

Menurut Jasmadi, pengertian email adalah singkatan dari electronic mail. Secara singkat, elektronik mail merupakan metode berkirim pesan secara elektronik dengan atau melalui internet.

3. Menurut Erima Oneta

Menurut Erima, pengertian email merupakan salah satu fasilitas di internet yang sangat populer dan merupakan fasilitas yang paling awal dikembangkan di internet. Dengan menggunakan email, kita dapat menyusun, mengirimkan, membaca, membalas, dan mengelola pesan secara elektronis dengan mudah, cepat, tepat, dan aman.

Sejarah Singkat Email

Sejarah email dimulai pada tahun 1971. Pada waktu itu, email diciptakan oleh seorang bernama Ray Tomlinson. Awalnya, ia diberi tugas dalam proyek SNDMSG. Program ini dirancang untuk meninggalkan pesan di komputer, sehingga orang lain yang menggunakan komputer tersebut dapat membaca pesan yang telah ditinggalkan.

Kemudian Ray melanjutkan eksperimennya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET, sehingga program SNDMSG tadi dapat mengirim pesan ke komputer lain yang berada di dalam jaringan ARPAnet. Itulah awal mulanya Email dikembangkan sampai sekarang.

Surat elektronik mulai dimanfaatkan pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum ada, yang ada hanyalah sekumpulan komputer yang dirangkai menjadi sebuah jaringan. Konsep email sendiri awalnya dikemukakan oleh Ray Tomlinson, seorang insinyur komputer menjelang akhir tahun 1971.

Ray Tomlinson saat itu bekerja pada Bolt, Beranek and newman (BBN) milik lembaga pertahanan Amerika. Awalnya Ray bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SNDMSG.

SNDMSG bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah computer, sehingga orang lain yang memakai computer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan.

Lalu, ia melanjutkan eksperimenya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET sehingga program SNDMSG tadi bisa mengirim pesan ke computer lain yang berada di dalam jaringan ARPnet.

Itulah awal terciptanya sebuah e-mail. Pesan e-mail yang pertama kali dikirim Ray dan merupakan e-mail yang pertama di dunia adalah “QWERTYYUIOP”. Pada tahun 1972, Ray mengenalkan icon ‘@’ sebagai identitas e-mail untuk memisahkan user id dan domain sebuah alamat e-mail, yang berarti “at” atau ”pada”.

Cara Kerja Email

Setelah memahami pengertian email, selanjutnya mari kita bahas bagaimana cara menggunakan email. Sebenarnya cara kerja email ini cukup sederhana. Sama seperti ketika kita mengirim surat kepada orang lain.

Bedanya, dengan email kita bisa mengirim pesan lebih cepat dan dapat disertai dengan file tertentu yang ingin kita kirim juga. Berikut ini adalah proses cara kerja elektronik mail secara singkat:

1. • Pemilik email membuka emailnya dan kemudian menuliskan isi pesan yang akan dikirim.
   • Selanjutnya, pengguna email tersebut memberikan instruksi pada aplikasi email untuk mengirimkan pesan pada alamat email lainnya.
   • Email server akan mengidentifikasi alamat email tujuan, lalu mengirimkan pesan tersebut ke email server lain yang lokasinya dekat dengan alamat tujuan. Terkadang sebuah email dikirim melalui beberapa email server, tergantung rute yang dilaluinya.
   • Ketika pesan email terkirim ke alamat email penerima, maka isi pesan tersebut tersimpan di email server hingga si penerima membukanya.
   • Saat penerima membuka pesan di kotak pos atau inbox, maka aplikasi email penerima akan meminta email baru yang ada pada email server lalu mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.
   • Selanjutnya, penerima email dapat melihat dan membaca isi pesan yang telah diunduh tadi.

