Pengertian Content Management System (CMS), Jenis dan Contohnya

Teknatekno,com – Pernah dengar apa itu CMS? CMS merupakan singkatan dari Content Management System. Secara umum, pengertian Content Management System adalah perangkat lunak yang membantu pengguna membuat, mengelola, dan memodifikasi konten di situs web tanpa memerlukan pengetahuan teknis khusus.

Dalam bahasa yang lebih sederhana, Content Management System adalah alat yang membantu kamu membangun situs web tanpa perlu menulis semua kode dari awal (atau bahkan tahu cara membuat kode sama sekali).

Buat Teknozen yang ingin mempelajari lebih dalam seputar CMS, yuk simak penjelasan dari Teknatekno dibawah ini mulai dari pengertian CMS, manfaatnya, jenis-jenisnya, contohnya, sampai dengan kelebihan dan kekurangan dari CMS.

Apa itu Content Management System (CMS)

Content Management System (CMS) adalah sebuah sistem perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola, memperbarui, dan menerbitkan konten pada sebuah situs web. CMS memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengelola konten website tanpa harus memiliki pengetahuan teknis yang mendalam, serta melakukan kolaborasi dalam pengelolaan konten website.

Konten website disimpan dalam database atau basis data dan dikelola oleh Database Management System (DBMS). CMS memiliki antarmuka pengguna (UI) yang memudahkan pengguna untuk mengelola konten website dengan cara yang lebih sederhana.

Secara teknis, CMS terdiri dari dua bagian utama, yaitu Content Management Application (CMA) dan Content Delivery Application (CDA). CMA memungkinkan pengguna untuk menambah, mengedit, dan mengelola konten website, sementara CDA bertanggung jawab untuk menampilkan konten website yang sudah dimasukkan melalui CMA.

CMS juga dapat digunakan untuk mengelola berbagai jenis konten, seperti artikel, gambar, video, dan lain-lain. Dalam CMS, pengguna memiliki akses untuk membuat, mengedit, dan menghapus konten pada situs web. CMS juga menyediakan berbagai fitur untuk mengelola konten, seperti pengaturan hak akses pengguna, manajemen versi konten, dan pencarian konten.

CMS juga memperhatikan faktor keamanan dengan menyediakan fitur untuk membatasi akses dan mengelola hak akses pengguna. CMS juga sering diperbarui secara berkala untuk mengatasi bug dan kerentanan keamanan.

Beberapa CMS populer yang banyak digunakan saat ini antara lain WordPress, Drupal, dan Joomla. CMS ini memungkinkan pengguna dengan tingkat keterampilan yang berbeda untuk membuat situs web dengan mudah dan efisien. D

engan menggunakan CMS, pengguna dapat membuat dan mengelola situs web dengan cepat dan mudah, sehingga waktu dan tenaga yang diperlukan untuk mengelola situs web dapat dihemat. CMS memudahkan pengguna untuk memperbarui konten situs web secara teratur dan meningkatkan interaksi dengan pengguna melalui situs web tersebut.

Manfaat Menggunakan CMS

Berikut ini manfaat dari penggunaan Content Management System yang perlu kamu ketahui:

1. Memungkinkan Kolaborasi dengan Banyak User

Manfaat pertama menggunakan CMS adalah karakternya yang lebih kolaboratif. Artinya, kamu dapat bekerja sama dengan pengguna lain di area penyimpanan yang sama pada waktu yang sama.

Fitur ini memungkinkan sebuah blog atau website memiliki beberapa pengguna dengan tingkat akses yang berbeda-beda, seperti penulis, editor, pengunjung, dan administrator.

2. Memiliki Tampilan yang User-Friendly

Manfaat Content Management System berikutnya adalah lebih ramah pengguna dalam hal kemampuan teknologi.

Sebuah CMS akan sering menyertakan fitur yang dikenal sebagai What You See Is What You Get (WYSIWYG), yang menunjukkan bahwa konten yang kamu lihat adalah konten yang akan disampaikan kepada publik.

Desain CMS yang lebih intuitif dan visual juga memungkinkan pengguna non-teknis yang tidak memiliki kemampuan pemrograman untuk menghasilkan dan memelihara konten situs web mereka sendiri tanpa memerlukan bantuan dari pihak ketiga.

