Pengertian Kas Kecil Menurut Para Ahli

Teknatekno.com – Pengertian kas kecil adalah salah satu konsep penting dalam pengelolaan keuangan bisnis. Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, pengaturan keuangan menjadi faktor kunci dalam mencapai kesuksesan.

Pengelolaan laporan kas kecil memegang peran sentral dalam menjaga keteraturan keuangan dan memastikan efisiensi dalam transaksi sehari-hari. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi secara mendalam tentang pengertian kas kecil dan mengapa pemahaman tentang konsep ini sangatlah penting dalam menjalankan bisnis dengan sukses.

Memahami Pengertian Kas Kecil

Kas kecil adalah istilah yang merujuk kepada sejumlah dana tunai yang dialokasikan untuk keperluan transaksi sehari-hari dalam suatu bisnis atau organisasi. Dana ini digunakan untuk menangani pembayaran-pembayaran kecil yang sering terjadi dalam operasional harian. Umumnya, kas kecil dijaga dalam bentuk uang tunai atau cek yang dapat segera dicairkan.

Fungsi utama kas kecil adalah untuk mempermudah dan mempercepat proses transaksi yang tidak praktis dilakukan melalui rekening bank utama. Ini termasuk pembelian bahan-bahan kecil, membayar biaya-biaya operasional harian, mengganti ongkos transportasi, dan memenuhi kebutuhan mendesak lainnya.

Penggunaan kas kecil membantu menjaga kelancaran operasional tanpa perlu melibatkan transaksi melalui rekening bank yang mungkin memakan waktu lebih lama. Selain mempermudah transaksi sehari-hari, laporan kas kecil juga memiliki peran penting dalam menghindari gangguan dalam kas besar atau rekening bank utama.

Transaksi-transaksi kecil yang dilakukan melalui kas kecil tidak akan mempengaruhi saldo utama yang mungkin diperuntukkan untuk transaksi besar, seperti pembelian aset atau penggajian karyawan. Dengan demikian, kas kecil membantu menjaga kelancaran arus kas dan memisahkan transaksi kecil dari yang besar.

Dalam praktiknya, pengelolaan kas kecil membutuhkan disiplin dan akurasi. Pencatatan setiap transaksi yang menggunakan laporan kas kecil sangat penting untuk memastikan adanya catatan yang akurat dan terperinci.

Rekonsiliasi dan audit rutin juga harus dilakukan untuk membandingkan catatan kas kecil dengan transaksi yang terjadi. Pengelolaan yang baik akan membantu mencegah kesalahan, menghindari kecurangan, dan memastikan keteraturan keuangan dalam bisnis atau organisasi.

Secara keseluruhan, kas kecil adalah sumber dana tunai yang vital dalam menjaga kelancaran operasional harian suatu bisnis. Dengan fungsi utamanya dalam memperlancar transaksi kecil dan memastikan ketertiban keuangan, pengelolaan kas kecil menjadi langkah penting dalam mengatur keuangan bisnis dengan efisien.

Pengertian Kas Kecil Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah beberapa pengertian kas kecil menurut pendapat para ahli:

1. Henry Simamora

Menurut Henry Simamora, seorang ahli akuntansi yang dikenal melalui bukunya “Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis”, kas kecil adalah dana tunai yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran dengan nilai yang relatif kecil.

2. Horngren

Charles Thomas Horngren, seorang ahli akuntansi asal Amerika Serikat, menjelaskan bahwa kas kecil adalah alokasi sejumlah uang tunai yang disimpan oleh perusahaan untuk mengatasi pembayaran-pembayaran kecil yang sering terjadi dalam operasional harian.

3. Johar Arifin

Menurut Johar Arifin, seorang ahli akuntansi Indonesia yang berkontribusi dalam banyak buku tentang akuntansi dan bisnis, dana kas kecil adalah alokasi dana oleh perusahaan untuk pengeluaran dengan jumlah yang tidak besar atau relatif kecil.

4. Kieso dan Weygandt

Dua profesor akuntansi asal Amerika, Donald E. Kieso dan Jerry J. Weygandt, menyatakan bahwa kas kecil adalah dana tunai yang digunakan untuk membayar biaya yang relatif kecil namun tetap mempertahankan kendali atas kebutuhan perusahaan yang terpenuhi.