Fungsi Email

Merujuk pada pengertian email di atas, maka fungsi dan manfaat email secara umum adalah untuk mengirim pesan atau surat kepada orang lain. Berikut ini beberapa fungsi email yang lebih lengkap:

1. Mengirim dan Menerima Pesan

Penggunaan elektronik mail yang paling populer adalah untuk mengirim dan menerima elektronik mail dari orang lain dimanapun mereka berada.

Pesan dapat dikirim ke penerima yang dituju hanya dalam beberapa detik karena kecepatan transmisi secepat kilat yang tersedia saat ini. Namun, tentunya kecepatan tersebut dipengaruhi oleh kecepatan internet, baik pengirim maupun penerima email.

2. Mengirim dan Menerima File

Email juga dapat mengirimkan berbagai jenis file dan dokumen digital dengan ukuran tertentu, baik itu foto, video, teks, dan lain-lain. Biasanya file tersebut disertakan sebagai lampiran (attachment) pada email.

3. Sebagai Identitas Diri

Email juga berfungsi sebagai identitas diri di internet dimana orang lain dapat menghubungi pengguna email melalui alamat email miliknya.

Dalam berbagai aspek, penggunaan email bagi seseorang sudah menjadi kewajiban. Email seringkali menjadi syarat mutlak untuk proses aktivasi berbagai layanan digital, misalnya untuk aktivasi smartphone, untuk aktivasi layanan berlangganan surat, dan lain-lain.

4. Email untuk Mendaftar di Berbagai Situs

Sebagian besar layanan website saat ini membutuhkan email penggunanya agar bisa melakukan aktivitas di website tersebut. Mulai dari situs media sosia, situs e-commerce, game online, situs forum, dan berbagai layanan lainnya, mengharuskan pengguna mendaftarkan email.

Berbagai layanan website tersebut membutuhkan verifikasi dari penggunanya, dan ini hanya bisa dilakukan bila penggunanya memiliki alamat email yang valid.

5. Email untuk Media Pemasaran

Pemasaran online saat ini banyak dilakukan dengan memanfaatkan elektronik mail. Dan sebagian besar perusahaan online melakukan pemasaran melalui email untuk meningkatkan penjualan.

Pemasaran melalui elektronik mail merupakan salah satu pemasaran online yang paling tua. Dan sampai hari ini email marketing masih merupakan jenis pemasaran online yang sangat kuat.

Macam-Macam Email

Berikut ini macam-macam elektronik mail yang perlu kamu ketahui:

1. Gmail

Google dikenal sebagai perusahaan yang tidak pernah mengeluarkan produk gagal, salah satunya Gmail. Fitur yang ditawarkan Google sendiri ke Gmail juga sangat membantu para penggunanya, misalnya saja ruang penyimpanan nya yang mencapai hingga 15GB dan terintegrasi langsung dengan layanan Google Drive.

Bahkan Gmail menyediakan banyak pengaturan lanjutan di mana pengguna dapat membuat label dan filter, mengimpor email dari akun email lain ataupun menggunakan chat client, dan masih banyak fitur lainnya termasuk menginstall gadget (add-on) untuk memperluas fungsi Gmail penggunanya.

2. POP Mail

POP sendiri merupakan singkatan dari (Post Office Protocol) dan digunakan untuk menyinkronkan email dari Gmail ke klien email apa pun yang kompatibel, seperti Outlook, Thunderbird, atau Apple Mail.

Fungsi lain dari POP Mail ialah memungkinkan pengguna untuk dapat membaca email dalam kondisi offline (tidak tersambung internet), karena email yang masuk ke dalam mailbox pada server komputer dapat ditampung di komputer lokal.

3. Yahoo Mail

Meskipun namanya sudah jarang terdengar di Internet, nyatanya Yahoo Mail masih tetap ada hingga sekarang sebagai layanan elektronik mail gratis dari Yahoo untuk digunakan mengirim pesan secara online.