3. Mempermudah Pengelolaan Konten

Jika kamu pernah mengakses situs web besar dengan banyak halaman, atau toko online dengan banyak item, kamu mungkin bingung bagaimana mereka menangani ribuan atau jutaan halaman situs web.

Kehadiran CMS ini, di sisi lain, akan memungkinkan pengelola konten untuk benar-benar menangani sejumlah besar situs web. Ada banyak alat dalam CMS ini untuk membantu mereka, seperti tag pencarian, kategori, pengurutan, dan filter.

Para pengelola website dapat menggunakan berbagai fitur ini untuk menangani konten lebih cepat tanpa harus berurusan langsung dengan sistem basis data.

4. Meningkatkan Efisiensi Bisnis Online

Dalam hal pemasaran digital dan pemasaran konten, Content Management System adalah komponen penting dalam meningkatkan pertumbuhan perusahaan online.

Seperti yang kita semua tahu, UKM dan perusahaan rintisan sering kali memiliki anggaran yang sangat terbatas, oleh karena itu mereka mencoba untuk meminimalkan biaya pengembang web, sysadmin, dan tugas teknis lainnya.

Jika dibandingkan dengan gaji minimum bulanan untuk web developer sebesar 6 juta, biaya pembuatan website perusahaan atau website toko online cukup murah.

5. Mempermudah Penambahan Fungsi Website

Kehadiran Content Management System juga memudahkan untuk menambahkan fitur dan fungsi baru. Sebagian besar CMS yang tersedia saat ini sudah memiliki kemampuan instalasi plugin dengan berbagai fitur.

CMS WordPress, di sisi lain, sudah memiliki lebih dari 50 ribu plugin gratis dengan beragam fungsi, mulai dari meningkatkan SEO di halaman hingga mengintegrasikan konten jejaring sosial ke situs web pelanggannya.

Jenis-Jenis Content Management System (CMS)

Selain memahami pengertian CMS, memahami berbagai jenis Content Management System juga menjadi langkah kunci dalam memilih opsi terbaik untuk bisnis kamu. Berikut adalah lima jenis CMS yang populer untuk membantu kamu mengatur konten digital:

1. Component Content Management System (CCMS)

Component Content Management System atau CCMS, berbeda dari CMS standar karena ia mengatur konten pada tingkat yang terperinci. Alih-alih mengelola konten halaman demi halaman, dibutuhkan kata, frasa, paragraf, atau foto (juga dikenal sebagai “komponen”) dan menyimpannya di repositori pusat.

Dirancang untuk penggunaan kembali konten maksimum, komponen hanya disimpan sekali. CCMS bertindak sebagai sumber tepercaya yang konsisten yang menerbitkan konten di berbagai platform, termasuk seluler, PDF, dan cetak.

Manfaat CCMS

• Penggunaan kembali (Reusability) : Penggunaan kembali konten dalam CCMS menghemat waktu selama fase penulisan, pengeditan, dan penerbitan, dan secara signifikan mengurangi biaya terjemahan.
• Ketertelusuran (Traceability) : CCMS memungkinkan kamu melacak konten secara detail. Kamu dapat melihat siapa yang melakukan apa, kapan, dan di mana.
• Sumber Tunggal (Single Sourcing) : Dengan CCMS kamu dapat mendorong konten ke beberapa saluran, termasuk cetak, seluler, web, chatbots, bantuan tersemat, dan banyak lagi.
• Kolaborasi Tim yang Ditingkatkan (Enhanced Team Collaboration) : Tingkatkan alur kerja untuk tim pengembangan konten kamu, terutama mereka yang bekerja dari jarak jauh.

2. Sistem Manajemen Dokumen (DMS)

Kertas hampir punah. Melacak file bisnis di atas kertas adalah sesuatu dari masa lalu. Document Management System (DMS) menawarkan solusi tanpa kertas untuk mengelola, menyimpan, dan melacak dokumen di cloud.

Ini memberikan solusi otomatis untuk mengunggah, memproses, dan berbagi dokumen bisnis tanpa perlu repot mencetak, menyalin, atau memindai.

Manfaat DMS

• Ramah Lingkungan (Eco-Friendly) : Atur konten secara digital dan hemat kertas saat kamu melakukannya!
• Keamanan (Security) : DMS menawarkan banyak tingkat keamanan untuk memastikan konten rahasia tetap berada di tangan yang tepat.
• Keunggulan Seluler (The Mobile Advantage) : Dengan Document Management System, kamu dapat mengakses dan mengedit dokumen dari jarak jauh.