5. Kusnadi

Kusnadi, seorang ahli akuntansi dan penulis berbagai buku akuntansi terkenal, dalam bukunya “Akuntansi Keuangan Menengah” mendefinisikan kas kecil sebagai dana yang digunakan untuk pembayaran dengan uang tunai, bukan menggunakan cek.

6. Mardiasmo

Mardiasmo, seorang profesor akuntansi yang pernah menjabat sebagai Wakil Menteri Keuangan Indonesia dan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Pusat, menjelaskan bahwa kas kecil adalah dana kas dalam perusahaan yang digunakan untuk membayar pengeluaran dengan jumlah relatif kecil yang tidak ekonomis jika dibayar dengan cek.

7. Soemarso

Soemarso Slamet Rahardjo, penulis buku “Akuntansi Suatu Pengantar”, mendefinisikan kas kecil sebagai sejumlah uang tunai yang disisihkan perusahaan untuk pengeluaran tertentu. Pengeluaran tersebut umumnya memiliki nilai yang tidak besar dan tidak menggunakan rekening bank atau cek.

8. Zaki Baridwan

Zaki Baridwan, seorang ahli akuntansi asal Surakarta dan telah banyak menulis buku tentang akuntansi, menjelaskan bahwa dana kas kecil adalah uang tunai yang digunakan untuk membayar pengeluaran dengan nilai nominal yang relatif kecil. Penggunaan cek untuk pembayaran tersebut dianggap tidak ekonomis.

Tujuan Dibuatnya Kas Kecil

Kas kecil diintegrasikan ke dalam manajemen keuangan perusahaan tergantung pada tujuan tertentu. Berikut ini adalah tujuan yang dimaksud:

1. Menangani Masalah Perlengkapan di dalam Perusahaan

Tujuan pertama adalah untuk mengatasi masalah pembiayaan peralatan atau perlengkapan milik perusahaan. Karena harga-harga yang berhubungan dengan perlengkapan perusahaan sering kali lebih rendah dari pengeluaran lainnya.

Karena nominal pendanaannya sedikit, maka pembukuan yang digunakan untuk mencatat transaksi juga unik; pembukuan ini disebut sebagai kas kecil.

2. Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran

Kesalahan alokasi pembayaran tidak akan terjadi ketika kas kecil dicatat. Perusahaan tidak bisa membayar dalam jumlah besar untuk biaya transaksi kecil atau sebaliknya. Karena semuanya dirinci dalam beberapa buku.

Hal ini berimplikasi jika ingin membayar biaya yang sedikit, datanya hanya tersedia di kas kecil. Sedangkan jika ingin membayar tuntutan perusahaan yang besar, datanya harus dilihat dalam beberapa jilid.

3. Meringankan Pekerjaan Karyawan

Tujuan selanjutnya adalah meringankan personel dari pelayanan pelanggan. Selanjutnya, kas kecil membantu pekerja dalam melaporkan kinerjanya kepada kontak dan supervisor perusahaan.

Karena, dengan kas kecil, pemetaan jumlah yang dibelanjakan terlihat jelas. Ini menyiratkan bahwa menganalisis informasi laporan juga lebih sederhana dan tidak terlalu rumit.

4. Mempercepat Penentuan Kebijakan Insidental

Ketika supervisor membuat kebijakan insidental atau mendadak untuk perusahaan, dengan uang tunai kecil dan uang tunai besar, analisis pra-kebijakan menjadi jauh lebih sederhana.

Landasan keputusan juga solid, sehingga tidak akan ada masalah di belakang layar. Hal ini menunjukkan bahwa kebijakan mendadak didasarkan pada bukti-bukti yang ada, meskipun faktanya analisis dilakukan dengan cepat dan tidak terduga.

Fungsi Kas Kecil

Meskipun cadangan kas kecil berukuran kecil, namun memiliki fungsi yang sangat penting dalam mendukung kebutuhan bisnis kamu.