Bisa dibilang Yahoo Mail lebih tua dari Gmail yang baru diluncurkan pada tahun 1998, akan tetapi akibat dari lambatnya Yahoo dalam mengembangkan konten perusahaannya. Yahoo Mail semakin menyusut dan kurang diminati dibandingkan dengan Gmail.

4. Hotmail

Microsoft tidak mau kalah saing dengan Yahoo maupun Google, sehingga mereka menciptakan Hotmail sebagai layanan email berbasis web gratis yang merupakan bagian dari Windows Live Group. Sekarang ini nama Hotmail sendiri telah berubah dan dikenal dengan Outlook pada tahun 2012.

Meskipun telah berubah Microsoft tetap mengembangkan Outlook dengan menambahkan fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Juga apabila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama.

5. GMX Mail

GMX Mail (Global Mail Exchange) adalah layanan elektronik mail gratis yang merupakan salah satu aset kepemilikan dari United Internet.

Terlebih lagi GMX Mail memiliki kelebihan karena mendukung fitur filter, penggantian tema dan warna dasar, signature, penjawab otomatis (autoresponder), mail collector, penyaringan spam, serta virus scanning dalam layanannya.

Bahkan baru-baru ini GMX Mail memiliki fitur tambahan berupa perlindungan dari virus, yang bekerja secara otomatis. Juga fitur Mailbox di mana dapat melindungi dari spam dengan menggunakan tujuh modul anti-spam, sehingga email yang tidak diinginkan menjadi 98% lebih sedikit.

6. AOL Mail

AOL Mail merupakan layanan elektronik mail yang menawarkan kecepatan dengan desain sederhana dan ruang penyimpanan berkapasitas tanpa batas.

Dari fitur yang dihadirkan, AOL Mail sangat cocok bagi pengguna yang ingin bergerak dibidang bisnis karena tidak perlu khawatir mengenai kapasitas ruang penyimpanan yang kecil dan terbatas.

Jenis-Jenis Email

Email sendiri memiliki beberapa jenis yang disesuaikan dengan fungsi dan tujuan yang berbeda. Misalnya seperti promosi jasa, perdagangan, pendidikan, hiburan dan sebagainya. Oleh karena itu, perlu juga diketahui jenis-jenis email melalui penjelasan di bawah ini:

1. Email Buletin

Dari namanya saja kita bisa mengetahui bahwasanya jenis email ini memang dibuat dan digunakan untuk tujuan bisnis. Umumnya email buletin digunakan sebagai media informasi pelanggan tentang promosi terkini, penjualan, dan penawaran terbaru mengenai perdagangan.

2. Email Khusus

Bisa dibilang jenis elektronik mail ini lebih bersifat pribadi dan memang dikhususkan untuk mengirimkan informasi tertentu.

Misalnya saja apabila kamu ingin mengirimkan informasi marketing melalui akun email pribadi kamu sendiri atau ingin mengundang seseorang untuk bergabung ke dalam sebuah komunitas tertentu yang sifatnya tertutup.

3. Email Sponsor

Pengiklanan dapat dilakukan melalui media apa pun termasuk melalui email. Biasanya email ini digunakan untuk mencari seorang pelanggan dalam ruang lingkup masyarakat yang luas. Dengan email ini kamu bisa lebih spesifik menentukan segmen yang ingin kamu jangkau.

Kamu juga dapat memilih untuk mengikuti vendor mana yang bisa dipastikan memiliki banyak pelanggan berpotensial yang sangat berpengaruh pada bisnis kamu ke depan nantinya. Sayangnya kamu mesti mengeluarkan uang untuk memakai email jenis ini.

4. Email Transaksional

Email Transaksional sering dijumpai dalam sebuah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan. Penggunaan email transaksional sendiri dipakai untuk memberikan kamu sebuah notifikasi mengenai rincian pembelanjaan online.

Misalnya saja kamu baru saja membeli sebuah barang di situs atau aplikasi belanja online, maka kamu secara otomatis akan dikirimi notifikasi email dari situs tempat kamu belanja mengenai rincian informasi pembelanjaan kamu pada situs tersebut secara mendetail.