3. Enterprise Content Management System (ECM)

Enterprise Content Management System mengumpulkan, mengatur, dan mengirimkan dokumentasi organisasi, memastikan informasi penting disampaikan kepada audiens yang benar (karyawan, pelanggan, pemangku kepentingan bisnis, dll.)

ECM memberi semua anggota organisasi akses mudah ke konten yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan proyek dan membuat keputusan penting. Selain itu, ECM menghapus file setelah periode penyimpanan tertentu, memastikan tidak ada konten yang tidak perlu yang memakan ruang.

Manfaat ECM

• Fleksibel (Flexible) : ECM memungkinkan kamu menangkap semua jenis file dari lokasi mana pun, dan memprosesnya serta menyimpannya secara otomatis.
• Meningkatkan Efisiensi (Increases Efficiency) : Sekarang dokumentasi diurus, kamu bisa lebih produktif dalam sehari-hari.
• Mengurangi Biaya Penyimpanan (Reduced Storage Costs) : ECM menghemat uang dengan hanya menyimpan file yang diperlukan dan menghapus sisanya.

4. Web Content Management System (WCMS)

Web Content Management System memungkinkan pengguna mengelola komponen digital situs web tanpa pengetahuan sebelumnya tentang bahasa markup atau pemrograman web.

WCMS menyediakan alat kolaborasi, penulisan, dan administrasi untuk membantu mengelola konten digital. Tidak seperti CMS lain, yang menangani konten yang ditujukan untuk web dan cetak, WCMS menangani konten web secara eksklusif.

Manfaat WCMS

• Personalisasi (Personalization) : WCMS memungkinkan pengguna menyesuaikan halaman web dengan desain dan konten yang dipersonalisasi.
• Otomatisasi (Automation) : WCMS menghemat waktu dan meningkatkan manajemen alur kerja dengan menerbitkan konten secara otomatis.
• Scalable (Scalable) : Sistem scalable seperti WCMS memungkinkan perusahaan untuk tumbuh secara eksponensial tanpa khawatir melampaui batas situs web mereka.

5. Sistem Manajemen Aset Digital (DAM)

Dengan Digital Asset Management System, pengguna dapat menyimpan, mengatur, dan berbagi konten digital dengan mudah. DAM menawarkan perpustakaan sederhana dan terpusat di mana klien, karyawan, atau kontraktor dapat mengakses konten digital.

Aset ini mencakup audio, file materi iklan, video, dokumen, dan presentasi. DAM berbasis cloud, sehingga pengguna dapat mengakses konten dari mana saja.

Manfaat DAM

• Repositori Terpusat (Centralized Repository) : Konten aman dan terjamin di satu tempat.
• Manajemen Merek yang Efektif (Effective Brand Management) : DAM memungkinkan kamu mengelola portal web bermerek bagi pengguna untuk mengakses file penting.
• Penerbitan Digital (Digital Publishing) : Dengan DAM, kamu dapat mendorong konten digital ke layanan distribusi pihak ketiga, saluran media sosial, dan banyak lagi.

Contoh Content Management System

Dengan kemajuan teknologi dan informasi, saat ini ada beberapa contoh software atau aplikasi Content Management System yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan kamu, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

1. WordPress

WordPress adalah program CMS yang lebih open source. Artinya, siapa pun dapat mengakses kode asli dan membuat program mereka sendiri berdasarkan kode tersebut. WordPress sekarang menjadi CMS paling populer di kalangan pengguna di seluruh negeri.

WordPress saat ini digunakan oleh 40% pengguna situs web secara global, menurut situs web Kinsta. Karena WordPress adalah open source, ia memiliki ratusan, jika bukan jutaan, plugin yang dapat digunakan untuk meningkatkan kemampuan situs web.

Beberapa kemampuan plugin WordPress yang paling membantu termasuk pencadangan konten otomatis, mengubah desain situs web, menghasilkan konten artikel yang ramah SEO, dan berbagai hal lainnya.

2. Joomla

Meskipun tidak sepopuler WordPress, Joomla adalah CMS open source yang dapat digunakan oleh lebih dari 1,5 juta pengguna situs web di seluruh negeri. Joomla adalah CMS yang dapat digunakan untuk berbagai situs web dan memiliki fitur yang dapat dimodifikasi secara sederhana dan total.