Hal-hal yang tidak terduga dapat terjadi di tempat kerja. Kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dan ditutupi dengan menggunakan kas kecil. Berikut beberapa contoh fungsi kas kecil:

1. • Memenuhi kebutuhan perlengkapan kantor seperti alat tulis dan kertas.
   • Meningkatkan efisiensi pembayaran peralatan kantor untuk mengurangi pemborosan.
   • Memudahkan kewajiban pekerja dalam hal melayani konsumen dan mitra usaha.
   • Jika ada tindakan yang tidak terduga dan tidak terencana, percepat pemenuhan tuntutan pimpinan.

Metode Pencatatan Kas Kecil

Dalam penerapan pengelolaannya di perusahaan, kas kecil dapat ditangani dalam beberapa tahap yang dapat diubah-ubah sehingga penggunaannya secepat dan sebisa mungkin bebas dari kesalahan. Adapun banyak beberapa metode pencatatan kas kecil yang dibagi menjadi 2 yaitu:

1. Metode Tetap

Metode tetap adalah teknik akuntansi untuk kas kecil dengan saldo yang ditetapkan dalam akun.

Setiap transaksi tidak perlu didokumentasikan oleh manajemen kas kecil dengan cara ini, tetapi cukup dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi atau dengan pengeluaran. Karena ada banyak fitur dari pendekatan tetap ini yang dapat dilihat dengan:

• • Manajer kecil bertanggung jawab untuk mengumpulkan bukti pengeluaran uang kas kecil.
  • Dana kas kecil diisi kembali dengan jumlah nominal yang sama setiap bulannya, memastikan bahwa kuantitas kas kecil tetap konstan setelah dibelanjakan untuk kegiatan pengeluaran.
  • Sebagai pemegang kas kecil, dana kas kecil menerima sejumlah uang tunai yang telah disepakati oleh perusahaan dan akan digunakan untuk biaya harian sederhana yang harus dibayarkan dalam jangka waktu tertentu.
  • Selanjutnya, jika dana kas ini habis sedikit lebih banyak, kasir akan mengikuti kebijakan untuk mengembalikan jumlah uang tunai yang tepat dengan jumlah yang sama dengan yang dilakukan sebelumnya, sehingga dana kas kecil selalu sama pada waktu tertentu meskipun telah dibelanjakan secara teratur.

2. Metode Berubah-Ubah

Jumlah kas kecil setiap bulan di bawah teknik kas kecil variabel akan bervariasi sesuai dengan tuntutan organisasi. Pendekatan ini memungkinkan kamu untuk menyesuaikan jumlah kas kecil yang telah disepakati pada awal saldo ketika kas kecil didirikan.

Jika jumlah kas kecil dalam metode tetap harus sama setiap periode, jumlah kas kecil dalam pendekatan variabel ini tidak harus sama dan disesuaikan dengan kebutuhan periode tersebut. Teknik variabel ini mengungkapkan karakteristik sebagai berikut:

• • Pengisian kembali uang kas kecil didokumentasikan dalam akun kas kecil.
  • Ada bukti pengeluaran dalam buku jurnal dengan mengikat akun terkait dengan pengguna kredit dalam waktu tertentu.
  • Kuantitas dana kas kecil tidak selalu sama dan diubah sesuai dengan pertumbuhan operasi dan tuntutan pengguna dana.
  • Memang tidak semua bisnis menggunakan laporan kas kecil dalam sistem manajemennya. Kas kecil adalah kebutuhan opsional dan kondisional yang disesuaikan dengan jadwal kerja perusahaan.

Dokumen yang Dibutuhkan Dalam Kas Kecil

Berikut ini adalah beberapa dokumen yang diperlukan dalam laporan kas kecil yang perlu kamu ketahui:

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini penting dalam memastikan bahwa urutan pengeluaran kas dari fungsi persamaan akuntansi berjalan sesuai yang ditentukan.

2. Cek

Cek adalah dokumen yang menginstruksikan bank untuk membayar sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya muncul pada cek atau pembawa cek.

3. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini digunakan untuk meminta sejumlah uang dari pemegang dana kas kecil sebagai bukti pengeluaran.

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dana kas dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil oleh pengguna uang kas kecil.

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Formulir ini digunakan untuk memperoleh bukti penarikan uang tunai dari bagian utang dalam rangka pengisian kembali cadangan kas kecil.