5. Email Follow Up

Email Follow Up dikenal sebagai email yang membawa konten yang informatif kepada pihak penerimanya. Elektronik mail ini kebanyakan digunakan dalam strategi bisnis untuk memperluas calon pelanggan dalam suatu perusahaan.

Namun kekurangan penggunaan Email Follow Up yaitu tidak di buka atau diperhatikan oleh pihak penerima (pelanggan). Oleh karena itu perlunya pendalaman ilmu dalam menulis menjadi sebuah tuntutan dalam menggunakan jenis email ini.

Cara Membuat Email

Ada beberapa situs yang menyediakan layanan e-mail gratis. Yaitu Gmail dan Yahoo! mail. Berikut ini adalah cara membuat email yaitu:

1. • Pertama, buka situs www.gmail.com.
   • Lihat di bagian pojok kanan atas,klik tombol masuk.
   • Lalu klik buat akun.
   • Lalu kamu akan disuruh mengisi formulir berdasarkan biodata kamu
   • Untuk kolom “pilih nama pengguna”isi dengan nama atau kata (6-30 karakter). Nama atau kata tersebutlah yang nantinya akan menjadi alamat e-mail kamu.
   • Jika muncul kata seperti ini “Nama Pengguna tersebut sudah digunakan orang lain” artinya kata atau nama yang kamu masukkan sudah dipakai oleh orang lain, maka carilah atau nama yang kira-kira belum dipakai orang lain untuk dijadikan sebagai alamat e-mail kamu.
   • Untuk kolom “Kata sandi dan konfirmasi sandi kamu” isi dengan kata sandi kamu. Usahakan buatlah kata sandi yang mudah diingat namun susah untuk ditebak oleh orang lain.
   • Dikolom “Tanggal lahir” isikan dengan tanggal lahir kamu, kolom tahun isikan dengan tahun kelahiran kamu.
   • Dan untuk bulan isilah dengan bulan kelahiran kamu.
   • Pada kolom gender, pilih dengan jenis kelamin kamu.
   • Untuk kolom ponsel, isikan dengan nomor telepon kamu (tidak wajib).
   • Pada kolom “alamat email kamu saat ini” tidak usah diisi.
   • Dan pada kolom “buktikan kamu bukan robot” lihatlah gambarnya lalu tulis apa yang ada pada gambar tersebut.
   • Untuk “lokasi” pilih Indonesia.
   • Lalu ceklis atau centang “saya menyetujui persyaratan layanan dan kebijakan privacy google”.
   • Setelah itu, klik tombol “langkah berikutnya”.
   • Tunggu beberapa saat (akan muncul halaman baru).
   • Disitu kamu akan disuruh untuk memverifikasi akun yang baru saja kamu buat. Pada bagian nomor telepon, isikan dengan nomor telepon kamu, dibawahnya centang “pesan saja (sms) setelah itu klik “lanjutkan”.
   • Langkah diatas bisa saja tidak akan kamu lalui karena terkadang google tidak menyuruh kamu untuk memverifikasi akun kamu.
   • Lalu kamu disuruh untuk memasukkan kode verifikasi. Lihatlah sms yang masuk di ponsel kamu (ulangi langkah 17 jika sms belum juga masuk).
   • Catat kode yang kamu terima d isms lalu masukkan kode tersebut di kolom yang tersedia.
   • Klik lanjutkan.
   • Lalu akan muncul halaman baru, dan akan muncul pilihan apakah kamu ingin membuat profil G+ atau tidak.
   • Dan alamat email kamu telah bisa digunakan.

Kelebihan Email

Berikut ini beberapa kelebihan elektronik mail yang perlu kamu ketahui:

1. Hemat Biaya dan Praktis

Jika dibandingkan dengan metode pengiriman surat yang lama, tentunya email jauh lebih praktis dan murah. Bahkan untuk mendapatkan sebuah akun email pada platform besar seperti Google saja, kamu bisa mendapatkan dengan cuma-cuma.