3. Wix

Wix adalah perusahaan yang dapat memberikan solusi lengkap untuk masalah konstruksi situs web. Jika kamu harus menggunakan hosting dan domain situs web pihak ketiga untuk menggunakan WordPress atau Joomla, kamu hanya dapat menggunakan hosting web dan layanan domain milik Wix.

Wix semakin populer di kalangan organisasi dan orang-orang yang mencari solusi lengkap karena sifatnya yang terintegrasi. Sejauh ini, jumlah total pengguna Wix telah melampaui 4,5 juta. Namun, jika dibandingkan dengan biaya sewa web hosting dan domain, biaya penggunaan Wix jauh lebih mahal.

4. Moodle

Jika kamu ingin membuat Learning Management System atau e-Learning berbasis online, platform CMS ini, Moodle, sangat cocok untuk kamu. Platform ini mencakup elemen e-course lengkap termasuk ujian online, forum, dan sebagainya.

Namun, Moodle diakui memiliki manajemen yang sedikit canggih, oleh karena itu penggunaan Moodle dengan lancar menuntut kesadaran teknis dan kemampuan bersertifikat.

5. PrestaShop

Bagi kamu yang ingin membuat website untuk toko online dapat memanfaatkan CMS PrestaShop. CMS ini menawarkan fitur yang sangat dinamis dan komprehensif yang dapat memudahkan vendor dan pembeli untuk berkomunikasi.

Vendor juga dapat dengan hati-hati dan metodis mengatur barang-barang yang dijual. Mereka bahkan menyediakan berbagai pilihan pembayaran, mulai dari PayPal hingga transfer ATM. Jika kamu menggunakan CMS PrestaShop, pedagang dan pelanggan akan merasa nyaman membeli di toko online kamu.

6. OpenCart

OpenCart adalah contoh Content Management System yang dirancang terutama untuk pembangunan toko online, yang sering dikenal sebagai e-Commerce. Platform ini juga mencakup kemampuan untuk membantu pedagang dan pembeli.

Platform CMS ini dibangun menggunakan PHP dan MySQL, keduanya bersifat open source dan gratis untuk digunakan. Kamu hanya perlu web hosting dan domain untuk menggunakan CMS ini.

Kelebihan Menggunakan CMS

Selain beberapa manfaat utama yang disebutkan di atas. Ada berbagai manfaat lagi menggunakan CMS, antara lain:

1. Mempermudah proses pengembangan dan pengeposan konten situs web dengan cepat.
2. Membantu meningkatkan produktivitas perusahaan dengan adanya fitur manajemen pengguna atau user management.
3. Mempermudah dalam mengubah desain tampilan website dengan membuat tema atau template sendiri.
4. Mendapat dukungan dari komunitas pengguna CMS yang sudah tersebar luas.
5. Untuk CMS open source, sepenuhnya gratis untuk digunakan.
6. Tersedia beberapa tutorial gratis terkait penggunaan dan juga penyelesaian masalah dari CMS yang relevan.

Kekurangan Menggunakan CMS

Selain kelebihan yang tercantum di atas, Content Management System juga memiliki beberapa kelemahan. Berikut adalah kekurangannya:

1. Situs web lain juga dapat menggunakan template situs web.
2. Jika dibandingkan dengan proses pengembangan kode, jumlah kebebasan pembuatan fitur lebih rendah.
3. Penggunaan plugin yang berlebihan akan mengakibatkan masalah kompatibilitas.
4. Dapat berpengaruh pada kecepatan memuat website, menurunkan nilai pengalaman pengguna dalam perspektif mesin pencari seperti Google.

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan bahwa pengertian Content Management System (CMS) adalah perangkat lunak yang bertugas memperbarui, memelihara, dan menerbitkan konten situs web. CMS juga akan memungkinkan setiap pengguna untuk berkontribusi dalam pengelolaan konten situs web.

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar Content Management System (CMS). Sebelum memilih Content Management System, penting bagi kamu untuk mempelajari semua jenis sistem manajemen konten. Beberapa sistem mungkin lebih cocok untuk bisnis kamu.

Misalnya, jika kamu menerbitkan beberapa versi produk dalam setahun dalam beberapa bahasa, rekomendasi terbaik untuk kamu adalah CCMS. Namun, jika kamu mencari lebih banyak fleksibilitas untuk penerbitan di situs web, WCMS mungkin paling sesuai dengan tagihan.