Langkah-langkah Pengelolaan Kas Kecil

Berikut ini adalah langkah-langkah atau prosedur dalam pengelolaan laporan kas kecil, yaitu:

1. Menetapkan Batas Saldo Kas Kecil

Manajemen harus sudah menetapkan saldo kas kecil yang disesuaikan dengan tuntutan operasional perusahaan dalam jangka waktu tertentu sejak dimulainya pembentukan rekening kas kecil.

Metode imprest dan fluktuasi adalah dua macam sistem pencatatan laporan kas kecil yang dapat digunakan untuk menentukan jumlah saldo kas kecil.

Metode imprest memastikan bahwa saldo kas kecil selalu ditetapkan sebesar jumlah saldo yang ditentukan. Kasir kas kecil biasanya akan mengusahakan pengisian kembali laporan kas kecil dalam jumlah yang sebelumnya dibelanjakan pada akhir periode.

Akibatnya, pengeluaran kas kecil tambahan dicatat ketika akun diisi ulang. Jenis kedua adalah variabel, yang berarti bahwa saldo kas kecil tidak ditetapkan tetapi berubah berdasarkan kuantitas kas kecil yang dibelanjakan.

2. Menentukan Kasir Kas Kecil

Setelah batas saldo ditetapkan, harus ada individu yang bertanggung jawab untuk menangani laporan kas kecil, yang juga dikenal sebagai kasir kas kecil.

Karena kasir kas kecil ini menangani transaksi reguler sederhana, tidak semua karyawan memenuhi syarat untuk mengisi peran ini. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan saat memilih posisi kasir, antara lain:

• • Menguasai dasar-dasar akuntansi.
  • Mampu menangani transaksi dalam jumlah kecil.
  • Jujur.
  • Konsisten.
  • Mampu mempelajari aplikasi komputer seperti Excel.

Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training sebelum kasir memulai tugasnya, seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian.

3. Pengisian Kembali Kas Kecil

Financial controller memerintahkan pengisian kembali kepada kasir umum dengan menarik uang tunai dari bank setelah menentukan batas saldo dan cara pencatatan kas kecil.

Uang tersebut kemudian diberikan kepada kasir kas kecil. Tahap berikutnya adalah penghitungan fisik, dan konfirmasi penyerahan akan diperlukan.

Kasir kas kecil menulis tanda terima untuk jumlah yang diserahkan serta tanda pergantian tanggung jawab atas dana selama prosedur ini. Jika saldo kas kecil jatuh di bawah ambang batas tertentu, kasir kas kecil harus mengajukan permintaan pengisian ulang kepada Financial Controller.

4. Penggunaan Kas Kecil

Kasir kas kecil hanya boleh melakukan pembayaran kas kecil untuk permintaan pembayaran untuk item yang diotorisasi oleh Financial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima uang.

Transaksi kemudian dimasukkan dalam buku kas kecil, dan bukti pengeluaran disimpan atau diarsipkan. Setelah setiap transaksi, kasir kas kecil harus menghitung nominal uang kas kecil secara manual. Setelah dihitung, fisik kas kecil dibandingkan dengan laporan kas kecil yang disimpan oleh kasir kas kecil.

Hasilnya, akan mengurangi beban saat melakukan rekonsiliasi penutupan kas kecil setiap hari. Untuk mencegah kecurangan, Financial Controller juga harus memeriksa kas kecil dengan membandingkan kas kecil yang sebenarnya dengan catatan.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar pengertian kas kecil beserta fungsi sampai dengan cara membuat dan mengelola laporan kas kecil. Dengan memahami pentingnya pengelolaan kas kecil dalam bisnis, Teknozen bisa lebih siap untuk menghadapi tantangan keuangan sehari-hari dan mengoptimalkan penggunaan dana.

Ingatlah bahwa kas kecil bukan hanya tentang dana tunai, tetapi juga tentang keteraturan, efisiensi, dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Jika kamu ingin mencapai kesuksesan dalam mengelola bisnis kamu, memahami dan menerapkan konsep-konsep pengelolaan kas kecil dengan tepat adalah langkah penting yang harus diambil.