Selain itu kamu masih mendapatkan layanan-layanan lain dari elektronik mail secara gratis seperti ruang penyimpanan data sebesar 15GB.

2. Menawarkan Kecepatan

Di zaman modern waktu bukanlah batasan untuk bertukar informasi, dalam sistem digital saja sebuah cuitan pada sosial media dapat dengan cepat menyebar dengan waktu hitungan detik.

Berkirim surat elektronik pun juga sama, asalkan kamu mengisikan alamat email penerima dengan benar ditambah koneksi internet yang stabil maka informasi yang kamu kirimkan akan langsung diterima dalam sekejap mata.

3. Lebih Aman dan Rapi

Sekarang sudah tidak zamannya lagi menulis dengan pena, ketikan pada keyboard jauh lebih rapi dan banyak yang suka. kamu tidak perlu mengkhawatirkan mengenai tulisan tangan kamu yang jelek dan sulit dibaca, dengan adanya email semua kekurangan tersebut dapat ditutupi.

Selain itu berkat sistem penyimpanan cloud computing nya pesan kamu akan terjamin keamanannya karena aktivitas digital kamu selama berkirim pesan tetap terjaga.

Kekurangan Email

Berikut ini beberapa kekurangan dari email yang juga perlu kamu ketahui:

1. Koneksi Internet

Zaman boleh menjadi digital, namun bila koneksi internet lemot apa gunanya. Jujur saja dinegara berkembang seperti Indonesia koneksi internet masih menjadi sebuah kendala umum yang dirasakan oleh hampir semua lapisan masyarakat.

Hal ini juga berdampak pada proses pengiriman pesan pada email yang apabila kamu juga turut menyertakan file berukuran besar maka akan menghambat laju kecepatan pengiriman email.

Solusinya yaitu dengan menyematkan file kamu pada penyimpanan cloud terlebih dahulu kemudian menyematkan link akses pada elektronik mail yang mau dikirim.

2. Perlu Adanya Kewaspadaan

Meskipun digitalisasi menawarkan keamanan yang menjamin penggunanya, namun kewaspadaan diri dari pengguna juga tetap diperlukan. Hal ini disebabkan Apabila terjadinya kemungkinan pemalsuan identitas akan menjadi semakin rawan terhadap penyadapan.

Dan juga apabila jika password kamu diketahui orang lain hal tersebut dapat menjadi sangat berbahaya karena bisa jadi orang tersebut melakukan kriminalitas atas nama akun email kamu.

3. Sedikit yang Mengerti Tentang Email

Walaupun telah di desain menjadi lebih praktis dari versi awal pembuatannya, nyatanya masih sedikit orang yang mengerti mengenai email khususnya orang Indonesia.

Hal ini disebabkan masyarakat kita lebih memilih menggunakan pengiriman pesan instan seperti WhatsApp ataupun Telegram untuk berkirim informasi karena dianggap jauh lebih simpel dan mudah dipahami oleh banyak kalangan.

Kesimpulan

Email adalah singkatan dari elektronik mail atau dalam bahasa Indonesia disebut surat elektronik merupakan sarana dalam mengirim surat yang dilakukan melalui media internet.

Dengan menggunakan email kita dapat terhubung dalam berbagai kegiatan internet, seperti bergabung di situs jejaring sosial semisal Facebook dan twitter maka saat pendaftaran akan membutuhkan email.

Saat ini, email telah berkembang hingga memiliki fungsi yang sangat beragam. Mengirim file, foto, video dan chat dengan teman dan keluarga menjadi lebih mudah.

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar email, mulai dari pengertian email secara umum maupun menurut para ahli, cara kerja email, jenis-jenisnya sampai dengan cara membuat email dengan mudah. Semoga bermanfaat.